1. Необходимо выяснить у руководства проверяемой организации, какова ее политика в отношении задолженности покупателей: стабильная ситуация с долгами покупателей; наращивание долга; стремление к сокращению долга; анализируется соотношение дебиторской и кредиторской задолженности; существует ли необходимость в получении кредитов у банка в период до погашения долга покупателями и т.д.
2. Обсудить с представителями проверяемой организации:
•известно ли им, какой процент дебиторов подтвердил свою задолженность на отчетную дату и со сколькими дебиторами сверка на отчетную дату не произведена;
• как они оценивают риски наличия в бухгалтерской отчетности долгов неплатежеспособных дебиторов, по которым не создан резерв сомнительных долгов, или насколько они уверены в верной оценке величины такого резерва.
3. Попросить предоставить документы, устанавливающие обязанность какого-либо должностного лица изучать платежеспособность дебитора и принимать решение о создании величины резерва.
4. Попросить предоставить документы, подтверждающие изучение платежеспособности двух-трех дебиторов, на основании которых принималось решение о создании резерва сомнительных долгов или отсутствия необходимости в нем.
5. Узнать, позволяет ли применяемое программное обеспечение бухгалтерии вводить ожидаемый срок погашения долга, делать отчет о просроченных долгах. Установить, формирует ли такие отчеты бухгалтерия или иное подразделение, кто анализирует эти отчеты и принимает решения. Попросить сделать такой отчет по состоянию на дату проверки.
6. Сформировать предварительное мнение о состоянии внутреннего контроля изданном участке. [1]
А также необходимо проверить:
- соблюдается ли в организации порядок отгрузки продукции покупателям на условиях последующей оплаты только при наличии необходимых санкций;
- обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты;
- учитываются ли мнение банка, гарантии третьей стороны;
- своевременно ли направляется дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещение о возникновении задолженности;
- установлен ли на предприятии лимит дебиторской задолженности;
- есть ли у персонала, который отвечает за отгрузку, оперативная информация о текущей дебиторской задолженности;
- ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя.
Ревизор проверяет, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы. Погашение означает, что документ имеет штамп «Оплачено», соответствующую дату и номер платежного поручения. Кроме того, необходимо проверить, проводится ли анализ финансового состояния заказчика, которому продукция отпускается на условиях последующей оплаты.
Ревизор проверяет порядок сверки расчетов в организации. Начальнику финансового отдела рекомендуется ежемесячно производить выверку дебиторской задолженности, направляя покупателям по установленному в организации порядку акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и заверенные печатью. Акт сверки составляется в двух экземплярах: второй экземпляр хранится в картотеке, первый — отправляется покупателю почтой или факсом с регистрацией точного времени и даты отправления. Покупатель в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки должен подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить мотивированные возражения по поводу акта. Полученный ответ также регистрируется с указанием даты и точного времени его получения. [2]
2.2 Контроль соблюдения законодательства
Проверка соблюдения законодательства на данном участке может включать:
• проверку соблюдения норм гражданского права, в том числе правильное определение срока исковой давности по дебиторской задолженности;
• правильность классификации ситуации при извещении судебного пристава о невозможности обращения взыскания на имущество должника;
• правильность налогообложения операций по договорам уступки дебиторской задолженности, формирования налоговых расходов при создании резерва сомнительных долгов и т.д. [1]
2.3 Проверка реальности и законности расчетов с дебиторами
Ревизор проверяет законность и реальность задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями (потребителями), разными дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам. [2]
Проверка дебиторской задолженности состоит в изучении того, что:
• все отраженные в учете долги дебиторов реально существуют (предпосылка существования);
• все долги дебиторов, которые действительно существуют, отражены в учете (предпосылка полноты).
