4. В области Поля новой таблицы выберите поле ИмяОрганизации, затем щелкните на кнопке Переименовать поле и введите в появившемся диалоговом окне Переименование поля название Имя. Щелкните на кнопке ОК. Аналогичным образом переименуйте поле Страна/Регион в Страна и поле Заметки в Специализация.
5. Щелкните на кнопке Далее.
6. Во втором окне мастера присвойте новой таблице имя Каталоги. Выберите переключатель Пользователь определяет ключ самостоятельно и щелкните на кнопке Далее.
7. В третьем окне мастера заполните поле Имя, содержащее уникальные данные. Выберите переключатель Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей и щелкните на кнопке Далее.
8. В четвертой панели запрашивается, какая таблица связана с уже готовой таблицей Типы,оставьте без изменений базовые параметры и щелкните на кнопке Далее.
9. Выберите перелслючатель Ввести данные непосредственно в таблицу и щелкните на кнопке Готово, после чего созданная таблица будет открыта в номом окне. Теперь данные можно вводить непосредственно в таблицу Каталоги. Новая таблица, созданная с помощью мастера
При работе со стандартными таблицами мастер поможет существенно сократить время, затрачиваемое на их создание. Но иногда для базы данных требуется создавать таблицы, характеристики которых нельзя определить посрчгл^эсш мастера. Именно в этом случае на помощь приходит конструктор таблиц.
Создание таблиц с помощью конструктора
Конструктор позволяет в деталях разработать таблицу, в том числе определить количество содержащихся в ней полей, изменить название и нумерацию полей, тип их данных, указать первичный ключ таблицы и многое другое.
Для таблицы дипломной работы растений не подходят типовые параметры, предлагаемые мастером, поэтому при ее создании будем пользоваться конструктором. Выполняя п. 4 и 5 последнего упражнения, в раскрывающемся списке Тип данных следует выбрать тип, отличающийся от базового. При вводе с клавиатуры достаточно указать первую букву имени типа, и Access автоматически дополнит запись. Например, при выборе типа Поле MEMO нужно только ввести букву «П», и Access автоматически завершит ввод имени. В разделе Таблицы дважды щелкните на ссылке Создание таблицы в режиме конструктора для открытия нового окна.Введите название Имя в первой строке столбца Имя поля. Для этого поля будет автоматически выбран тип данных Текстовый Введите название ЛатинскоеИмя во второй строке столбца Имя поля. Тип данных Текстовый, используемый по умолчанию, не изменяйте. Введите название Заметки в третьей строке столбца Имя поля для создания еще одно поля.
В соседнем столбце щелкните на стрелке и выберите в ниспадающем списке значение Поле MEMO. Аналогичным образом добавьте еще три поля: Фотография (тип данных — Поле объекта OLE), Номер типа (тип данных — Числовой) и ИмяКаталога (тип данных — Текстовый). Щелкните правой кнопкой мыши на поле Имя и выберите значение Ключевое поле. Рядом с названием поля появится значок ключа, указывающий на то, что поле является первичным ключом. Выберите команду ФайлОСохранить и задайте имя Растения. Щелкните на кнопке Закрыть, и работа с созданной таблицей будет завершена. При создании таблицы вы наверняка обращали внимание на область экрана Свойства поля.
При выборе разных полей в этой области выводятся различные полезные сведения. Например, первым значением поля Имя будет Размер поля, равный 50. Это означает, что поле Имя может содержать не более 50 символов. В полях базы данных хранится только действительно необходимая информация.
Изменение существующей таблицы
Режим конструктора можно использовать и для изменения существующей таблицы. К примеру, для таблицы Типы не был создан первичный ключ. Для того чтобы устранить это упущение, следует выполнить действия, перечисленные ниже.
1. Щелкните на ссылке Таблицы в окне База данных.
2. Щелкните на кнопке Конструктор в верхней области указанного окна, которая называется панелью инструментов, чтобы открыть таблицу в режиме конструктора.
3. Щелкните на поле Номер типа. Слева от имени поля появится значок с изображением черного треугольника.
4. На панели задач щелкните на кнопке Ключевое поле, чтобы выбрать данное поле в качестве первичного ключа таблицы (пример того, как Access позволяет делать одну задачу несколькими способами).
5. Выберите команду Файл ^Сохранить или же щелкните на кнопке Сохранить, расположенной на панели задач Access.
6. Щелкните на кнопке Закрыть для завершения работы с таблицей. В режиме конструктора можно изменитьлюбые параметры таблицы, втом числе и те, которые изменять не рекомендуется. Как вы думаете, что случится, если щелкнуть на столбце типов данных для поля Описание и изменить тип с текстового на числовой? Поскольку вводимые данные не являются числами, то при сохранении таблицы Access попросту избавится от некорректных данных! К счастью, при этом будет выведено предупреждение , которое появляется при попытке неверно указать параметры таблицы. Щелкните в окне предупреждения на кнопке Нет.
Добавление смарт-тегов
Этот раздел посвящен нововведению Access 2003 — смарт-тегам. Применять смарт-теги в обязательном порядке вовсе не требуется, тем не менее они используются в некоторых ситуациях.
