Внешняя бухгалтерская (финансовая) отчетность устанавливается Министерством финансов РФ (бухгалтерский баланс — форма 1, отчет о прибылях и убытках — форма 2, приложения к ним); ее состав единый для всех организаций.
На формах бухгалтерской отчетности обязательно должны быть следующие реквизиты: наименование отчета, отчетный период, полное наименование организации, код ОКПО; идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); вид деятельности по ОКВЭД; организационно-правовая форма по ОКОПФ; код собственности по ОКФС; единицы измерения, полный почтовый адрес организации, даты утверждения и отправки отчета.
Внутренняя бухгалтерская отчетность предназначена для представления менеджерам всех уровней управления и имеет сложный состав. Формы отчетности могут быть реализованы машинной программой.
Классификаторы и коды используются в бухгалтерском учете для составления на ПК различных сводок, сгруппированных по каким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам, имеющим буквенное наименование, можно, например, отнести наименования синтетических и аналитических счетов, подразделений работающих, товарно-материальных ценностей. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания элементов экономической информации и их кодовых обозначений, на основании которых составляются классификаторы.
Эксплуатационные возможности персональных компьютеров несколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды условное короткое обозначение какой - либо позиции номенклатуры. Например, в некоторых программах первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом: платежное поручение - ПП, приходный кассовый ордер - ПКО и т.п.
В персональных компьютерах часто применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе. Например, ПК может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номера документов. В бухгалтерском учете используется целый ряд разработанных классификаторов (общероссийских, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).
Общероссийские классификаторы (ОК) разработаны в централизованном порядке и являются едиными для страны (см. гл. З). Эти классификаторы используются в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности, представляемой во внешние организации, а также кодирования некоторых первичных документов.
В бухгалтерском учете используются следующие общероссийские классификаторы: ОКПО - предприятий и организаций; ОКВЭД - видов экономической деятельности; ОКУД - управленческой документации; ОКЕИ -единиц измерения; ОКОПФ – организационно - правовой формы; ОКФС - форм собственности; ИНН - идентификационный номер налогоплательщика.
Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.
Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для конкретной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, к этой группе могут быть отнесены классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды индивидуальные, для конкретного предприятия, поэтому их разработка ведется и при приобретении типового проекта. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.
Некоторые коды используются только для бухгалтерских задач; поэтому локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа - это коды, единые для предприятия (структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, работающих, поставщиков и потребителей, специальностей). Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: это коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц, рабочий план счетов.
Информационное обеспечение бухгалтерских задач включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях[1, с. 392].
Новая информационная технология обработки экономических задач, организация автоматизированного рабочего места и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.
При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).
Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта корпоративной информационной системы (КИС) предприятия. Можно отметить еще один момент в организации базы данных при использовании типовых проектов: несмотря на то, что в таких проектах предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.), пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).
К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.
Программа состоит из двух частей:
1. Информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, Госналоговой службы РФ, законы и указы Президента, Госдумы, инструкции Центрального банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.
2. Информационный банк «Вопросы-ответы», который содержит официальные и неофициальные разъяснения различных организаций, консультации ведущих юристов, экономистов и аудиторов.
3. Особенности программного обеспечения бухгалтерского учета
Программное обеспечение бухгалтерского учета представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств[1, с. 394].
Программное обеспечение должно отличаться простотой использования. Дружественность пользовательского интерфейса определяет такие особенности программы, как удобство работы с меню и экранными формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность использования клавиатуры и терминологических понятий.
Полнота и уровень автоматизации функций в программном обеспечении означает, что отдельные расчетные функции, должны быть реализованы практически в любом пакете. Высокий уровень автоматизации расчетов предполагает перерасчет за любой предшествующий период времени с учетом действовавших на тот момент показателей.
Программное обеспечение должно быть гибким, открытым и системным. Это означает возможность добавить в него новые данные, не внося изменений в структуру, и предполагает ведение бухгалтерского учета на всех его стадиях.
Программное обеспечение должно быть универсальным и надежным. Универсальность системы делает возможным учет особенностей бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей хозяйства. Надежность системы характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств.
На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ - от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С», «Парус», «БЭСТ», «ИНФОСОФТ», «ДИЦ» и др. Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления технологии «клиент-сервер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычислительной сети. Как правило, сетевые версии, помимо программ бухгалтерского учета, ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации. Можно рассмотреть следующие характеристики функциональных пакетов бухгалтерского учета.