Разработка программного продукта для автоматизации учета оплаты договоров за обучение (стр. 2 из 10)
В связи с внедрением ИТ внутри компаний происходит перераспределение, исключение фаз, связанных с дополнительными затратами, изменяется структура предприятий, ликвидируются отдельные звенья. Использование интегрированных систем, безусловно, приводит к значительному сокращению управленческого аппарата, в частности его среднего звена.
Кроме того, введение ИТ влечет за собой изменение организационной структуры фирм. Более простые связи и более широкие возможности контроля обеспечивают чрезвычайно высокую эффективность использования электронных систем обмена информацией.
Используя в качестве электронных хранилищ информации базы данных пользовали при работе получают большие преимущества. Рассмотрим некоторые из этих преимуществ. В некоторой степени это зависит от того, о какой системе идет речь – однопользовательской или многопользовательской. [2]
В случае однопользовательской системы баз данных по сравнению с традиционным бумажным методом содержания записей преимущества весьма очевидны.
- Компактность. Нет необходимости в многотомных бумажных архивах.
- Скорость. Компьютер может вести поиск и изменять данные гораздо быстрее человека. В частности, на специальные вопросы, возникающие в процессе работы, можно получить ответ быстро, не затрачивая времени на визуальный поиск.
- Низкие трудозатраты. Нет необходимости в утомительной ручной работе над картотекой. Механическую работу машины всегда выполняют быстрее.
- Применимость. Точная, свежая информация всегда под рукой.
Эти преимущества приобретают еще большее значение в многопользовательской среде, где база данных, вероятно, больше и сложнее однопользовательской. Кроме того, многопользовательская среда имеет дополнительное преимущество: система баз данных предоставляет предприятию централизованное управление его данными (а такое управление является наиболее ценным свойством базы данных). Если предприятие не использует систему баз данных, то для каждого отдельного приложения создаются свои файлы, чаще всего размещаемые на отдельных магнитных лентах или дисках, в результате чего данные оказываются разрозненными. Систематически управлять такими данными очень сложно.
Отметим преимущества использования баз данных, связанные с централизованным управлением.
- Возможность сокращения избыточности.
В системах, не использующих базы данных, каждое приложение имеет свои файлы. Это приводит к избыточности хранимых данных, а следовательно, к расточительству памяти. Например, как приложение, связанное с учетом персонала, так и приложение, связанное с учетом обучения служащих, могут иметь собственный файл с ведомственной информацией о служащих. Эти два файла можно объединить с устранением избыточности (одинаковой информации) при условии, что администратор данных знает о том, какие данные нужны для каждого приложения, т.е. если на предприятии осуществляется необходимое общее управление.
- Возможность устранения (до некоторой степени) противоречивости.
В действительности это следствие предыдущего пункта. Действительно, если избыточность не контролируется, тогда в какой-то момент возникнет ситуация, при которой две записи в разных приложениях будут не согласованы, а именно: одна из них будет изменена, а другая – нет. Очевидно, если какой-либо факт представлен одной записью, то противоречий возникнуть не может.
- Возможность общего доступа к данным.
Общий доступ к данным означает возможность доступа к ним нескольких приложений базы данных и разработки новых приложений для работы с этими же данными, и при этом нет необходимости в создании новых данных.
- Возможность соблюдения стандартов.
Благодаря централизованному управлению может обеспечиваться представление данных в определенных стандартах. Стандарты могут быть корпоративными, установочными, ведомственными, промышленными, национальными и интернациональными. Стандартизация представления данных наиболее важна для обмена и перенесения данных между системами. Кроме того, стандарты важны и для совместного использования данных, и для их понимания.
- Возможность введения ограничений для обеспечения безопасности.
