Разработка программного продукта для автоматизации учета оплаты договоров за обучение (стр. 9 из 10)
Для регистрации новой выписки необходимо сначала записать номер и дату этой выписки в перечень выписок, а затем нажать кнопку «Открыть» для регистрации всех оплат новой выписки.
Аналогично происходит изменение данных для какой-либо выписки. Изменение номера и даты выписки необходимо осуществлять в перечне выписок (поля в верхней части формы, где отражается номер и дата выписки, доступны только для чтения), а для изменения информации об оплатах надо открыть выписку и затем произвести необходимые изменения. При заполнении кода студента Ф.И.О. студента будет выбрано автоматически. И наоборот, если выбрать Ф.И.О. студента из списка, появляющегося в колонке «Ф.И.О. студента», то сразу же заполняется и код выбранного студента.
Кнопки «Обновить» и «Закрыть» имеют такое же значение, как и в форме «Список студентов».
Перечень выписок банка первоначально при появлении формы отсортирован в порядке увеличения номера выписки. Для изменения порядка сортировка необходимо нажать мышкой на заголовке одной из колонок таблицы «Перечень выписок». При щелчке по заголовку «№ выписки» перечень упорядочивается по увеличению номера выписки, а при щелчке по заголовку «Дата выписки» – в порядке увеличения даты выписки.
Также в перечне выписок можно отражать не все имеющиеся выписки, а только нужные пользователю. Для этого предназначена группа «Отбор выписок». В поля необходимо внести информацию для отбора, а затем нажать кнопку «Найти». При этом будут отобраны те выписки, для которых выполняются все условия поиска. Если одно из условий не задано, то этот параметр не будет учитываться при поиске. Таким образом, если не будет задано ни одно из условий, будут отобраны все выписки. Если для периода времени задана только нижняя граница, то будут отобраны выписки, дата которых больше введенной даты. И наоборот, при вводе только верхней границы периода будут отобраны выписки дата которых меньше введенной.
Форма «Факультеты» предназначена для просмотра и редактирования справочника факультетов. В справочнике факультетов хранятся следующие данные:
-краткое название факультета (код факультета);
-полное наименование факультета.
При добавлении и редактировании кода факультета необходимо следить, чтобы код был уникален. Если будет введен уже существующий код, то программа выдаст предупреждение об этом. При удалении факультета надо проверить, что ни одна из групп не принадлежит этому факультету. Попытка удаления факультета, в котором существует хотя бы одна группа, приведет к появлению сообщения о невозможности удаления факультета и факультет не будет удален.
Эта форма предназначена для просмотра и редактирования информации из справочника групп. Информация включают в себя следующие данные:
-номер группы;
-факультет (краткое название).
Номер группы должен быть уникальным. Программа выдаст сообщение об ошибке, если при редактировании или добавлении группы будет введена неверная информация. При добавлении и изменении группы информация о факультете выбирается из списка, который появляется в столбце «Факультет» при переходе таблицы в режим редактирования.
Удалять можно только те группы, в которые не зачислен ни один студент, иначе на экран будет выдано предупреждение о невозможности удаления группы.
При желании можно отображать не все группы, о только группы определенного факультета. Для этого необходимо выбрать факультет из списка в верхней части формы. Чтобы снова отобразить все записи, нужно выбрать строку «<все>» из того же списка.
Форма «Реквизиты предприятия»:
Эта форма используется для работы с постоянной и условно-постоянной информацией о предприятии. Это наиболее общая информация об организации: наименование предприятия, адрес, ИНН, номер счета, Ф.И.О. главного бухгалтера и т.п. Эта информация необходима для использования ее в различных отчетах.
При изменении информации о предприятии для подтверждения всех изменений необходимо нажать кнопку «Ok» или «Применить». Кнопка «Ok» также закрывает окно. Кнопка «Cancel» закрывает окно и отменяет все изменения.
Данная форма предназначена для работы с информацией о банке, в котором находится лицевой счет организации.
Кнопки имеют такое же назначение, что и в форме «Банковские реквизиты».
