Информационные технологии в экономике 2 (стр. 8 из 46)

Текстовый процессор – это компьютерная программа, предназначенная для ввода, редактирования, форматирования, сохранения в электронном виде и вывода на печать документов. В отличие от текстовых редакторов, текстовый процессор сохраняет файлы либо в двоичном формате (например, в формате MS Word), либо добавляет к тексту специальные тэги разметки (например, файлы в формате RTF – Rich Text Format). Каждый текстовый процессор имеет собственный формат хранения документов; для того, чтобы открыть в текстовом процессоре документ, созданный в другом текстовом процессоре, необходима специальная программа – конвертер. Существуют также и универсальные форматы документов, поддерживаемые большинством текстовых процессоров, например формат RTF. Текстовый процессор отличается от текстового редактора тем, что он позволяет не только вводить и редактировать тексты, но и форматировать их, осуществлять вставки различных графических, табличных, аудио- и видеофайлов в текст для формирования итогового документа и др.

Форматирование электронного документа – это оформление документа, т.е. определение размеров листа, выделение заголовков, выравнивание текста, настройка красной строки в абзацах, вставка рисунков, объектов и другого графического материала в текст. Подготовка документов с использованием текстовых процессоров включает в себя следующие этапы:

- набор текста;

- редактированием текста;

- форматирование отдельных структурных элементов будущего документа;

- печать документа;

- сохранение документа для дальнейшего использования.

В настоящее время подавляющее большинство документов создается с помощью текстовых процессоров. В России в основном используют следующие текстовые процессоры: Microsoft Word, Word Pad компании Microsoft.

Впервые Windows была выпущена в свет в 1985 году фирмой Microsoft. В течение 1987-1989 гг.

появилось большое количество мощных и удобных программ, работающих в среде Windows, например, Microsoft Word для Windows, Excel, Aldus PageMaker и т.д., что обусловило все растущую популярность Windows у пользователей. А начиная с версии 3.0, созданной в 1990 г. и предоставившей дополнительные удобства пользователям, Windows начала свое победоносное шествие, став фактически стандартом для IBM PC - совместимых компьютеров.

Windows - это графическая оболочка, которая открывает новые возможности в использовании персонального компьютера. Windows представляет собой интегрированную среду, которая позволяет создать удобное окружение для запуска программ, обеспечив при этом одновременную работу сразу нескольким приложениям.

Каждая программа в Windows имеет хотя бы одно окно, которое предназначено для связи пользователя с данной программой. Экран монитора представляется в Windows как рабочий стол, на котором располагаются окна работающих в данный момент программ. Программа также может быть представлена в виде небольшого изображения - иконки. Соответственно, любое окно (программа) может быть сжато до иконки и восстановлено в нормальных размерах. Это существенно повышает информационную емкость экрана при работе с Windows. Все это объединяется удобным управлением, рассчитанным, в основном, на применение мыши.

Помимо большого набора программ, характерных для интегрированной среды, текстового и графического редактора, базы данных и т.п., - Windows поддерживает обширный программный интерфейс, что позволяет создавать свои собственные программы для работы в среде Windows. Изучение этого программного интерфейса важно уже и потому, что этот интерфейс стал стандартом и поддерживается многими производителями вычислительной техники и программного обеспечения.

Ниже рассмотрен один из наиболее распространенных и популярных среди пользователей персональных компьютеров программный пакет Microsoft Office и показаны некоторые возможности одной из его программ управления данными Access.

3.2 Программный пакет Microsoft Office

В состав пакета Office входят:

Большие прикладные программы -

1. WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру. Редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен ―быстрыми― командами и самыми современными средствами такими, как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

2. EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Популярность Excel объясняется тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. Программу Excel используют для составления бюджетов и финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики, для проведения анализа, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом. Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач.

3. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, выгодно отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными тезисами. С ее помощью можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст сочетается с графическими объектами, звуком, фотографиями, картинками, видео- и анимационными эффектами. Презентации можно представлять в электронном виде и распространять через

Интернет. Но что самое замечательное, программа PowerPoint может превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если работа состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то PowerPoint будет просто необходим.

4. ACCESS - представляет собой систему управления базами данных СУБД, обеспечивающую хранение информации, ввод новых записей, редактирование уже существующих, выборку данных и представление их в нужном виде. В состав системы ACCESS разработчики включили несколько готовых БД. Программы – помощники-

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график. Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

Программа Equation Editor кажется довольно сложной, если нет базового образования по математике.

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации. Система оперативной помощи-

Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

Мастера (Wizards) проведут шаг за шагом к решению сложных задач.

Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые постоянно будут перед глазами во время работы.

Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.

Диспетчер Microsoft Office (MOM)-

МОМ позволяет запустить любую программу пакета Office. Его можно также использовать для управления всей работы ПК.

3.3 MICROSOFT ACCESS

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объѐмов информации, значительно превышающих те, с которыми справляются электронные таблицы.

2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

3. СУБД минимизируют общий объѐм базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.