Методы и средства офисной автоматизации для обработки информации (стр. 3 из 4)

Думается, что вышеприведенные факты показали преимущества обработки электронных документов и те мировые тенденции, которые свидетельствуют о постепенном переходе на новые, ресурсосберегающие электронные документы. Здесь хотелось бы сделать некоторые замечания, которые отражают специфику отечественного рынка работы с документами. По большому счету, можно выделить трудности 3-х уровней при переходе на безбумажную технологию работы с документами:

техническую неготовность организаций для работы с электронными документами (что может выражаться как в тривиальной проблеме отсутствия компьютера на столах у сотрудников, так и в том, что в организации нет необходимых программно-аппаратных средств для перевода документов из одной формы представления в другой - скажем, из бумажного представления в электронное из-за отсутствия сканера)

технологическую недопустимость перевода отдельных категорий конфиденциальных документов в электронный вид (службы безопасности требуют, чтобы такого рода документы передавались под роспись через поверенного или курьера) так же нельзя упустить из поля зрения следующее обстоятельство, которое можно рассматривать как объективное "в конкретной ситуации" - многие высокопоставленные сотрудники или не имеют свободного времени для постоянного общения с компьютером, или же они просто не работают с "электронным другом". Здесь приходится прибегать к процедуре перевода документа из электронного вида в бумажный (через печать) или наоборот (путем сканирования) и создания, например, версий документа.

законодательная база - даже если в пределах отдельно взятой компании или организации решили перейти к безбумажной работе с документами, компания все равно не сможет существовать изолированно - между ней и внешним миром постоянно циркулируют различного рода документы. А именно здесь и возникает необходимость законодательного разрешения вопроса относительно того, что собственно понимается под электронным документом и какой вид электронного документа может иметь юридическую силу (вопросы, связанные с достоверностью пересылаемых документов), что получает особый оттенок в период построения правовых способов решения конфликтных ситуаций.

Еще раз хотелось бы подчеркнуть тот факт, что никто не стремится изжить бумажные документы как таковые, переход к обработке электронного представления документа позволит прежде всего повысить эффективность анализа, доступа и работы сотрудников с информацией - уменьшаются временные затраты на передачу документов, упрощается решение вопросов, связанных с обработкой связанных документов, аннотацией документа несколькими сотрудниками с последующим анализом сделанных замечаний и предложений и многое другое.

Естественно, электронные документы не существуют сами по себе, придумано множество технологий, программных продуктов, которые позволяют организовывать документы и работать с ними более эффективно. Для того, чтобы эффективно управлять документами, надо знать об источниках их происхождения. Исходя из схемы, существует множество источников и типов документов. Главная задача работы с документами - это перехват, регистрация и сохранение всех документов (или учетной информации по ним), связанных с жизнедеятельностью предприятия таким образом, чтобы мы могли быстро потом его найти в соответствии с правами доступа. Поэтому, вырисовывается следующие основные задачи при организации работы с документами

Уметь работать с бумажными документами (когда информация поступает и до определенного момента - быть может всегда - документ обрабатывается именно в бумажном виде, здесь система фиксирует различные атрибуты документа, на анализе которых можно получить представление относительно того, что же происходит с документом в конкретный момент времени)

Уметь переводить бумажные документы в электронный вид (и поддерживать последующую их обработку либо в виде образа, скажем в формате tiff, либо распознать посредством блока OCR)

Уметь перехватывать все создаваемые электронные документы, как то

· Документы из приложений, которые создают документы, такие как текстовые процессоры, электронные таблицы, графические программы, программные пакеты для настольных издательств.

· Факсовые сообщения, приходящие и уходящие через факс-сервер предприятия

· Входящие, исходящие и внутренние сообщения из электронной почты равно как и документы, которые были к ним прикреплены.

Отчеты и другие документы, которые готовят разного рода информационные системы. Они обычно попадают сразу на печать или отправляются по факсу. Часть из них может быть востребована для анализа вторично, что подразумевает их принудительное размещение в хранилище электронных документов

Можно решать какую-либо конкретную задачу по перехвату тех или иных типов документов, например, проблему по вводу банковских документов, но всегда нужно помнить о том, что ваш сотрудник, которому нужен доступ к банковским документам, нужен также доступ к офисным документам. Создавать два отдельных рабочих места или устанавливать две отдельные системы со схожими задачами не разумно. Поэтому система, которая обеспечивает работу с электронными и бумажными документами должна по крайней мере поддерживать работу со всеми типами документов, обеспечивая прозрачную навигацию пользователей по всему доступному информационному пространству и, при необходимости, безболезненно подключать к системе другие типы документов, определяя при этом регламент их обработки.

