Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.
Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:
· обработка текста,
· электронные таблицы,
· деловая и презентационная графика,
· планирование работ и совещаний,
· генерация отчетов из базы данных,
· мультимедиа.
Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.
Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.
Средства автоматизации офиса
Информационно-программные средства автоматизации офиса делятся на следующие категории:
· функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
· системы для организации групповой работы;
· системы управления электронными документами;
· средства управления документооборотом.
3. Электронные документы: понятие, свойства, преимущества по сравнению с бумажными документами.
В мире существуют два основных типа документов - бумажные и его клоны и электронные. Они существуют вместе, дружат и враждуют, но не могут жить друг без друга. Бумажные документы порождают электронные (например, сканирование документа) и наоборот электронные в бумажные документы (например, процесс печати документа). Существуют оценки западных консалтинговых компаний о том, как живут и видоизменяются миры электронных и бумажных документов (все эти и последующие оценки были взяты из Mantelman's Imaging Buyers Guide).
· Компания BIS оценивает, что 90 процентов всей корпоративной информации остается на бумаге
· Компания XPLOR оценивает, что за последние три года доля электронных сообщений выросла с 29 процентов до 44 процентов от общей доли сообщений. Общий объем информации удваивается за 5 лет и учетверяется за 10 лет. Соотношение количества бумажных и электронных документов составит через пять лет 50 на 50 процентов, а через 10 лет - 30 на 70 процентов. Количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7 процентов.
Документ, как любая вещь, приносящая прибыль и помогающая в бизнесе, так же привносит долю расходов. Как известно, повышать прибыль бизнеса можно путем снижения затрат на этот бизнес. Западные консалтинговые компании потратили много сил для оценки расходов на обработку бумажных документов. Что не мало важно, эти оценки приведены не в долларах, а в разах, штуках и процентах. Это поможет избежать несоответствий при переносе этих оценок в российскую действительность. Дело в том, что до сих пор существуют значительные различия в стоимости оплаты труда у нас и на Западе, что, естественно, является немаловажным сдерживающим фактором в переходе к электронным документам.
· Компания DELPHI оценивает, что 15 процентов всех бумажных документов безвозвратно теряется, и рабочие группы тратят до 30 процентов своего времени в попытках их найти.
· Компания Сoopers&Lybrand оценивает, что компании делают 19 копий каждого документа и что 7.5 процентов всех документов теряется безвозвратно.
Данные потери в масштабах только Соединенных Штатов близки к триллиону долларов в год. Поэтому понятно желание бизнесменов избавиться как можно быстрее от бумажных документов и перейти к электронным. Существуют оценки, насколько выигрывает каждая компания при переходе к электронным документам.
· Nortan Nolan Institute оценивает рост производительности сотрудника в 25-50 процентов, уменьшение времени обработки одного документа более чем на 75 процентов и уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов в 80 процентов. Приблизительно такие же оценки дает известная компания Ernst & Young.
Почему же переход к электронным документам дает такие преимущества. Они позволяют:
· Обслуживать клиента лучше: цель любой организации обслуживать лучше своих клиентов. Внедрение систем позволяет выполнять эту задачу более эффективно. При работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время реакции на запрос гораздо меньше, чем при работе с бумажными документами. Следовательно, клиент, получающий ответ быстрее, чем ранее, естественно, удовлетворен гораздо больше.
· Управлять информацией более эффективно — управление жизненно важными документами, сохраненными в электронном виде, радикально улучшается. Вы можете
· получать доступ к документам более быстро
· не терять документы
· перестать неправильно сохранять документы (многим, кто знаком с компьютерами, известно такое понятие, как файловая система - страшная вещь, чем-то напоминающая полированную поверхность рояля - если крышка рояля неравнодушна к пыли, которая моментально появляется на ней, так и файловая система при любом удобном случае сразу же забивается различной информацией, разобраться в которой становится труднее с каждым днем; поэтому разумным решением этого вопроса было бы формирование информационного пространства (хранилища), в котором пользователи работают с "документами", а не с файлами, доступ и работа с которым происходит прозрачно для пользователей;
· собирать, обрабатывать документов в гораздо большем количестве, чем ранее, и, следовательно, принимать решения быстрее и точнее
· Защищать документы лучше: Технология позволяет сохранять ключевую информация на оптических или магнитных носителях информации. Это сразу дает большое количество преимуществ. Как-то:
Защита от потери или повреждения
потеря всей или какой-либо части информации для предприятия может грозить значительными последствиями, вплоть до банкротства и полного прекращения деятельности. С бумагой все гораздо сложнее, чем с электронными носителями информации. Бумага подвержена многим болезням, как-то старение, опасность нагрева и огня. Кроме того, очень трудно сделать копию всего архива бумажных документов на случай непредвиденных обстоятельств. Это вызвано, во-первых, высокой стоимостью хранения, во-вторых, высокой стоимостью и временем копирования документов. В случае с электронными носителями все наоборот. Компактность, быстрота и дешевизна копирования позволяет делать и хранить столько копий информации, сколько нужно для обеспечения надежности Вашего бизнеса
Защита от несанкционированного доступа
Электронные носители позволяют сохранить больше информации в меньшем объеме. Следовательно, меньший объем дешевле защищать. Кроме того, электронная информация легче обрабатывается и процесс криптозащиты информации можно автоматизировать и выполнять быстрее (просто на лету) и дешевле.
· Увеличить производительность труда: труд любого сотрудника разделить на две основные составляющие, производительный и обеспечивающий труд. В зависимости от категории работника и вида деятельности соотношения этих видов деятельности разное, но можно заметить, что при любом раскладе доля обеспечивающей деятельности остается немалой. Операции с бумажными и электронными документами относятся естественно к обеспечивающей деятельности и, следовательно, сокращая время на эти операции, мы сокращаем долю этой деятельности, высвобождая время для производительного труда. Кроме производительности труда отдельного человека, переход к электронным документам радикально повышает производительность труда рабочих групп (при этом переход к обработке электронных документов ни в коем случае не следует рассматривать как самоцель). Работа с электронными документами вкупе с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы получать доступ к документам, что довольно проблематично и дорого (копирование, совещания и т.п.) при работе с бумажными документами. Если Вы добавляете к электронным документам такие технологии как workflow и groupware, то это предоставляет возможность взаимодействия сотрудников внутри всех подразделений предприятия, что позволяет избежать дублирования функций и задач и, следовательно, еще снизить затраты.
Уменьшать затраты
· на обработку бумаги
С электронными документами вы не должны теперь делать фотокопии документов для того, чтобы они стали доступны другим сотрудникам предприятия одновременно с вами. Кроме того, это снижает необходимость нанимать на работу курьеров для сбора и разноски документов, обеспечивающих инфраструктуру для передачи информации между различными сотрудниками.
· на оборудование
Сканер, факс-плата, программное обеспечение, соединенное с компьютером и принтером, которые в любом случае Вы имеете, могут стоить меньше, чем высокопроизводительное копировальное и факс оборудование (с учетом расходных материалов).
· на поддержку процесса обработки
Хранение документов в электронном виде может снизить потребность в таких предметах, как скрепки, степлеры, папки для бумаг, шкафы для бумаг.
· на хранение
Здесь можно говорить о высвобождении реальной, физической площади, необходимой для хранения документов (бесконечно долго можно рассматривать вопросы, связанные с обеспечением необходимых условий для хранения бумажных документов, создания копий документов, исчерпавших цикл жизни и т.п.)