Разросшиеся данные по студентам, лицевым счетам выпискам и оплатам будут препятствовать эффективному функционированию программы и работе пользователя. Поэтому необходимо регулярно проводить процедуру архивации (или закрытия периода). Эта процедура позволяет все записи, которые больше не используются, отправить в архив. В дальнейшем в архиве эти записи нельзя изменять, но можно будет просмотреть.
Для проведения процедуры закрытия периода необходимо в главном меню программы выбрать пункт Архивы ® Закрытие периода (архивация). При этом на экране появится окно, где необходимо будет ввести дату закрытия периода, и далее нажать кнопку «Ok».
После удачного проведения архивации на экран выводится сообщение об этом. При этом в архив будут отправлены все выписки, дата которых меньше введенной даты архивации, вместе с информацией об оплатах, а также все студенты, у которых дата окончания учебы меньше введенной и сальдо нулевое.
В программе имеется возможность получения следующих отчетов:
-оборотная ведомость;
-ведомость задолженников.
Для получения отчета надо в пункте «Отчеты» главного меню выбрать необходимую ведомость.
Формы отчетов представлены в приложении 1.
Для формирования оборотной ведомости необходимо в появившемся на экране окне ввести границы периода, для которого будет создана ведомость, и нажать кнопку «Ok». Кнопки «Просмотр» и «Печать» служат соответственно для предварительного просмотра и печати отчета.
Необходимо помнить, что составить оборотную ведомость можно только для периода, который не относится к закрытому периоду, т. к. данные для этого периода находятся в архиве.
При выборе ведомости задолженников на экране появляется окно, где отражаются данные, которые будут выводиться в отчете.
Кнопки имеют такое же назначение, как и в форме «Оборотная ведомость»
Форма «Архив списка студентов»:
Форма «Архив списка студентов» (рис.25) служит для просмотра всех данных о студентах, их лицевых счетах и оплатах из архива. Назначение кнопок, полей со список такое же, как и в форме «Список студентов». При нажатии на кнопки «Лицевой счет» и «Оплаты» на экране появляются соответственно формы «Архив лицевых счетов» и «Архив книги оплат», которые выглядят также как и формы для соответствующих текущих таблиц.
Форма «Архив книги выписок банка»:
Форма «Архив книги выписок банка» (рис.26) отражает всю информацию о выписках и оплатах, которые находятся в архиве. Назначение кнопок аналогично кнопкам формы «Книга выписок банка».
В архиве могут храниться оплаты не только тех студентов, данные на которых уже отправлены в архив, но и студентов, которые хранятся в текущем списке студентов. Поэтому в «Архиве книги выписок банка» оплаты для студентов, которые содержатся в текущих таблицах, выводятся не черным, а серым шрифтом.
Навигатор представляет собой совокупность управляющих кнопок и выполняет операции перемещения по набору данных и модификации записей целиком.
Назначение кнопок в порядке их следования следующее:
-перемещение на первую запись;
-перемещение на предыдущую запись;
-перемещение на следующую запись;
-перемещение на последнюю запись;
-добавление новой записи в текущей позиции;
-удаление текущей записи;
-переход в режим редактирования;
-сохранение всех изменений;
-отмена изменений, которые не были сохранены;
-обновление набора данных (присутствует только в справочнике факультетов).
3.3 Руководство программиста
Инструкция по установке.
Разработанная в рамках дипломного проекта программа по учету оплаты договоров за обучение для клиентских мест может исполняться только под управлением операционных систем Windows 95, 98 или Windows NT.
На компьютере, который будет использоваться в качестве сервера, т.е. где будет располагаться файл базы данных, должно быть установлено программное обеспечение для сервера InterBase. К моменту обращения клиентской программы к базе данных сервер InterBase должен быть запущен. Если на компьютере установлен InterBase, его старт происходит автоматически при загрузке операционной системы. Об этом сигнализирует пиктограмма справа на нижней панели Windows. Щелкнув на этом значке правой кнопкой мыши, можно вызвать вспомогательное меню. Опция StartupConfiguration этого меню позволяет просмотреть и переопределить стартовые установки InterBase. Опция Shutdown завершает работу SQL-сервера. Опция Properties позволяет просматривать свойства InterBase и текущей сессии, например, число активных подключений и число используемых БД.