Создание базы данных 5 (стр. 2 из 2)

Аналогичным образом создаем связь с таблицей «Судьи по уголовным делам».

Закрываем окно «Схема данных». В окне базы данных нужно дважды щелкнуть на значке таблицы «Судьи по гражданским делам». В открывшемся окне таблицы видны небольшие знаки «плюс», расположенные в левой части записей. Их наличие говорит о наличии связи ключевого поля таблицы с другой таблицей.

Щелкаем на знаке «плюс» записи для «Загидуллин Айнур Рустамович», откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы «Помощники судей» значение поля Код которых равно величине одноименного поля записи для «Загидуллин Айнур Рустамович».

3. Создание запросов в Microsoft Access.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, выполнять встроенные или специальные вычисления. Запросы также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

В Microsoft Access после создания таблиц и организации связей между ними создаются запросы.

Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. В этом случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные и заполнить бланк запроса.

Для осуществления запроса необходимо выполнить следующие последовательные действия: В окне базы данных переходим к вкладке «ЗАПРОСЫ» и щелкаем кнопку «СОЗДАТЬ»; В диалоговом окне «НОВЫЙ ЗАПРОС» выбираем команду “Конструктор” и щелкаем кнопку OK; В диалоговом окне «ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ» выбираем нужную вкладку; Для добавления объектов в запрос дважды щелкаем кнопкой мыши на имени каждого добавляемого объекта, а затем щелкните кнопку «ЗАКРЫТЬ».

Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, нужно убедиться, что между собой их соединяет линия. Для Microsoft Access это означает, что данные связаны. Если же линий нет, создадим их (устанавливаем курсор мыши на связываемое поле первой таблицы, нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещаем курсор на связываемое поле другой таблицы). Добавляем поля в запрос перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса. Внесём в запрос необходимые усовершенствования, а именно: определим условия отбора, порядок сортировки, создаём вычисляемые поля. Для сохранения запроса выберем пункт меню «ФАЙЛ» команду «Сохранить».

Рассмотрим форму создания запроса на примере таблицы «Судьи по гражданским делам» и «Судьи по уголовным делам». В окне запроса вводим следующее название полей: «Фамилия». В условии отбора для поля «Фамилия» вводим «=-ова, -ева».

4. Создание форм в Microsoft Access.

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

В Microsoft Access версии 2003 форма расположена в меню «Вставка». Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Помощники судей» выглядит так:

5. Создание отчетов в Microsoft Access.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

―Конструктор,

―Мастер отчетов,

―Автоотчет: в столбец,

―Автоотчет: ленточный,

―Мастер диаграмм,

―Почтовые наклейки.

Например, для таблицы «Судьи по гражданским делам» отчет выглядит следующим образом:

Заключение:

СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.

Список использованной литературы:

1. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. Учебное пособие / Под ред. Н.В.Макаровой. 3-е изд. М.: Финансы и статистика, 2004.

2. Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2009. – 640с.

3. Лазарев И.П.. “Microsoft Access для чайников”.. СПб – Питер, 2004. – 256 с.

4. Марченко А. П. Microsoft Access : Краткий курс. – СПб.: Питер, 2005. – 288 с.