Как известно, специфика "среднестатистической" торговой компании - это обширная номенклатура товаров, обладающих различными учетными характеристиками, большое количество контрагентов, разнообразие условий расчетов по обязательствам и внушительные объемы сопроводительных документов. Регистрация, обобщение и анализ информации в данных условиях превращаются в крайне трудоемкую процедуру. У ряда предприятий существуют удаленные склады и филиалы; в этом случае возникает проблема с жестким контролем работы подчиненных структур со стороны "центра". Поэтому многие торговые фирмы или уже внедрили, или думают о приобретении и внедрении информационных систем. Однако, выбирая программный продукт для торговой компании, важно понять, что логистические подходы к ведению бизнеса присущи далеко не в каждой системе, присутствующей на рынке.
Одни предприятия отождествляют автоматизацию управления с использованием бухгалтерской программы. Между тем, видение бизнеса сквозь призму бухгалтерского учета может стать причиной того, что денежные средства компании окажутся вложенными в бесперспективные или убыточные проекты, т.к. отображение коммерческой деятельности в бухгалтерской "системе координат" слабо способствует решению задач прогнозирования, анализа и управления торговой компанией. Главными "потребителями" бухгалтерской отчетности являются не представители высшего и среднего управленческого звена, а налоговые органы и кредиторы. Основной акцент при ведении бухгалтерского учета делается не на увеличение прибыли, а на минимизацию налоговых платежей. Другая особенность бухгалтерского учета заключается в том, что он по своей сути статичен и дает информацию в разрезе "что было", в то время как для решения важнейших задач логистики особую актуальность представляют ответы на вопросы "что есть", "что будет" и "как должно быть". Кроме того, подведение бухгалтерских итогов осуществляется в жестко регламентированные законом периоды, тогда как для оперативной реакции на изменения внешней среды все основные показатели работы компании требуется знать ежедневно и в реальном масштабе времени.
Другие компании ставят знак равенства между управлением и автоматизацией выписки складских документов и "замыкаются" на решении исключительно учетных задач. Однако учет - это далеко не все, что требуется для эффективного ведения бизнеса. Кроме него, необходимы планирование и анализ бизнес-процессов.
Оптимальное программное решение, адресованное службам логистики, должно быть реализовано в единой информационной среде, т.к. в противном случае ни о какой координации действий и тем более об адекватном видении бизнеса не может быть и речи.
Система должна обеспечивать анализ всей торгово-закупочной деятельности компании и оказывать помощь в оптимизации структуры ассортимента, решении проблемы ликвидности, снижении логистических издержек и ценообразовании. От нее требуется охват полного цикла товародвижения, т.е. стадий заказов, закупки, транспортировки, складирования и реализации товаров.
Одним из важнейших элементов деятельности торговой компании является работа с договорами и контрактами. Поэтому программный продукт должен справляться с такими задачами, как ведение краткосрочных и долгосрочных контрактов с поставщиками и покупателями и осуществлять контроль исполнения связанных с ними обязательств. При этом должны поддерживаться все "товарные" сделки, актуальные для конкретного предприятия, например, купля-продажа, консигнация, бартер. Одним из существенных требований современного бизнеса, предъявляемых к программным продуктам, является ведение расчетов с бизнес-партнерами в любых денежных единицах.
Система обязана помочь с ведением плана операций и спецификаций договоров; отслеживать выполнение условий на уровне объемов поставок, платежей и сроков. В результате сотрудники службы логистики получат такие возможности, как контроль графиков поставок и отгрузок, подготовка и учет заказов на товары, резервирование товаров по заказам клиентов и отслеживание оплат по договорам. Также необходимо начисление и расчет финансовых санкций по невыполненным обязательствам бизнес-партнеров или самого предприятия. Это может быть либо неустойка в виде процента от суммы сделки, либо пеня, которая взимается за каждый день просрочки.
Идеально, когда в программном продукте поддерживается не только товарная торговля, но и обеспечивается работа с договорами аренды имущества, оборудования, автотранспорта, оказания услуг.
Что касается мониторинга товарных запасов, то возможности системы должны быть гораздо шире, нежели обычная регистрация операций по поступлению, перемещению и выбытию товара. Программа должна помочь в выявлении дефицитных, сверхнормативных и неликвидных позиций, проводить расчет себестоимости запасов. Принципиальным моментом является наличие развитых средств аналитического учета ассортимента - возможность ведения многоуровневых классификаторов товарных запасов, учет по различным аналитическим признакам - размерам, цветам, серийным номерам и т.д. Для фирм, торгующих скоропортящимся товаром, особую важность приобретает контроль сроков годности.
Одним из факторов успешной работы любого торгового предприятия является продуманное ценообразование. Поэтому система должна обеспечивать гибкое управление отпускными ценами и скидками. В условиях быстро меняющейся ситуации на рынке большое значение имеет такая возможность, как оперативный перерасчет цен продажи. Не менее важно и ведение архива отпускных цен.
Прибыль торговой компании напрямую зависит от качества управления сбытом и работы с клиентами. Соответственно, в круг "обязанностей" системы, наряду с оформлением документов должны входить контроль платежей и отгрузок, и, разумеется, анализ продаж в различных аспектах - по контрагентам, менеджерам, подразделениям, периодам времени, группам номенклатуры, отдельным товарам и т.п.
Если предприятие практикует централизованную доставку товаров потребителям автотранспортом, то со стороны программы потребуется помощь в планировании работы экспедиции и в контроле работы водителей и автотранспортных средств.
Отдельного разговора заслуживает розничная торговля. Это многочисленные мелкие продажи за наличный расчет, при которых оплата и отпуск товара происходят с незначительным разрывом во времени. Для рационального ведения бизнеса здесь важен оперативный количественно-суммовой учет на протяжении всего цикла движения товаров - от его оприходования и предпродажной подготовки до реализации в розницу. Решение данной задачи достигается за счет применения технологий штрихового кодирования и интеллектуальных кассовых аппаратов. Поэтому одним из важнейших критериев выбора информационной системы для автоматизации управления розничной фирмой должна быть интеграция с соответствующим торговым оборудованием.
Как известно, логистика - это множество частных задач, подчиненных одной главной цели - росту благосостояния фирмы. Эти задачи очень сложны, и решать их приходится каждый рабочий день. Но путь к достижению намеченных целей окажется гораздо короче, если на службу логистике будет поставлено современное программное обеспечение, например, системы серии "БЭСТ", выпускаемые компанией "Интеллект-Сервис".
Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:
- старые методы управления дают все больше сбоев;
- контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;
- согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;
- количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам.
При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:
- необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;
- разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;
- внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.
Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.
При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:
- быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;
- надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;
- удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
- возможность масштабирования и развития системы;
- интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
- возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;