Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К (стр. 8 из 11)

3.3. Описание особенностей основных бизнес-процессов в документообороте.

Ту часть документооборота, которая связана с внесением/изменением информации в системе можно разделить условно на два вида – бухгалтерская и оперативная. Под бухгалтерскими будем понимать внесение таких изменений в систему, которые вызывают формирование бухгалтерских проводок. Особенностями бухгалтерской информации являются:

1. Изменения вносятся только на основании правильно оформленных документов, имеющих в обязательном порядке дату и номер (такие документы называются первичными).

2. Первичные документы при складировании упорядочиваются (обычно по номерам). Должна существовать возможность всегда легко найти и проверить первичный документ, на основании которого была внесена бухгалтерская проводка.

3. Высокие требования к достоверности внесения информации, так как ошибки могут вызвать финансовые потери на штрафы при налоговых проверках.

Всю остальную информацию (учет переписки, нарядов-заказов на выполнение работ, сведений о клиентах) можно отнести к оперативной.

При больших объемах документооборота удобно использовать следующую схему формирования и контроля исходящих бухгалтерских документов:

- оператор формирует и распечатывает документ с уникальным штрих-кодом, состоящим из номера и контрольной суммы документа;

- после оператор проверяет документ, и считывает штрих-код сканером;

- система находит документ, проверяет контрольную сумму и если она совпадает, выполняет проведение документа, если контрольная сумма не совпадает то выдается информационное сообщение.

Такой же процесс можно использовать при учете большого потока скажем заказов-нарядов.

Процессноая схема работы фирмы в будущем состоянии Рис. 10

3.4. Планирование нововведения

Таблица 3.4

Тактический план развития

1 этап. Подготовительный.
1-ый месяц	Назначение менеджера курирующего проект.
Обеспечение информированности сотрудников
Подбор сотрудников в группу проводящую разработку и реализацию проекта.
	2 этап. Проектирование и постановка задачи.
2-ой месяц	Внутренний аудит для выявлений проблем учета.
Описание бизнес-процессов для постановки задачи и написания интерфейса.
Создание структурной схемы организации.
	3 этап. Создание системы.
3-ий месяц	Создание оболочки.
Тестирование и доработка.
Перекачивание данных из БД Access и БД 1:С Бухгалтерия 6:0.
Анализ остатков за период и проверка корректности переноса данных.
	4 этап. Внедрение системы.
4-ый месяц	Обучение пользователей.
Плавный перевод пользователей на новую системы.
Сбор отзывов пользователей и доработка системы по мере возникновения необходимости.
5 этап. Поддержание работоспособности системы.
Назначение лица или группы лиц ответственных за поддержание системы.

Стратегический план развития (срок 1 год)

Введение бухгалтерской подсистемы и обеспечение получения информации по оплате в режиме реального времени.

Создание налаженной системы регулярного напоминания должникам.

Создание эффективной системы учета работ.

Улучшение существующей системы поставок и сервиса.

Анализ полученного эффекта и планирование дальнейших изменений.

3.5. Экономический эффект от ввода информационной системы.

Оценка экономического эффекта от ввода интегрированных информационных систем для малых и средних предприятий достаточно сложна. Для наших условий вообще вряд ли есть стандартные алгоритмы для этого, потому что основой бум появления этих предприятий начался всего 5-6 лет назад.

Руководители при внедрении информационных систем обычно руководствуются следующими соображениями:

- теперь это есть у всех, это характеризует уровень сервиса, это важное конкурентное преимущество;

- с ростом компании предыдущая система исчерпала свои возможности, расширение ее требует на порядок больше затрат (создание новой структуры в организации), поэтому выгоднее вложить деньги дорогие, но перспективные новые технологии;

- нет других способов улучшить качество предоставляемых услуг (например, сколько кассиров в ж/д кассах не сажай, все равно без ПК будут очереди).

Введение информационной системы на первом этапе выявляет много организационных проблем в организации. Хотя скорость ввода и обработки информации увеличивается, однако выявляется необходимость вести учет по дополнительным позициям, что требует большего ввода информации. Может быть достаточно много непредсказуемых факторов, таких как скажем выявление неучтенного товара или даже целого склада или непродуктивного расходования ресурсов.

Попробуем оценить прямую выгоду от увеличения эффективности работы по клиентам задерживающим платежи. Существуют 2 основных способа работы с должниками – это прозвонка с напоминаниями (занимает больше времени, но наиболее эффективна, т. к. есть личный контакт) и рассылка писем с напоминаниями (занимает меньше времени, но и менее эффективна). Обычно сочетаются оба этих способа. Исходные данные рассчета приведены в Таблица 3.5.

Таблица 3.5

Исходные данные

Показатель	В существующей системе.	В новой системе.
Время, необходимое для определения задолженности, мин	5	0,1
Среднее время звонка 1-ому клиенту, мин	30	30
Выход оплативших по звонкам, %	80	80
Печать 1 письма с напоминанием и расшифровкой задолженности	10	0,1
Выход оплативших по письмам %.	50	50

При количестве клиентов 3 000, около 15 % задерживают платежи. Из них 10% - это неплательщики, которым достаточно письменного напоминания о наличии задолженности, 5% - это «злостные» неплательщики, в работе с которыми требуется звонок по телефону – это 300 и 150 клиентов ежемесячно.