Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.
Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, определяется на основании документов при обязательной проверке в натуре их части. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. По окончании перевески данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись.
Комиссия также должна проверить весоизмерительное оборудование. Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления выписок из лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам. Кроме того, комиссия высылает дебиторам или кредиторам выписки из счетов и просит подтвердить в кратчайшие сроки.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом, где отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения.
Инвентаризационные описи.
Наименования инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение
В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт, в котором указывают характер, степень, причины порчи и лиц, в ней виновных, и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.
Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.
Заключительные мероприятия.
По завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам – их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.
После подведения итогов инвентаризации составляется сводная ведомость ее результатов, в которой указываются: наименования и номера счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, их суммы, суммы установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь.
Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете (в течение 10 дней после окончания инвентаризации) и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.
Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, представленные в приложениях № 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.
9.Документы в торговых операциях.
Документы, используемые в разнообразных финансово-хозяйственных операциях. Начиная от приема товара из производства, расчетов и оплаты за него, и вплоть до поступления выручки от реализации.
Если в соответствии с изменениями в законодательстве исполнять требования к оформлению документов, можно и очень выгодно и полезно для репутации предприятия избежать разногласий с налоговыми органами при проведении документальных проверок.
Все торговые операции, осуществляемые предприятиями. Должны в обязательном порядке быть оформлены документально. Особенно внимание необходимо уделить юридическим документам. Так как без этого эти операции будут недействительны. Юридическими считаются документы, которые оформляются в соответствии с требованиями законодательных органов, с целью подтверждения прав и обязанностей или правовых фактов, которые влекут возникновение прав и обязанностей, имеющих юридическую силу и которые не требуют дальнейших пояснений и детализации.
Существующим законодательством предусмотрены специальные правовые нормы для оформления торговых документов, то есть, если их не придерживаться, документ не будет иметь юридическую силу. К ним можно отнести: содержание, форма. Порядок оформления и исполнения, также регламентируемые законодательством. Их целью составления заключается в подтверждении обязательств, имеющих правовое значение, а также доказательство совершения каких-либо юридических действий.
В зависимости от принадлежности документа к определенной области к их оформлению предъявляются различные требования, но все они должны иметь наименование. В наименовании фиксируется операция, закрепленная данным документом. К примеру можно привести - при оформлении юридических документов необходимо указать его наименование, полные названия адресатов сторон, их составляющих, время действия документа. Если не соблюдать эти нормы, то документ теряет адресность, также и ориентацию во времени. Например: “Расходный кассовый ордер” - под ним понимается расход наличных средств кассой предприятия. Но если в документе отсутствует наименование или оно нечетко, неясно и плохо читаемо, то такой документ не имеет юридической силы. Его попросту не сочтут за документ, олицетворяющий какое-либо действие, совершаемое изучаемым объектом.
Обычно документ имеет типовую форму и изготавливается в виде бланков, что упрощает их заполнение, как бы упрощая и облегчая труд работника. Если учет ведется на компьютере, то там просто нужно изменить данные, так как формуляр имеется в памяти компьютера. Но лишь когда используются специальные программы, которые предназначены для работы с торговыми документами т. е. наиболее используемых в торговых операциях. К ним можно отнести следующие программы: “1С-бухгалтерия”, “1С-торговля” и другие аналогичные программы.
Особенно учет на компьютере удобен при совершении ошибок в документах, которые легко исправляются без применения к документу каких-либо внешних изъянов. Но если заполнение документов ведется без компьютера, то исправление ошибок ведется следующим образом. Там исправление производится с использованием различных зачеркиваний и оговорок, нельзя удалять части текста. Ошибочная часть зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ошибочно написанное и затем вписывается правильная запись обязательно с датой исправления и подписью должностного лица, произведшего исправление.
Обязательно, но в зависимости от исправления существует три вида оговорок:
1. “Исправленному (слово, цифра) верить”;
2. “Вписанному - верить”;
3. “Зачеркнутое не читать”.
А вот в кассовых и банковских документах никакие исправления, подчистки, помарки не приемлемы.
Текст должен быть достоверный, информативный, последовательно и грамотно изложен. В документе указываются измерители осуществляемой хозяйственной операции т. е. вес, габариты, денежные единицы и другие.
Основным реквизитом является подпись. Она-то и индивидуализирует документ, удостоверяет лицо, от которого он исходит. Право подписи документов на предприятиях принадлежит соответствующим должностным лицам. Исполнителем документа никак не может быть лицо его подписывающее. Особенно это касается кассовых документов.
Виды документов в торговых операциях.
В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности торговые предприятия вступают со своими партнерами во взаимоотношения. Сперва следует заключение договоров, а потом производятся расчеты. Я бы хотел остановиться на таких видах торговых документов как наиболее используемых. Это - договора и кассовые документы. Поскольку я лишь перечислю их, этого будет недостаточно для понимания сути этого раздела.