1.Активизируйте необходимую ячейку. 2. Откройте меню Вставка и выберите в нем пункт Примечание или щелкните на кнопке Создать примечание, расположенной на панели Рецензирование. 3. Наберите текст примечания. 4. Щелкните за пределами окна примечаний. В правом верхнем углу появится красный треугольничек, символизирующий наличие примечания к этой ячейке.Вы хотите просмотреть примечание? Просто установите указатель мыши в эту ячейку. Чтобы изменить текст примечания, активизируйте ячейку с ним. В меню Вставка выберите пункт Изменить примечание. Введите необходимые изменения и щелкните за пределами окна примечаний таким образом изменения сохранятся. Для удаления примечания активизируйте ячейку, в меню Правка выберите пункт Очистить, а в его подменю пункт Примечания. Введение числовых данных. Числовые данные представляются в виде последовательности цифр 0-9 с использованием специальных символов (+, -, /), запятых, дефисов и круглых скобок. Однако применение специальных символов (р., %) здесь необязательно, поскольку вы можете просто написать числа (например, 700 и 81295), а затем отформатировать ячейку под определенный тип данных, которые автоматически примут вид (700,00р и 81295,00р или р.700 и р.81295) в зависимости от заданного вами формата. Чтобы ввести числовые данные, сделайте следующее. 1. Активизируйте необходимую ячейку. 2. Введите данные. Используя числовой формат, для введения отрицательного числа поставьте перед ним минус или заключите его в скобки. При введении дробей пользуйтесь либо десятичной записью (О, ...), либо натуральной (например, 1/2). 3. Нажмите <Enter>. Введенное число автоматически выровняется по правому краю. Введение даты и времени. Подобные данные вводятся в самых различных форматах. Когда вы вводите дату в одном из форматов, представленных в табл. 5.1, она преобразуется в целое число, соответствующее этой дате, отсчитанной от 1 января 1900 года. Хотя вы не видите этих целых чисел, они используются Excel для проведения дальнейших вычислений, производимых с датами.
Чтобы правильно вводить дату и время, соблюдайте следующие инструкции. 1. Щелкните на интересующей вас ячейке. 2. Наберите данные в понравившемся вам формате. Из специальных символов используйте только дефис (-) или косую черту (/). 3. Нажмите <Enter>. Дата или время выровняются по правому краю. Если Excel не воспринимает введенных вами данных, она расценит их как текст и выровняет соответственно по левому краю ячейки. Если вы хотите ввести целый столбец дат в одном формате, то задайте его до процедуры введения. При введении данных они автоматически будут приведены к одному формату. Например, вам нравится формат ДД МЕСЯЦ, ГГГГ. Чтобы не
утруждать себя11 не вводить каждую дату в таком формате, вы форматируете необходимый столбец и вводите 3/9/93. Эта дата автоматически преобразуется в предложенный вами формат - 3 Сентябрь, 1993. Чтобы отформатировать весь столбец, щелкните на его заглавии. Откройте меню Формат и выберите в нем Ячейки. На вкладке Число выберите необходимый формат и щелкните на нем.
86. Сводные таблицы в MS Excel.
Сводные таблицы предназначены для обобщения, анализа и обработки данных. По умолчанию сводная таблица создается на основе данных в таблицах Excel, однако она может быть создана на основе других источников данных, в том числе внешних. Одно из главных применений сводных таблиц — создание итоговых таблиц для нескольких категорий данных, когда по каждой категории подводятся промежуточные итоги. После создания сводной таблицы можно
быстро построить диаграмму, отображающую итоговые данные
Создание
Сводные таблицы предназначены для обобщения, анализа и обработки данных. По умолчанию сводная таблица создается на основе данных в таблицах Excel, однако она может быть создана на основе других источников данных, в том числе внешних. Одно из главных применений сводных таблиц — создание итоговых таблиц для нескольких категорий данных, когда по каждой категории подводятся промежуточные итоги. После создания сводной таблицы можно быстро построить диаграмму, отображающую итоговые данные.
1. Выделите любую ячейку в списке, для которого нужно создать сводную таблицу, и выберите команду Данные > Сводная таблица.
