Создание информационной системы средствами МС Excel и VBA База данных Сборка изделий (стр. 3 из 3)
- если значение аргумента «интервальный_просмотр» — ЛОЖЬ, а аргумент «искомое_значение» представляет собой текст, то в аргументе «искомое_значение» допускается использование подстановочных знаков: вопросительного знака (?) и звездочки (*). Вопросительный знак соответствует любому знаку; звездочка — любой последовательности знаков. Чтобы найти сами эти знаки, следует поставить перед ними знак тильды (~).
8. Сводная таблица
Сводные таблицы позволяют объединить данные базы данных и представить в различных вариантах. Например, нам нужно узнать количество сборщиков по каждому разряду. Для этого выбираем команду Данные > Сводная таблица. Затем с помощью «Мастера сводных таблиц и диаграмм» указываем диапазон содержащий исходные данные и выбираем место расположения сводной таблицы. Из «Списка полей сводной таблицы», выбираем «Разряд», по количеству также берем «Разряд», затем поочередно курсором перетаскиваем их в сводную таблицу (Рис.9).
Рис.9. Сводная таблица
9. Запись макросов
Макрос – это запись последовательности действий, которая выполняется автоматически, без участия пользователя. Все макросы можно разделить на две категории:
- макросы, работающие только в данной рабочей книге, при этом текст макроса хранится в этом же файле;
- макросы, которые работают во всех открытых рабочих книгах, текст таких макросов хранится в специальном файле с именем Personal.xls.
Порядок создания макросов:
1. Выберите в главном меню программы команду Сервис – Макрос – Начать запись. На экране появится окно для определения параметров данного макроса.
2. Введите в соответствующие поля имя макроса, назначьте макросу комбинацию клавиш для быстрого запуска (буква должна быть латинской), в поле описания можно кратко указать назначение данного макроса. Определите место сохранения макроса – данный файл или “Личная книга макросов” (файл Personal.xls).
3. Далее выполняйте последовательность действий, которые вы хотите записать в макрос. По окончании работы нажмите кнопку конца записи на панели инструментов макроса или выберите команду Сервис – Макрос – Остановить запись.
4. Для запуска уже записанного макроса достаточно нажать закрепленную за ним комбинацию функциональных клавиш или выбрать в перечне макросов имя макроса, которое будет доступно при выборе команды Сервис – Макрос – Макросы.
5. Последовательность записанных действий автоматически преобразуется в операторы встроенного языка Visual Basic. Для пользователя, имеющего навыки программирования возможно создание более сложных программируемых макросов. Для этого можно воспользоваться командой Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic.
С помощью макроса можно записать любую необходимую функцию, которая в дальнейшем при нажатии кнопки будет автоматически выполняться. (Рис.10).
Рис.10. Кнопки, с записанными макросами
К примеру, при нажатии кнопки «Автофильтр», программа автоматически выдаст все данные по сборщикам, удовлетворяющим данные условия.
Курсором на отдельном рабочем листе обозначаем расположение кнопки. Затем когда появиться диалоговое окно «Назначить макрос объекту» выбираем команду «Записать» и проводим Автофильтарцию данных в базовой таблице. Затем необходимо остановить запись макроса, для этого, выбираем команду Сервис > Макрос > Остановить запись.
10. Построение диаграммы
Программа Microsoft Excel предоставляет пользователю широкие возможности для визуализации числовых данных из таблиц. Двумерное изображение при этом называется диаграммой, объемное – гистограммой. Числовые ряды можно представить в виде графиков. Не важно, какую форму представления данных вы выберите, порядок действий будет один и тот же. При этом будет работать программа, которая называется Мастером диаграмм. Пользователю только необходимо в окне диалога определить параметры изображения.
Порядок построения диаграммы:
1. Выделяем фрагменты таблицы, на основе которых будет построена диаграмма. Ячейки, содержащие наименования столбцов, тоже выделяются, они будут использоваться как подписи на диаграмме. Если необходимо выделить несмежные фрагменты таблицы, то второй фрагмент выделяется при нажатой клавише <Cntrl>.
2. Выбираем команду Вставка – Диаграмма или нажимаем соответствующую пиктограмму на панели инструментов. На экране появится первое из окон диалога Мастера диаграмм.
