ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ - Все данные таблицы вводятся в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. Ввод осуществляется с клавиатуры либо применяются средства быстрого Автозаполнения, Автоввода, Автозамены и Маркер заполнения.
По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта. Пользователь имеет возможность установить формат по своему усмотрению с помощью функций форматирования. Для облегчения форматирования предусмотрены такие средства быстрого форматирования как автоформат, формат по образцу и другие. Формату подлежит область рабочих листов и диаграмм.
ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ - Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ячейки, содержащие ошибочные данные или неправильную ссылку в большой таблице. Для отслеживания зависимостей между ячейками служат трассировки, позволяющие определить влияющие и зависимые ячейки и тем самым быстрее найти ошибки при введении формул.
Кроме того, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу. Возможно создание формул и имен, ссылающихся на одинаковые ячейки или диапазоны в нескольких последовательных листах одной книги. Заголовки строк и столбцов могут быть использованы как ссылки в формулах без создания имен.
При редактировании формулы все ячейки и диапазоны, ссылки на которые используются в формуле, подсвечиваются рамками. Причем цвета рамок соответствуют цветному выделению ссылок.
Средствами автоматизации вычислений являются функции Автосумма и Автовычисления - при выделении диапазона сумма ячеек этого диапазона выводится в строке состояния.
ФУНКЦИИ - Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Мастер функций, используя Палитру формул, поможет пользователю в создании формул, автоматически исправляя наиболее общие ошибки. Справочная система обеспечивает подсказки по ходу работы.
Если при использовании команды Вставить функцию пользователь точно не знает названия требуемой функции, он может просто ввести ее краткое описание, а помощник по Office подскажет какую функцию надо вставить.
ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ - Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому в Excel включен Мастер диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".
Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.
Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или поместить ее на отдельном рабочем листе.
Мастер диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Мастеру указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета.
ОБРАБОТКА СПИСКОВ - Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.
Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.
В программе Excel автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.
АНАЛИЗ ДАННЫХ - Для анализа больших списков данных в программе Excel предусмотрены специальные средства.
Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные. Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версию программы Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Мастера таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в другую.
Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям.
ОБЪЕДИНЕНИЕ И КОНСАЛИДАЦИЯ ДАННЫХ - Состав функциональных возможностей Excel достаточно широк, гибок и применим в самых различных ситуациях. Например, чтобы собрать на один рабочий лист данные, поступившие от нескольких подразделений, можно воспользоваться средством консолидации. Одна формула позволит получить общий итог для всех данных, расположенных на многих рабочих листах. Такое средство есть и в других системах электронных таблиц, но при этом требуется точное совпадение структуры консолидируемых рабочих листов, что часто нарушается в реальной жизни. Excel может консолидировать не совпадающие по структуре, рабочие листы за счет того, что позволяет помечать необходимые данные на рабочих листах. Это дает возможность, например, свести воедино бюджеты подразделений, которые имеют разные статьи сметы.
БАЗЫ ДАННЫХ - В комплект поставки Excel входит программа обработки внешних баз данных MS Query. Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на диске в формате, одной из перечисленных выше баз данных, будем называть внешней базой данных.
VISUAL BASIC - Начиная с версии 5.0 в программу Excel включен специальный язык программирования, который получил название Visual Basic for Applications (VBA).
Введение достаточно мощного языка программирования в Excel делает эту программную платформу весьма привлекательной для профессионалов, которые занимаются разработкой специализированных прикладных систем. Обычным пользователям утилита позволяет создавать макросы для автоматизации часто повторяющихся операций, создавать кнопки для быстрого запуска макросов и автоматизировать рабочие листы с помощью имеющихся в арсенале программы форм.
ВЫВОД НА ПЕЧАТЬ - Перед выводом на печать можно задать параметры страницы, еѐ расположение, поля и др. Функция Предварительный просмотр позволяет увидеть, как таблица будет выглядеть на листе. Откорректировать область печати позволяет команда Режим разметки в меню Вид. Колонтитул можно выбрать из встроенного списка с включением сведений об авторе, названия книги, даты и номеров страниц.
В настоящее время при ведении и развитии бизнеса невозможно обойтись без использования современных информационных технологий, поэтому в новейших версиях MS Excel пользователь может применять гипертекстовые, мультимедийные, графические и телекоммуникационные технологии, благодаря которым MS Excel из простого редактора электронных таблиц превратился в мощнейший инструмент для решения экономических и бизнес-задач.
Статистические пакеты (StatSoft и др.) предназначены для сбора, обработки и статистического анализа больших массивов числовых данных в различных конкретных областях человеческой деятельности (экономике, социологии, производстве и т.д.) с целью выявления различных закономерностей и проверки соответствия построенных моделей реальных явлений и процессов с их фактическим протеканием. Эти пакеты включают базовую программу-оболочку (например, программу Statistica) , выполняющую стандартные функции, и набор пакетов расширения, каждый из которых предназначен для решения задач определенной области.
Математичесие пакеты (Waterloo, Mathworks, Mathsoft и др.) предназначены для выполнения сложных научных расчетов, проведения теоретических исследований, моделирования сложных технологических процессов. Математические пакеты, как и статистические, включают программу-оболочку (соответственно Maple, Matlab, Mathcad или др.) и набор пакетов расширения. Результаты расчетов представляются в табличном, графическом и даже формульном виде.
1. Электронная таблица — это:
а) прикладная программа, предназначенная для обработки структурированных в виде таблицы данных;
б) прикладная программа для обработки кодовых таблиц;