Проверка того, что все отраженные в учете долги дебиторов реально существуют. Ревизор должен запросить у бухгалтера список задолженностей на отчетную дату. На крупных и средних предприятиях этот список может занимать 100—200 страниц. В этом случае следует попросить подготовить три списка:
• перечень групп, как они ведутся в бухгалтерии (например, 1) выданные авансы поставщикам, 2) долги покупателей продукции, 3) долги материально ответственных лиц по недостачам и т.д.) с указанием общей суммы долга по каждой группе;
• перечень десяти самых крупных по величине сумм долга на отчетную дату;
• перечень пяти самых крупных сумм долга из всех долгов, «висящих» еще с начала года и не погашенных в течение года.
Из каждого списка нужно выбрать хотя бы по одному долгу. Попросить предоставить акты сверки именно с этими дебиторами, изучить акт сверки.
По долгу из третьего списка («долгосрочные долги») выяснить причину неоплаты, изучить условия договора, спросить, создан ли по этому долгу резерв на возможные потери из-за неоплаты долга, каким образом принималось решение о продаже продукции именно на таких условиях, ведется ли претензионная работа, попросить предоставить документы.
Проверка того, что все долги дебиторов, которые действительно существуют, отражены в учете тесно связана с результатами проверки доходов. Если в ходе проверки неучтенных доходов не выявлено, то скорее всего и неучтенной дебиторской задолженности не существует.
Отдельным редким случаем является отсутствие наблюдения за списанной ранее нереальной к востребованию дебиторской задолженности. По правилам учета, после списания задолженности необходимо наблюдать за платежеспособностью дебитора в течение пяти лет, и если его финансовое состояние улучшится, задолженность должна быть восстановлена на балансе. На практике восстановление платежеспособности является крайне редким, и списанные суммы дебиторской задолженности, как правило, незначительны.[1]
Проверяются также своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта, а также отслеживание этих документов специалистами отделов для соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок и скидок, предусмотренных прейскурантами и особыми условиями поставки. В ходе этой процедуры ревизор проверяет, правильно ли отражены в учете операции и реальна ли задолженность по расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам продукции, своевременно ли составлены акты приемки (приходные ордера), полностью ли оприходованы товарно-материальные ценности, поступившие без сопроводительных документов, не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам, не оплаченным в установленные сроки, и задолженности по неотфактурованным поставкам.
Необходимо выяснить следующие факты: какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности (особенно просроченной); производится ли взаимная сверка с дебиторами и кредиторами сумм задолженности; имеются ли подтверждения о размерах долгов; существует ли нереальная дебиторская задолженность, каковы причины и лица, виновные в ее возникновении; соблюдается ли установленный порядок списания на убытки сумм безнадежной дебиторской задолженности; нет ли фактов необоснованного списания дебиторской задолженности на результаты деятельности; не производилось ли списание как безнадежной дебиторской задолженности поставщиков, покупателей и заказчиков стоимости оплаченных и фактически полученных товарно-материальных ценностей, но не оприходованных под отчет материально ответственных лиц; не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убытки под видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков.
При проверке прочих расчетов устанавливается, насколько реальна задолженность дебиторов по претензиям на момент проведения ревизии, подтверждаются ли числящиеся претензионными суммы актами на недостачу, пересортицу, некомплектность и порчу продукции, определен ли ущерб по недостачам, хищениям и порче материальных ценностей по розничным ценам, подтверждена ли эта задолженность соответствующими документами и переданы ли материалы в судебно-следственные органы для привлечения виновных к ответственности и взысканию причиненного ущерба. Одним из важных моментов является проверка правильности и своевременности расчетов с финансовыми органами по налогам, сборам, отчислениям от прибыли и другим платежам, а также своевременность внесения в бюджет просроченной задолженности.
При ревизии организаций с обособленными подразделениями необходимо проверять взаимную согласованность учетных и отчетных данных по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам; законность и достоверность централизованной оплаты счетов поставщиков за товарно-материальные ценности, полученные базами, магазинами, конторами и отделениями, находящимися на внутрихозяйственном расчете, а также поступления выручки от реализации продукции указанными предприятиями. При выявлении расхождений необходимо провести встречную проверку обоснованности расчетных операций, своевременности и полноты оприходования централизованно оплаченных материальных ценностей, выставления счетов (счетов-фактур) по отгруженным товарам и их оплаты потребителями. [2]