В Excel 2002 (и Excel 2003) также используются смарт-теги, предназначены для отображения ошибок, связанных с таблицей, и предоставления возможных вариантов решения проблемы. По сути, смарт-тег — это значок, при щелчке на котором динамически отображаются некоторые сведения. Например, такой значок позволит вам получить данные из Интернет или выполнить определенные операции. Чаще всего смарт-теги применяются с целью автоматизации операций, связанных с обработкой данных других программ. Смарт-теги предоставляются Microsoft и некоторыми другими компаниями, причем, как правило, совершенно бесплатно. Более того, пользователи могут создавать и собственные смарт-теги.
В этом разделе мы добавим смарт-тег к полю, и формы будут наследовать его свойства. При наведении указателя мыши на элемент управления формы, содержащий смарт-тег, справа от этого элемента появится небольшой значок. Щелчок на значке позволит активизировать ссылку смарт-тега и загрузить необходимую информацию или же выполнить некоторые действия автоматически.
В нашем случае с помощью смарт-тега будет получена информация о погодных условиях, предоставляемая компанией MSNBC. Это бесплатный сервис, однако нам потребуется смарт-тег, который можно загрузить с Web-сайта по такому адресу: http://www.msnbc.com/tools/newstools/d/smart_tags.asp. Следуя изложенным на странице инструкциям, загрузите смарт-тег на свой компьютер. Теперь, чтобы получить прогноз погоды, достаточно выполнить один щелчок мышью. Имея в своем распоряжении смарт-теги, поставляемые совместно с Access 2003, вы можете обойтись без загрузки каких-либо продуктов из Интернет. В приведенном ниже примере показано, как устанавливается смарт-тег, однако ваш выбор не ограничивается этим тегом — вы можете воспользоваться любым другим.
Добавим смарт-тег к таблице Каталоги.
1. Выберите ссылку Таблицы в окне База данных, затем таблицу Каталоги и щелкните на панели задач Access на кнопке Конструктор.
2. Выберите строку поля Имя (используется по умолчанию), к которому будет добавлен смарт-тег.
3. Найдите свойство Смарт-теги. Это последнее поле в разделе Свойства поля в нижней области экрана. Щелкните на этом поле, после чего появится кнопка построения (с изображением трех точек). Щелкните на ней для открытия диалогового окна Смарт-теги.
4. Выберите смарт-тег Local News on MSNBC. com. Если тег недоступен и (или) не загружается, выберите другой подходящий тег и щелкните на кнопке ОК.
5. СсылканатегбудетдобавленавполесвойстваСмарт-теги. Щелкните на кнопке Сохранить и закройте таблицу. Щелкните на кнопке Вид на панели инструментов конструктора, и вы сможете просмотреть добавленные смарт-теги. Каждому названию в поле Имя будет соответствовать значок с изображением небольшого черного треугольника в нижнем правом углу. Значок свидетельствует о том, что полю назначен смарт-тег. Перенесите указатель мыши на любой треугольник, и появится значок смарт-тега. Щелкните на нем для отображения параметров тега. После щелчка на указанном значке появится ниспадающий список с информацией для загрузки. Выберите параметр Weather Forecast (прогноз погоды) для запуска обозревателя и подключения к Web-сайту (если соединение с Интернет отсутствует, появится запрос на подключение).
Работа с данными в таблицах
Научившись планировать и создавать таблицы, можно переходить к работе с содержащимися в них данными. Из этого раздела вы узнаете, как вводить данные, как управлять таблицей в режиме таблицы и использовать функцию автозамены, встроенную во все программы пакета Microsoft Office. Режим таблицы Существует несколько методов просмотра объектов в окне База данных. Мы же назовем два основных из них.
Первый — это режим конструктора, предназначенный для изменения структуры таблицы, например ее полей или первичного ключа. Однако для непосредственной работы с данными требуется выбрать другой режим — режим таблицы. Режим таблицы уже применялся в этой главе несколько раз, в частности при создании таблицы Типы. Рассмотрим его более подробно.
Таблица Каталоги в режиме таблицы
Для открытия таблицы в данном режиме достаточно дважды щелкнуть на ее имени в окне База данных. Кроме того, можно один раз щелкнуть на ее имени, а затем на кнопке Открыть или же щелкнуть на имени таблицы правой кнопкой мыши и выбрать команду Открыть. Для ввода или редактирования данных необходимо щелкнуть на нужной ячейке, а для переключения между режимами ввода новых символов и перезаписи уже существующих символов следует нажать клавишу . Если при вводе данных была допущена ошибка, нажмите комбинацию клавиши (нажмите клавишу и, не отпуская ее, нажмите клавишу ) или же клавишу . Для отмены всех изменений, внесенных в текущую запись, следует дважды нажать комбинацию клавиш . Изменения не будут сохранены Access, пока вы не перейдете к следующей строке базы таблицы. При необходимости добавить в таблицу новую запись щелкните на строке, отмеченной звездочкой (*), — она назывHся индикатором новой записи. Затем введите данные, которые будут сохранены в этой записи. Для сохранения добавленных данных щелкните на любой другой строке. Кроме того, их можно сохранить, нажав комбинацию клавиш Ctrl+Enter или выбрав команду Записи1^Сохранить записи. Кнопки навигационной панели, располагаемой в нижней области таблицы, можно использовать для перехода между записями одной таблицы. Эти кнопки позволяют перейти к первой, предыдущей (расположенной до текущей записи), следующей (расположенной после текущей записи), последней и новой строкам записи. Кроме того, можно щелкнуть на поле ввода текущей записи и указать номер строки таблицы, к которой требуется перейти. Широкое поле деятельности открывается для всех желающих изменить внешний вид таблицы.