Следовательно, основным принципом организации систем работы с электронными документами является принцип "информационного зонтика" - работать со всеми типами документов, которые связаны с жизнедеятельностью предприятия. Если говорить о принципах построения систем, то среди них можно отметить следующие:

1. Масштабируемость

Данное свойство является необходимым с точки зрения защиты инвестиций пользователя, затраченных на создание и настройку системы, а так же обучение пользователей и обслуживающего персонала. Оно означает что система может работать как с одним пользователем, так и с 10.000, как с 10 документами, так и с 10 миллионами. При увеличении нагрузки на систему Вы можете сменить сервер, на котором работает система. Поэтому при построении решения нужно руководствоваться принципом поддержки максимально возможного количества операционных систем, там где это не удается, необходима поддержка, по крайней мере, Windows NT. Для того, что обеспечить переносимость данных, желательна поддержка многоплатформенных серверов баз данных, таких как Sybase, Oracle, Microsoft, Informix. Если данные принципы по возможности соблюдены, тогда пользователь может не беспокоится о будущем и подбирать конфигурацию программно-аппаратного окружения системы, в случае резкого увеличение числа пользователей и, следовательно, нагрузки на систему можно перейти на более мощную аппаратную платформу при неизменности самой системы и данных. Кроме того, под масштабируемостью понимается возможность наращивать мощность системы интенсивным образом, т.е. не повышая мощности сервера, а увеличивая количество серверов на предприятии. Особенно важно чтобы при этом система оставалась единым целым и не требовала "настройки с нуля".

2. Открытость

Мы должны гарантировать, что система аккуратно впишется в уже существующие или новые приложения, кроме того, комплекс зачастую обязан функционировать в гетерогенных и, что особенно важно, в распределенных средах. Это требование напрямую связано с требованием масштабируемости, только оно его расширяет, так как требует одновременной поддержки множества платформ, сетевых сред и серверов баз данных. Кроме того, предлагаемое решение должно обеспечивать легкое подключение внешних приложений, а это значит, что приложение должно иметь

· открытое API

· поддержку COM (DCOM), CORBA - технологий

Также к требованию открытости системы относится поддержка существующих стандартов в соответствующих областях, граничащих с решением задач, связанных с обработкой документов. К этим стандартам в области работы с документами относятся Shamrock и ODMA (Open Document Mangement API), в области управления деловыми процессами - WorkFlow Coalition API и т.д. Поддержка указанных стандартов позволит вам без труда переходить на новые версии приложений.

3. Модульность и технологичность

Не всегда необходимо внедрять весь комплекс работы с документами на предприятии сразу. Это может быть вызвано разными причинами: от нехватки средств в данный момент, до неспособности организации "с понедельника" резко перестроить свою работу. Поэтому система должна состоять из модулей, каждый из которых позволяет решить ту или иную задачу, причем эти модули могут без особого труда добавлены в работающую систему в произвольной последовательности. И что самое главное они по возможности должны быть независимы друг от друга, при сохранении глубокой интеграции между ними. Например, решение задачи автоматизации можно начать с решения задачи поддержки исполнения, а можно с электронного архива, но независимо от выбора, можно все равно прийти к полноценной системе. Невозможно найти систему, которая через 5 минут после инсталляции из коробки будет решать весь класс задач оптимальным образом для каждого пользователя (если, конечно, технология работы с документами в вашей компании полностью отвечают тем настройкам, которые поставляются с комплексом, что бывает крайне редко), но система должна требовать минимальное программирование и адаптацию под каждого пользователя. Выполнение данного принципа снижает цену, уменьшает время внедрения, что, естественно, повышает надежность в эксплуатации. Особое значение и важность для предприятий в настоящих условиях приобретает фактор простоты модификации настроек существующей системы силами обслуживающего персонала (Отдел разработки - это, безусловно, удобно, но довольно дорого для многих организаций), что может быть сопряжено с динамично изменяющимися внешними условиями на рынке.