Анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО Элси-Медиа (стр. 2 из 11)
Выявленные в процессе обследования подразделения функции распределяются по бизнес-процессам этого подразделения, наполняя их конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнес-процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и прочие характеристики.
Модель бизнес-процессов ООО «Элси»,создана в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для построения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, диаграммы.
BPwin – это мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес - процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.
Детальное рассмотрение механизма работы ООО «Элси»:
Закупка товара. В главном офисе с главного склада на данное подразделение "Элси" выписывается товар. Сопроводительные документы: сверка приема на тех.обслуживание, расходная накладная. Там получается товар и привозится сюда. Здесь производится оприходование товара. Сопроводительные документы: накладная на приход товара. Сотрудники склада сравнивают расходную накладную и приходную, если они чего-то не досчитывают, необходимо из нашего прихода удалить позицию, а в главном офисе сделать «Возврат от покупателя» данного подразделения "Элси". Словом, расход в главном офисе = приход в рассматриваемом подразделении.
Хранение товара. Основная часть товара хранится на складе. Остальной товар перемещается на витрину (всего 4 склада: основной-склад, витрина, резерв, брак). Сопроводительные документы для перемещения между складами: внутренняя накладная типа Перемещение.
Продажа товара. Сопроводительные документы: для склада - сверка приема на тех.обслуживание, для покупателя - товарный чек, гарантийное обязательство. Тип расходной накладной зависит от способа оплаты (безнал, товарный чек от ЧП, товарный чек-доплата, кредит, на брак). Безнал в том случае, если оплата осуществляется через электронную систему платежей с помощью пластиковых карт. Для этого установлено необходимое оборудование - терминал. Если покупатель вносит предоплату, то выходной документ – товарный чек-доплата. Этот документ позволит кассе понять разобраться в конце дня, почему не уплачена вся стоимость. Тип документа Кредит в том случае, если покупатель берет товар в кредит. Ну и если по приходу товара появился отказ (то есть не досчитали какой-то отписанный нам товар), то оформляется расходная накладная типа Брак. Если товар чем-то не устроил покупателя, то оформляется Акт по возврату товара по соответствующей расходной накладной. Если сотрудниками склада будет производится сборка купленных компьютерных комплектующих, то оформляется Заказ на сборку. Если произошел недочет товара, он списывается.
Все типовые документы расходных накладных вместе со сверкой приема на тех.обслуживание проходят через кассу, где делается пометка об оплате. После того, как оплата была произведена, покупателю на руки отдается расходная накладная вместе с кассовым чеком. Сотрудники склада в соответствии со сверкой выдают товар, ему же отдается гарантийное обязательство.
Если покупателем является какая-либо организация, желающая оплатить товар банковским переводом, сотрудник магазина выписывает счет с указанными в нем реквизитами. После оплаты лицо, являющееся представителем компании, должен предъявить доверенность на получение товара.
Документ для сотрудников склада – сверка приема на тех.обслуживание.
Доставка товара. Если покупатель изъявляет желание доставить ему товар на дом, обговаривается удобное время для обеих сторон и оформляется накладная на доставкупо соответствующей расходной накладной.
1.2 Характеристика вычислительной сети ООО «Элси»
Сеть представлена 6-ю рабочими станциями, выделенным сервером, сетевым коммутатором (свич) и одним сетевым принтером. Построена на основе экранированного кабеля 5-й категории.
Конфигурация рабочих станций: процессор IntelCeleron 2,2 Гц, ОЗУ 256 Мб, HDD 80Гб, на всех машинах установлена ОС WindowsXPProfessional. Основное ПО: MicrosoftOffice 2003 (Word, Excel). Каждая рабочая станция имеет выход в Интернет.
Конфигурация сервера: процессор Pentium 4 3,0 Гц; ОЗУ 2 Гб DDR; HDDRAID 2х80Гб. Установлена ОС Windows 2000 Server, прокси-сервер для обеспечения Интернетом.
Групповые и корпоративные информационные системы и соответствующие приложения могут строиться различными способами:
системы на основе локальной сети ПК (файл-серверные приложения);
системы с архитектурой «клиент-сервер»;
системы на основе Internet/Intranet-технологий.
1.3 Архитектура «клиент-сервер»
Технология «Клиент-сервер» – технология, разделяющая приложение- СУБД на две части: клиентскую (интерактивный графический интерфейс, расположенный на компьютере пользователя) и сервер, собственно осуществляющий управление данными, разделение информации, администрирование и безопасность, находящийся на выделенном компьютере. Взаимодействие «клиент-сервер» осуществляется следующим образом: клиентская часть приложения формирует запрос к серверу баз данных, на котором выполняются все команды, а результат исполнения запроса отправляется клиенту для просмотра и использования. Данная технология применяется, когда размеры баз данных велики, когда велики размеры вычислительной сети, и производительность при обработке данных, хранящихся не на компьютере пользователя (в крупном учреждении обычно имеет место именно такая ситуация). Если технология «клиент-сервер» не применяется, то для обработки даже нескольких записей весь файл копируется на компьютер пользователя, а только затем обрабатывается. При этом резко возрастает загрузка сети, и снижается производительность труда многих сотрудников.
Основание для создания автоматизированной системы.
Разработка данной системы осуществляется в рамках автоматизации системы продаж компьютерного магазина ООО «Элси».
Назначение и цель разработки.
Система предназначена для обеспечения оперативности работы магазина и доступа к необходимой информации с целью улучшения качества предоставляемых услуг. Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы, а также осуществлять создание следующих документов:
счет;
расходная накладная (типа безнал, товарный чек, чек-доплата);
акты (типа перемещение, возврат, заказ);
сверка приема на тех.обслуживание;
гарантийное обязательство;
заказ на сборку;
накладная на доставку.
Задачи для автоматизации.
Задачей дипломной работы является составление проекта по разработке автоматизированной системы учета продаж магазина, которая включает:
Порядок хранения товара на складе и отслеживание его внутреннего перемещения;
Оформление продаж товара, выдача необходимой для этого документации;
Порядок доставки товара в удобное для покупателя время.
Пользователи автоматизированной системы.
Пользователями автоматизированной системы будут:
менеджеры;
касса.
Требования к функциональным характеристикам.
1. Программа должна обеспечить возможность выполнения следующих функций:
Система должна обладать набором удобных возможностей по вводу информации в систему;
Система должна вести учет продаж, иметь удобный и достаточный набор информации;
Система должна иметь удобный интерфейс;
2. Исходные данные:
справочник фирм (покупателей);
справочник товаров;
3. Результаты:
формирование необходимой сопроводительной документации;
Требования к надежности.
Предусмотреть контроль вводимой информации.
Предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя при работе и системой.
Обеспечить целостность вводимой информации.
Требования к составу и параметрам технических средств.
Система должна работать на IBM совместимых персональных компьютеров.
Минимальная конфигурация:
Тип процессора Celeron и выше;
Объём оперативного занимаемого устройства 128 Mb и больше.
Требования к информационной программной совместимости.