2. В первом окне мастера сводных таблиц и диаграмм среди положений переключателя Создать таблицу на основе данных, находящихся выберите нужный: В списке или базе данных Microsoft Excel, Во внешнем источнике данных, В нескольких диапазонах консолидации , В другой сводной таблице или сводной диаграмме
3. Установите переключатель Вид создаваемого отчета в положение Сводная таблица и нажмите кнопку Далее.
Сводная таблица
4. В поле Диапазон введите диапазон ячеек, нажмите кнопку Далее .
5. Укажите местоположение сводной таблицы, установив переключатель Поместить таблицу в одно из положений: Новый лист (New worksheet) или Существую щи и лист . В последнем случае укажите ячейку (или диапазон), куда следует поместить сводную таблицу.
6. Нажмите кнопку Макет и задайте порядок расположения строк и столбцов в таблице. В область данных нужно перетащить кнопки тех полей, по которым должны подводиться итоги. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на кнопке поля и в списке Операция выберите применяемую операцию: Сумма, Кол-во значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Кол-во чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия.
7. Чтобы преобразовать поле данных в столбцы с заголовками вверху, перетащите кнопку этого поля в область Столбец (Column). Чтобы преобразовать поле данных в строки с заголовками сбоку, перетащите кнопку этого поля в область Строка (Row).
8. Завершив создание макета, нажмите кнопку ОК. Дополнительные параметры для сводной таблицы можно задать, нажав кнопку Параметры (Options) и установив нужные флажки.
9. Для завершения работы с мастером нажмите кнопку Готово (Finish).
Добавление и удаление поля данных
В созданную сводную таблицу можно добавлять необходимые поля, которые будут отображаться в области Данные.
1. Чтобы добавить еще одно поле данных в существующую сводную таблицу, выделите ячейку в сводной таблице.
2. Перейдите к панели инструментов Сводные таблицы. Чтобы открыть ее, выберите команду Вид > Панели инструментов > Сводные таблицы.
3. На панели инструментов Сводные таблицы в раскрывающемся списке Сводная таблица выберите команду Мастер (Wizard).
4. В третьем окне мастера сводных таблиц нажмите кнопку Макет .
5. В окне диалога Мастер сводных таблиц и диаграмм — Макет (PivotTable and PivotChart Wizard — Layot) будет отображен макет сводной таблицы и доступные поля.
6. С помощью мыши перетащите нужное поле в область данных макета сводной таблицы Данные (Data).
7. По умолчанию для числовых данных указанного поля будет вставлена операция суммирования, а для остальных — число упоминаний данного текстового значения в анализируемом поле.
8. Дважды щелкните по представлению поля на макете.
9. В окне диалога Вычисление поля сводной таблицы (Pivot-Table Field) в поле Исходное поле (Source Field) отображается имя исходного поля данных. В поле Имя (Name) задайте имя поля, которое будет фигурировать в подписях строк получившейся сводной таблицы.
10. В списке Операция (Summarize by) выберите применяемую операцию: Сумма (Sum), Колво значений (Count), Среднее (Average), Максимум (Мах), Минимум (Min), Произведение (Product), Кол-во чисел (Count Mums), Смещенное отклонение (StdDev), Несмещенное отклонение (StdDevp), Смещенная дисперсия (Var), Несмещенная дисперсия (Varp).
11. Нажмите кнопку Дополнительно (Options) и задайте способ отображения результата вычисления поля.
12. В списке Дополнительные вычисления выберите один из пунктов: Обычное, Отличие, Доля, Приведенное отличие, С нарастающим итогом в поле (Running Total in), Доля от суммы по строке, Доля от суммы по столбцу, Индес (Index). Если используются дополнительные вычисления, в списке Поле (Base field) можно задать поле исходных данных или поле сравнения. 13. Нажмите кнопку Формат (Number), перейдите на вкладку Число (Number) и выберите формат отображения значения.
14. Выполнив полную настройку добавленного поля данных, дважды нажмите кнопку О К и затем — кнопку Готово (Finish).
ПРИМЕЧАНИЕ Для удаления поля из сводной таблицы в окне диалога Мастер сводных таблиц и диаграмм — Макет (PivotTable and PivotChart Wizard — Layot) перетащите кнопку этого поля из области данных за пределы
107. Работа со Списками и Базы данных в Excel
В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.
Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких данных.
В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.
Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях. При работе с базами данных в Excel прежде всего нужно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет с помощью команды Данные | Форма.