3. В каждом окне выбираем один из предлагаемых вариантов щелчком мыши. Для переключения между подрежимами можно использовать вкладки в верхней части окон. Для перехода к следующему окну нажимаем кнопку “Далее”, кнопка “Назад” позволяет вернуться к предыдущему шагу. Кнопка “Готово” позволит закончить процесс построения диаграммы.
1 окно: Определяем тип диаграммы. При этом выбираем его в стандартных или нестандартных диаграммах.
2 окно: Будет представлена диаграмма выбранного вами типа, построенная на основании выделенных данных. Если диаграмма не получилась, то проверьте правильность выделения исходных данных в таблице или выберите другой тип диаграммы.
3 окно: Можно определить заголовок диаграммы, подписи к данным, наличие и местоположение легенды (легенда – это пояснения к диаграмме: какой цвет соответствует какому типу данных).
4 окно: Определяет местоположение диаграммы. Ее можно расположит на том же листе, что и таблицу с исходными данными, и на отдельном листе.
По табличным данным можно построить диаграмму. Например, можно построить диаграмму, показывающую процентное соотношение деталей сборщиков (Рис.11).
Рис. 11. Диаграмма (Процентное соотношение деталей сборщиков)
Для этого выбираем команду «Добавить диаграмму». Появится диалоговое окно «Мастер диаграмм», состоящий из 4-х шагов.
1 шаг: Выбираем тип диаграммы. В данном случае наиболее нагляднее будет выглядеть круговая диаграмма.
2 шаг: выбираем диапазон данных, для этого нужно выделить таблицу или отдельно значения и обозначения рядов.
3 шаг: Заполняем ячейку «Заголовок», отмечаем «Легенду». В подписях данных отмечаем «Доли».
4 шаг: Отмечаем где будет размещена диаграмма в данном рабочем листе или на отдельном.
Диаграммы очень удобны для визуального представления данных.
Например в виде диаграммы можно наглядно показать количество изделий, собранных каждым сборщиком. При этом удобнее использовать гистограмму.
Выбираем команду «Добавить диаграмму». Появится диалоговое окно «Мастер диаграмм», состоящий из 4-х шагов.
1 шаг: Выбираем тип диаграммы. В данном случае наиболее нагляднее будет выглядеть гистограмма.
2 шаг: выбираем диапазон данных, для этого нужно выделить значения и обозначения рядов.
3 шаг: Заполняем ячейку «Заголовок», обозначения оси Х и У. В подписях данных отмечаем «Значения».
4 шаг: Отмечаем где будет размещена диаграмма в данном рабочем листе или на отдельном.
Рис.12. Диаграмма (Количество изделий собранных сборщиками)
Как видно из полученной диаграммы (Рис.12), наибольшее количество изделий собрал сборщик Иванов Е.Р.
Заключение
Сегодня существование нашей технологической цивилизации немыслимо без компьютерных технологий.
В естественных науках процесс изучения окружающего мира всегда сопровождался накоплением огромных объемов экспериментальной информации. Программа MicroSoft Excel является простейшей базой данных и сочетает в себе возможности эффективной организации эмпирической информации в форме таблиц, привычных широкому кругу исследователей, с возможностями их разнообразной обработки на фоне интуитивно понятных приемов работы и простотой освоения работы с ними.
С помощью программы Microsoft Excel мы сформировали данные в виде таблиц, рассчитали содержимое ячеек по формулам, представили данные из таблиц в графическом виде, организовали данные в конструкции, близкие по возможностям к базе данных. Причем на основе существующей таблицы создали новые сводные таблицы, использовали макросы и построили диаграммы.
В заключении я могу сделать вывод, что работа с базой данных в Excel очень удобна и легка в работе с числовыми данными. Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических и инженерных задач, позволяют систематизировать данные из любой сферы деятельности.
Список использованной литературы
1. Заболотнова Е.Ю. Организация данных в виде таблиц: практическая работа с программой Microsoft Excel: Практикум / Под ред. д-ра физ.-мат. наук В.А. Гриценко; Калинингр. ун-т.-Калининград, 2000. -36 с.
2. Колесников А. Excel 97. -М.: BHV, 1997. 430 с.
3. Скобара В.В. Возможности Excel 7 для аудитора и бухгалтера. - СПб.: Петробалтаудит, 1998. — 288 с.
4. Уемпен Ф., Пейд Д. Excel. - М.: Феникс, 1998. — 592 с.
5. Шиайнер И. Excel 7.0 для Windows 95: Справочник. - М.: Бином, 1997. - 488 с.