Анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО Элси-Медиа (стр. 3 из 11)

Система должна работать под управлением семейства операционных систем Win 32 (Windows 95/98/2000/NT/XP и т.д.).

1.4 Сравнительный анализ типовых решений

В настоящий момент на рынке представлено большое количество софта, имеющего функциональность для групповой работы с клиентской информацией и анализа результатов этой работы.

По соотношению функциональность - стоимость ПО можно разбить на такие группы:

1. Информационные системы с максимальной функциональностью и стоимостью владения от 1 000 000$

• Siebel (CRM-решение с очень большими расширениями)

• Oracle E-Business Suite (включает функциональный блок CRM)

• SAP/R3 (ERP с функциями CRM)

• Microsoft Axapta (ERP с функциями CRM)

Это наиболее функциональные системы, позволяющие повысить эффективность продажам крупного холдинга международного уровня, имеющего сложную технологию взаимоотношений с клиентами. Много функций, много аналитики, много возможностей. Престижно, нравится инвесторам.

Проблема в том, что кроме огромной стоимости, эти программы еще и очень долго (до 2-3 лет) и трудно (требуется серьезное обучение персонала и оптимизация бизнес-процессов) внедряются.

В результате, довольно часто (до 80% случаев по данным зарубежной печати) покупатели не наблюдают тот самый замечательный эффект от внедрения CRM и испытывают разочарование.

2. Информационные системы с мощной функциональностью и стоимостью владения от 200 000$

• Microsoft Axapta (ERP с функциями CRM)

• Microsoft Navision (ERP сфункциями CRM)

• Microsoft CRM

• BAAN InvensysCRM

От первой группы отличаются ценой и масштабом охватываемой темы. Функциональная и ценовая граница между первой и второй группой размыта. Внедряются несколько быстрее (от 6 месяцев), но также трудно. Перед внедрением необходима работа консультантов по оптимизации бизнес-процессов. Оправдывают затраты в крупных компаниях, имеющих подготовленных специалистов и достаточную IT-культуру.

4. CRM-решения российских системных интеграторов.

• Парус

• Галактика

• И большинство других системных интеграторов

По цене находятся между 3 и 5 группой. Функционал бывает жесткий, бывает настраиваемый, но чаще - пишется под задачи и возможности Заказчика. В принципе, сотрудничество с системными интеграторами удобно для их старых клиентов, тех, кому они уже автоматизировали бухгалтерию, склад и офис (при условии, что обе стороны остались довольны друг другом, что бывает не всегда).

5. Коробочный CRM-софт российских и украинских поставщиков

• Клиент-Коммуникатор

• Sales Expert

• WinPeak CRM

• 1C-Рарус: CRM Управление продажами

• TerraSoft CRM

Главное преимущество такого софта - низкая цена (от нескольких сотен до нескольких тысяч долларов). Хорош для знакомства с CRM-системами. Внедряется за несколько дней. Но, увы, почти всегда имеет жесткий, мало настраиваемый функционал. Внешне все красиво. Данные, истории, аналитика, но при внедрении оказывается, что эта система не удобна для конкретно ваших продаж. В результате приходится менять на более функциональную или делать неправильный вывод о низкой эффективности всех CRM-систем.

6. Заказные CRM-системы

Здесь все зависит от Подрядчика и Заказчика. Есть много хороших примеров и еще больше - плохих. Как и всякий заказной софт сильно зависит от квалификации Заказчика и Подрядчика.

Можно создать действительно удобную систему, оптимальную для бизнеса и обладающую возможностями для роста функциональности, быстро ее внедрить, удобно интегрировать с другим ПО (чаще всего - со складскими и бухгалтерскими программами) и все это за умеренные деньги. Если бизнес нестандартный или быстро меняется или персонал имеет опыт работы с заказным софтом - скорее всего, подойдет заказной CRM. Он всегда дороже коробочного, в среднем проект может обойтись в 3000$ -10000$.

Глава 2. Разработка приложения

Входящие и выходящие информационные потоки отдела продаж

Блок-схема процесса продажи

Продажа включает в себя следующие функции, являющиеся обязанностями продавца магазина.

Все эти действия сопровождаются соответствующей документацией:

1. Продажа товара покупателю

Продажа товара может начинаться с выписки счета как частному лицу, так и на лицо фирмы. В первом случае счет играет роль некого «черновика», где делается подборка необходимых комплектующих, и если покупателя все устраивает, счет может импортироваться в расходную накладную. Во втором случае, счет нужен для указания реквизитов магазина, необходимых для перечисления денег на его счет фирмой-покупателем, то есть при оплате товара по безналичному расчету.