Благодаря полному контролю над базой данных администратор может обеспечить доступ к базе данных через определенные каналы, а следовательно, может определить правила безопасности, которые будут проверяться при попытке доступа к уязвимым данным. Для разных типов доступа и разных частей базы данных можно установить различные правила. Однако необходимо отметить, что при отсутствии таких правил безопасность данных подвергается большему риску, чем в обычной (разрозненной) файловой системе; т.е. централизованная природа системы баз данных в некотором смысле требует наличия хорошей системы безопасности.
- Возможность обеспечения целостности данных.
Задача целостности заключается в обеспечении правильности и точности данных в базе данных. Для этого администратор определяет правила целостности, которые применяются при любой попытке проделать какую-либо операцию обновления.
- Возможность сбалансировать противоречивые требования.
Зная общие требования всего предприятия, администратор может структурировать базу данных таким образом, чтобы обслуживание в целом для предприятия было наилучшим.
Разработанная в дипломном проекте программа обеспечивает автоматизацию работы бухгалтерии по учету оплаты договоров за обучение.
Внедрение разработанного программного продукта позволит наиболее быстро и оперативно получать нужную информацию об оплате учебы студентами, позволит повысить точность и оперативность работы с документацией, автоматизировать формирование различных отчетных документов, что значительно уменьшит временные, а соответственно и материальные затраты. Использование ЭВМ обеспечивает повышение точности и оперативности учета важной информации, освободит от выполнения дополнительных функций, таких как многократное заполнение однотипных документов и выполнения расчетов для анализа данных вручную, описания и хранение большого объема информации на бумаге. Кроме обеспечения быстрого доступа к необходимой информации, организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) позволит своевременно обновлять и корректировать информацию. Обработка информации на ЭВМ осуществляется гораздо легче и быстрее, чем вручную, что позволяет экономить время, которое тратит работник на выполнение данной операции.
Экономическая эффективность обуславливается сокращением трудозатрат на организацию работы бухгалтерии по ведению документации и получении информации по необходимым формам.
Помимо экономии времени улучшение показателей качества работы связано со своевременным получением информации, хранящейся в БД, повышением контроля правильности ввода информации, использования более информативных и наглядных документов, сокращение рутинных вычислений при получении выходных документов.
Для выполнения поставленных целей разработанный программный продукт должен выполнять следующие функции:
-ведение договоров на обучение;
-ведение лицевых счетов студентов;
-учет оплаты за обучение;
-ведение нормативно-справочной информации;
-ведение архивов лицевых счетов и оплат.
2. Научно-исследовательский раздел
2.1 Описание объекта автоматизации
В задаче, поставленной в дипломном проектировании, в качестве объекта автоматизации выступает бухгалтерия.
Существует множество форм бухгалтерского учета. Одной из них является автоматизированная форма учета.
Автоматизированная форма учета, основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.
Обработка данных производится с помощью специальных программ, которые обеспечивают хранение, обработку информации, выдачу ее на экран или печать по запросу.
 |
Схема автоматизированной формы учета приведена на рис. 1.
Рисунок 1
Одной из задач бухгалтерии ВУЗа является учет оплаты договоров за обучение.
В институте, в связи с ограниченным приемом, наряду с бесплатной формой обучения существует также и обучение на платной основе. Студенты, обучающиеся в ВУЗе на платной основе, заключают с институтом договор на обучение. По каждому студенту, с которым заключен договор, ведется лицевой счет, где отражаются все начисления и оплаты за обучение.
Сумма для оплаты начисляется за определенный период, обычно за один учебный год (с сентября по июнь). Новая сумма для оплаты начисляется через определенный период времени, например, перед началом каждого учебного года.
Для каждого студента вычисляется сальдо расчетов. Сальдо может быть дебетовым (начисления превышают оплаты) или кредитовым (оплаты превышают начисления). Сальдо рассчитывается следующим образом: при начислении новой суммы для оплаты сальдо студента увеличивается на величину этой суммы, а при оплате студентом обучения в банке сальдо уменьшается на величину оплаты.
При заключении договора студенту присваивается индивидуальный номер или код, который является уникальным для каждого студента. Этот код необходим для идентификации студента при всех расчетах.