Щоб ввести новий договір потрібно натиснути кнопку на панелі інструментів в верхній частині довідника. Відкриється діалог «Договори: Новий». Реквізит Вид договору зазначається для того, щоб в спеціалізованих звітах можна було згрупувати інформацію про розрахунки з контрагентами по видах. При натисканні на кнопку «Вибір» відкриється відповідний довідник «Види договорів для вибору».
Реквізити «Дата виникнення зобов’язання» і «Дата погашення зобов’язання» не впливають на аналітичний облік, а використовується для розподілу заборгованості на довгострокову, короткострокову і прострочену заборгованість при складанні звітностей.
Якщо перемикач в групі Ціни в договоре вказує у гривнях, то і оплата договору можлива лише в гривнях, а якщо в валюті, то з’являється можливість обрати валюту договору і спосіб оплати договору. Договір може бути оплачений в гривнях або в валюті договору.
Реквізити групи елементів управління «Штрафні санкції» призначений для ведення податкового обліку і використовується при заповненні документа «Нарахування штрафних санкцій». В даній групі потрібно вказати період, на протязі якого повинні нараховуватися штрафні санкції, ставку і періодичність нарахування.
Робота із довідниками може здійснюватися в двох режимах: режим перегляду і редагування та режим вибору елемента довідника.
В режимі перегляду і редагування форма довідника відкривається за допомогою головного меню програми, шляхом натискання кнопки панелі інструментів «Довідники» або пункту «Довідники» в меню «Операції».
Після відкриття даного пункту на екрані буде виданий список існуючих в системі довідників.
В даних списках клавішами або «мишою» слід вибрати найменування довідника «Кредити» і натиснути кнопку «ОК» або клавішу ENTER [11, стор. 195].
У цьому довіднику зберігається перелік наданих організації кредитів та інших позичених коштів, а також відкладених платежів до бюджету (різних боргових зобов’язань організації).
Надходження кредиту на поточний рахунок в банку відображається випискою банку (банківською випискою).
Для відображення в бухгалтерському обліку руху коштів на банківських рахунках підприємства призначено документ Банківська виписка.
Шлях: Журнали – Банк – Insert – вибрати вид документа – банківська виписка.
Реквізит «–» означає, що дана господарська операція пов’язана з вибуттям грошових коштів, далі – вказується рахунок (601), вид ПДВ – без ПДВ, субконто – «Короткостроковий кредит» одержується із довідникаКонтрагенти, заказ / замовлення – Договір із довідника Договори. Вводимо суму попередньої оплати. Натискаємо на кнопку ОК. Запис даного документу знаходиться в Журналі документів – Банк, де можна, скориставшись аналогічною дією меню програми: Дії – Проводки операції.
Дані в цей документ вносять на, підставі отриманих з банку даних про фактичний рух коштів на банківському рахунку. Типова конфігурація потребує введення окремих банківських виписок на різних рахунках підприємства.
Для реквізиту «Розрахунковий рахунок» треба значення відповідно до банківського рахунка, за яким виконують операції, вибравши його з довідника «Рахунки нашої фірми» [10, стор. 512].
Витрачання готівки (сплата кредитної заборгованості) відображається послідовним оформленням документів платіжне доручення, а на основі нього – виписка банку.
У разі роботи з документом«Банківська виписка» не треба повторно вводити дані, уведені під час заповнювання платіжного доручення. Цю інформацію легко внести у Банківську виписку автоматично, якщо скористатися кнопкою «Заповнити за платіжними дорученнями». Під час автоматичного заповнювання також можна відібрати платіжні доручення з тією ж датою, що й виписка (увімкнути можливість За Датою документа).
Отже, застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни в організацію бухгалтерського обліку, зумовлені зміною способів обробки первинних облікових даних, високою швидкістю надання звітної інформації через раціональне упорядкування облікових даних, одноразове їх отримання та багаторазову передачу і використання. Комп’ютеризація обліку покликана підвищити роль бухгалтерського обліку як функції управління, тому що обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки його форму, але й технологію.