Для того, чтобы таблица выглядела аккуратно, красиво необходимо настроить форматы содержимого ячеек, а так же размеры ячеек.
Программа пытается распознать тип данных еще при вводе и старается отобразить их более наглядным образом. При этом текстовые данные выравниваются по левому краю клетки, а числовые по правому.
Для изменения формата данных в выделенном диапазоне ячеек необходимо щелкнуть на панели форматирования по кнопке с необходимым форматом:
1. Денежный формат
2. Процентный формат
3. Формат с разделителями
Причем разрядность (количество знаков после запятой) можно как увеличить, так и уменьшить.
На панели форматирования можно установить Границы, Цвет заливки, Цвет шрифта выбранного диапазона ячеек.
Для более точного форматирования данных в выбранном диапазоне ячеек необходимо дать команду Формат → Ячейки. Открывается диалоговое окно "Формат ячеек" содержащее группу вкладок.
Вкладка Число позволяет выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек.
Вкладка Выравнивание задает метод выравнивания и угол наклона надписи.
Вкладка Шрифт определяет гарнитуру и начертание шрифта.
Вкладка Граница позволяет задать рамки изображения внешних и внутренних границ диапазона.
Вкладка Вид служит для управления цветовым оформлением.
Изменять ширину и высоту ячейки или выделенного диапазона можно методом перетаскивания границы между строками или столбцами.
Если установить указатель мыши на границе между заголовками столбцов и выполнить двойной щелчок в тот момент, когда указатель превращается в двунаправленную стрелку, столбец автоматически форматируется по методу авто подбора.
Для более точной подстройки следует дать команду Формат → Строка или Формат → Столбец и выбрать подходящую команду, т.е. установить точные размеры
Сложные формулы и стандартные функции.
Вычисления, которые позволяет производить программа не ограничена простыми арифметическими операциями.
Автоматическая сумма
Программа позволяет осуществить суммирование смежных ячеек, например, таким способом:
1. Выделить диапазон ячеек, в который должна входить ячейка, не содержащая данных
2. Нажать кнопку на панели инструментов
3. Снять выделение
Программа позволяет выполнять более сложные вычисления. Для этого используются встроенные стандартные функции. Excel предлагает несколько сотен встроенных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х – аргумент, f - функция, у – результат вычисления функции.
Для вставки функции в формулу необходимо:
1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением . Появится окно "Мастер функции".
2. В списке "Категория" выбирать нужную категорию функций, а затем в списке "Функция" выбирать конкретную функцию.
3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе.
4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.
Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.
Сложные формулы и стандартные функции.
Вычисления, которые позволяет производить программа не ограничена простыми арифметическими операциями.
Автоматическая сумма
Программа позволяет осуществить суммирование смежных ячеек, например, таким способом:
1. Выделить диапазон ячеек, в который должна входить ячейка, не содержащая данных
2. Нажать кнопку на панели инструментов
3. Снять выделение
Программа позволяет выполнять более сложные вычисления. Для этого используются встроенные стандартные функции. Excel предлагает несколько сотен встроенных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х – аргумент, f - функция, у – результат вычисления функции.
Для вставки функции в формулу необходимо:
1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением . Появится окно "Мастер функции".
2. В списке "Категория" выбирать нужную категорию функций, а затем в списке "Функция" выбирать конкретную функцию.
3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе.
4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.
Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.
Содержимое таблиц Ассеss
Основные элементы таблиц Ассеss это:
• поля;
• записи;
• первичный ключ.
Поле — это наименьший блок данных в базе. Например, для дипломной работы была создана базе данных растений в которой такие поля, как «Имя». «Латинское имя». «Учица» и «Город». Каждый блок данных описывается одним или несколькими полями. При разработке таблиц Ассеss создается необходимое количество полей.
Заполненные поля таблицы формируют запись. В одних таблицах записи вообще могут отсутствовать (если не введены никакие данные). а в других их количество может составить несколько тысяч или даже миллионов. К примеру, в таблице растений каждого растения выделено по одной записи. Создавать записи можно только после создания полей, иначе данные некуда будет вводить.