Продажа осуществляется двумя способами: за наличный расчет и по безналу. И в том и в другом случае создается расходная накладная. В первом случае типа Товарный Чек, во втором – типа Безнал.

В первом случае расходная накладная создается по факту изъявления желания произвести покупку, до оплаты ее. К этому документу в придачу идет Сверка приема на тех обслуживание (она остается сотрудником склада для контроля за товаром на складе), Гарантийное обязательство (оно остается на руках покупателя) и, в случае сборки комплектующих, Заказ на сборку (для сотрудников склада). С этим пакетом документов покупатель идет в кассу, где ставятся соответствующие пометки об оплате и с этими документами далее на склад. В обязанность же продавца входит только выдача сопроводительных документов.

Во втором случае расходная накладная создается по факту оплаты, то есть после перечисления денег на счет магазина. Продавцом выдаются все те же документы, что и в первом случае, на которых кассир должен поставить отметку об оплате, для того, чтобы сотрудники склада на основании этих отметок выдали товар.

Если покупатель испытывает сложности с самостоятельной доставкой товара, то магазином предоставляется бесплатная доставка товара по городу. Для этого продавец создает Накладную на Доставку. Она отдается на руки водителю. Итак, сопроводительными документами при продаже являются:

счет;

расходная накладная (типа безнал, товарный чек, товарный чек-доплата);

сверка приема на тех.обслуживание;

гарантийное обязательство;

заказ на сборку компьютера.

накладная на доставку.

Перечислим основные реквизиты документов:

В Счете указывается:

номер счета;

дата выписки счета;

получатель;

наименование товара;

количество товара;

сумма.

В Расходной накладной типа Товарный Чек указывается:

номер расходной накладной;

тип накладной (типа безнал, товарный чек, чек-доплата, брак);

дата создания накладной;

покупатель;

наименование товара;

количество товара;

сумма;

В Сверке приема на тех.обслуживание указывается:

номер сверки;

дата сверки;

покупатель;

наименование товара;

склад товара;

количество товара;

сумма.

В Гарантийном обязательстве указывается:

номер гарантийного обязательства;

покупатель;

наименование товара;

срок гарантии.

В Накладной на доставку указывается:

номер накладной;

покупатель;

адрес получателя;

телефон получателя;

склад товара;

наименование товара;

количество товара;

Заказ товара покупателем

Заказ может создаваться как непосредственно по просьбе покупателя, так и, исходя из остатка имеющегося товара, а так же на основе выявленного спроса (согласно вычисленной статистики продаж).

В случае заказа покупателем, им вносится предоплата в размере 50% . Для этого продавец выдает Товарный Чек-Предоплата и с этим документом покупатель идет в кассу, где и вносит первоначальный взнос. После этого продавец обязан проинформировать главного менеджера о поступившей заявке, создав акт о заказе товара. Это можно отнести к задаче продавца.

К задаче же БД можно отнести:

составление статистики продаж того или иного товара для выявления спроса покупателей и определения наиболее востребованного товара, на основании чего можно было бы грамотно составить заказ поставщику.

информирование продавцов о слишком маленьком остатке на складе какого-либо товара с целью его своевременного пополнения, то есть заказа.

Сопроводительными документами при заказе являются:

товарный чек-предоплата;

акт заказа;

В товарном Чеке-Предоплате указывается:

номер товарного чека-предоплаты;

дата товарного чека-предоплаты;

покупатель;

наименование товара;

количество товара;

цена товара;

сумма;

В акте заказа указывается:

номер акта;

дата акта;

тип акта (перемещение, возврат товара от покупателя, заказ);

покупатель;

наименование товара;

количество товара;

цена товара;

сумма;

примечание.

Резервирование товара для покупателя

Резервирование товара происходит на основании просьбы покупателя в течение 3 дней. Задача продавца в этом случае – создать акт на перемещение товара между складами. То есть переместить желаемый товар с главного склада на склад Резерв.

Задача БД в этом случае - оповестить продавцов об истечении резервируемого срока, чтобы вернуть товар на свою позицию в базе.

Основанием для резервирования товара являются:

акт о перемещении товара;

В нем указывается:

номер акта;

дата акта;

тип акта (перемещение, возврат товара от покупателя, заказ);

покупатель;

откуда: склад товара;

куда: склад товара;

наименование товара;