- На первом этапе распределение производят по функциональному признаку.
- Цель — обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше — на одном рабочем месте.
- Наметив столько таблиц, сколько подразделений охватывает база данных, приступают к дальнейшему делению таблиц.
- Критерием необходимости деления является факт множественного повтора данных в соседних записях.
- В каждой из таблиц намечают ключевое поле.
- В качестве такового выбирают
поле, данные в котором повторяться не могут.
- С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами.
- Такой чертеж называется схемой данных.
Типы возможных связей между таблицами
- Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному».
- Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения.
- Системы управления, способные работать со связанными таблицами, называют системами управления реляционными базами данных, а схемы данных в технической литературе могут называть схемой реляционных отношений.
- Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением.
- На этом этапе завершается предварительное проектирование базы данных, и на следующем этапе начинается ее непосредственная разработка.
Работа с СУБД Microsoft Access
Общие замечания
- СУБД Microsoft Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы:
- ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);
- автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);
- автоматические — средства ускоренной разработки простейших объектов.
- При разработке учебных таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства — работать в режиме Конструктора.
- Использование мастеров ускоряет работу, но не способствует освоению понятий и методов.
- При разработке учебных форм, отчетов и страниц доступа лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами.
- Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид.
Работа
с таблицами
Создание таблиц
- Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы.
Окно Конструктора таблиц
Графический бланк для создания и редактирования структуры таблиц.
- При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле.
- Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.
- Если первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но ни одно из полей не является уникальным, то его можно создать на базе двух (или более полей).
- Групповое выделение выполняют при нажатой клавише SHIFT щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей.
- Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных.
- Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком на ее значке.
- Новая таблица не имеет записей — только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы.
Заполнение таблицы данными
- Производится обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши.
- Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей TAB. Переход к очередной записи выполняется после заполнения последней ячейки.
- Шириной столбцов можно управлять методом перетаскивания их границ.
- Удобно использовать автоматическое форматирование столбцов «по содержимому».
- Для этого надо установить указатель мыши на границу между столбцами, дождаться, когда указатель сменит форму, и выполнить двойной щелчок.
- После наполнения таблицы данными сохранять их не надо — все сохраняется автоматически.
- Однако, если при работе с таблицей произошло редактирование её макета, СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений.
- Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы, таблицу надо открыть в режиме Конструктора.
- Для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор.
Создание межтабличных связей
- Межтабличная связь отображается в окне Схема данных в линии, соединяющей два поля разных таблиц.
- Главная — это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом).
Основные назначения связи
- обеспечение целостности данных,
- автоматизация задач обслуживания базы.
Связь между таблицами позволяет
- либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;
- либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.
Настройка свойств связи
- В окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекстное меню связи, после чего выбрать в нем пункт Изменить связь — откроется диалоговое окно Изменение связей.
- Смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны — в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице.
- Если исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специальные объекты — запросы.
- Если запрос подготовлен, надо открыть панель Запросы в окне База данных, выбрать его и открыть двойным щелчком на значке — откроется результирующая таблица, в которой исполнитель найдет то, что его интересует.
- Лишь в тех случаях, когда исполнитель не находит нужных данных в результирующей таблице, возникает необходимость готовить новый запрос.
- В учебных целях запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора.
Бланк запроса по образцу
Формирование запроса по образцу
- С помощью контекстного меню на верхней половине бланка открывают те таблицы, к которым обращен запрос.
- Затем в них щелкают двойными щелчками на названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу.
- Сформировав структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на значке в окне База данных.
Упорядочение записей в результирующей таблице
- Если необходимо, чтобы данные, отобранные в результате работы запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку по возрастанию или убыванию.
Многоуровневая сортировка
- Данные сначала сортируются по тому полю, которое в бланке запроса по образцу находится левее, затем по следующему полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо.
Изменение порядка следования столбцов
- выделяют столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпускают);
- еще раз щелкают на заголовке уже выделенного столбца (но кнопку не отпускают);
- перетаскивают столбец в другое место.
Управление отображением данных в результирующей таблице
- По умолчанию предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран.
Использование условия отбора
- Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие.
Другие виды запросов
- запросы с параметром (критерий отбора может задать сам пользователь);
- итоговые запросы (назначение их отдаленно напоминает итоговые функции электронных таблиц);
Другие виды запросов
- запросы на изменение (позволяют автоматизировать заполнение полей таблиц);
- перекрестные запросы (позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц);
- специфические запросы SQL (запросы к серверу базы данных, написанные на языке запросов SQL).
Работа с формами
- Существует два вида организации структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса.
Автоформы
- Формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации.
- Полностью автоматическими являются средства, называемые автоформами.
Виды автоформ
- «в столбец»,
- ленточные,
- табличные.
Создание автоформы
- Открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой Создать.
- В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основывается.
- Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой.
- Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм.
Создание форм с помощью мастера
- выбирают таблицы и поля, которые
войдут в будущую форму;
- выбирается внешний вид формы;
- выбирается стиль оформления формы;
- сохраняют форму под заданным именем.
Структура формы
- Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши — это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется.
- Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение — их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма.
- Раздел данных имеет содержательное значение — в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.