Каждая создаваемая таблица должна в обязательном порядке содержать первичный ключ. Этот ключ, как вы уже знаете, представляет собой поле (или группу полей), уникально идентифицирующее каждую запись в таблице. Несколько позже мы объясним, как указать для Access поле, содержащее первичный ключ.
Создание простой таблицы
По мере работы с Access становится очевидным, что выполнить одну и ту же задачу можно несколькими способами. Далее описаны три метода создания в данном приложении новой таблицы:
• ввод данных в пустую таблицу — поля в таблице создаются Access (метод хорошо знаком пользователям программы Microsoft Excel);
• использование мастера — мастер позволяет поэтапно создавать таблицу определенного типа;
• работа с конструктором — характеристики каждого поля вводятся вручную (это самый эффективный и удобный метод разработки таблиц).
Начнем же мы с построения таблицы Типы методом простого ввода данных. Работа должна производиться в такой последовательности. Для создания таблицы необходимо выполнить следующие действия.
1. Запустите Access.
2. На панели задач Создание файла выберите ссылку Новая база данных. Присвойте файлу базы данных имя Растения.mdb и щелкните на кнопке Создать.
3. В окне Растения: база данных щелкните на ссылке Таблицы.
4. Дважды щелкните на ссылке Создание таблицы путем ввода данных для открытия пустой таблицы.
5. Щелкните на первой строке базы данных и введите значение 1.
6. Нажмите клавишу для перехода в следующий столбец и введите значение Декоративное.
7. Воспользовавшись мышью или клавишами курсора, перейдите в первый столбец второй строки. Продолжайте ввод данных в таблицу, пока не получите результат.
8. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке первого столбца, имеющего имя Поле1. Выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец для выделения текущего имени поля. Введите новое имя — Номер типа — и нажмите клавишу. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке поля9. Существует и другой способ переименования столбца: дважды щелкните на заголовке второго столбца с именем Поле2. Измените имя Поле! на Описание и нажмите клавишу
10. Выберите команду Файл<=>Сохранить для открытия диалогового окна Сохранение. Введите имя Типы, после чего щелкните на кнопке ОК.
11. Появится диалоговое окно Access, в котором сообщается, что ключевые поля не заданы, поскольку при создании таблицы путем ввода данных первичный ключ указать невозможно. Щелкните на кнопке Нет.
12. Пустые ячейки в таблице исчезнут (за исключением одной пустой строки, о чем более подробно будет рассказано далее в этой главе), а таблица получит новое имя. Щелкните на кнопке Закрыть, и работа с этой таблицей будет завершена.
Поздравляем с созданием первой таблицы Access!
Использование мастера создания таблиц
Для обеспечения более эффективной работы рекомендуем воспользоваться специальным мастером создания таблиц. Этот мастер позволяет строить поля, coответствующие самым разнообразным требованиям. С его помощью мы создадим базовую структуру таблицы Каталоги.
Итак, для создания таблицы Каталоги необходимо выполнить такие действия.
1. Дважды щелкните на ссылке Создание таблиц с помощью мастера в разделе Таблицы окна База данных. Как и в большинстве случаев, мастер запросит ввод - определенной информации и предоставит для этой цели несколько панелей. В каждой такой панели отображается содержимое окна мастера, а для перехода между панелями предназначены кнопки Назад и Далее.
2. В первой панели мастера выберите переключатель Деловые и образец таблицы Список рассылки (эти опции выбраны изначально). Вы видите, что в прокручиваемом списке содержится немало и других таблиц. В данном случае выбрана таблица, структура которой похожа на структуру создаваемой нами таблицы.
3. Теперь перенесем требуемые поля из списка Образцы полей в область Поля новой таблицы. Этот интерфейс с двумя окнами часто встречается в Access. Например кнопки, с помощью которых можно переносить поля из одного окна в другое. Щелкните на кнопке Перенести одно поле и выберите поля ИмяОрганизации, Адрес, Город, Область, ПочтовыйИндекс, Страна/Регион и Заметки (в начальном плане поле адреса имело имя Улица, но в данном случае подойдет и имя Адрес).