2. 3. Системы бизнес - аналитики (BI)
Идея программ искусственного интеллекта, способных делать знания экспертов достоянием пользователей зародилась в 50-60-е годы XX века[43]. Эти системы применяются в наше время в военном деле, технической диагностике, финансовом и производственном планировании, медицине, программировании и маркетинге.
Системы бизнес – аналитики относятся к системам искусственного интеллекта, способных успешно заменять экспертов в финансовом и инвестиционном анализе. Они способны за максимально короткий промежуток времени дать максимально точный ответ на запрос о финансовом состоянии организации на основе данных бухгалтерской отчётности анализируемой организации и встроенных методик анализа, разработанных на основе опыта финансовых экспертов, занимающихся практической деятельностью[44].
Несмотря та то, что модуль финансового планирования с системами бизнес - аналитики стал устанавливаться уже на системах MRP II, многие российские предприятия предпочитают пользоваться отечественными разработками систем бизнес – аналитики, которые лучше ориентированы под отечественные условия ведения бизнеса.
Способность предприятий эффективно и своевременно внедрять системы бизнес - интеллекта в значительной степени определяет их успех и даже выживание в современных экономических условиях[45]. Подобрав соответствующую методику, архитектуру и технологии, предприятие, взявшее на вооружение стратегию BI, может получить большие выгоды.
Использование программ финансового анализа позволяет организации:
─ Ускорить и упростить процесс получения прогнозов развития финансовой ситуации на предприятии. Компьютерная техника позволяет проводить сложные математические вычисления в максимально короткий промежуток времени, причём исключается «человеческий фактор» - ошибки, которые может сделать человек по невнимательности.
─ Иметь подготовленные на единой методологической основе варианты последствий управленческих решений. Использование комплекса компьютерных моделей позволит формировать единую стратегию финансового управления на предприятии и является стимулом к формированию аналитической службы предприятия как единого законченного подразделения.
─ Оптимизировать процесс обработки и получения необходимой финансовой информации. Данные для анализа экспортируются из программ бухгалтерского учёта, обрабатываются, и сразу же выносится заключение о финансовом состоянии и прогнозная динамика на будущее как в табличной форме, так и, как правило, в виде графиков и диаграмм.
Глава 3. Внедрение АИС в организации
3. 1. Внедрение ERP системы SAP на ООО «Сургутгазпром»
ООО "Сургутгазпром" - одно из крупнейших предприятий Западной Сибири, занимающееся транспортировкой и переработкой газа и газового конденсата. Компания является дочерним подразделением ОАО "Газпром".
Годовой объем транспортировки газа превышает 65 млрд. куб., общая протяженность системы магистральных трубопроводов 6,5 тыс. км, в системе работают 16 компрессорных станций, около 230 газоперекачивающих аппаратов, численность работников предприятия составляет 14 тысяч человек.
ООО "Сургутгазпром" стало первопроходцем в отрасли на пути решения задач информационного обеспечения производственно-хозяйственной деятельности благодаря успешному внедрению первого этапа АИС предприятия на базе системы SAP R/3. Большая прозрачность, усовершенствованные информационные потоки данных и сокращение затрат являются подтверждением правильности выбранной предприятием стратегии, Одной из особенностей работы SAP AG является сотрудничество с ведущими в отрасли консалтинговыми фирмами, расположенными по всему миру. Так с ООО "Сургутгазпром", наряду со специалистами консалтингового подразделения SAP C.I.S., работает московская компания ЗАО "ИКТ-КОНСАЛТ" - ведущий интегратор в области внедрения корпоративных систем управления предприятий топливно-энергетического комплекса.
Ha первом этапе реализации проекта внедрения системы SAP R/3 была выработана программа создания и развития вычислительного комплекса предприятия на базе бизнес - систем SUN Microsystems. Вычислительные комплексы компании SUN Microsystems отличаются высокой производительностью и надежностью. Это позволяет увеличить жизненный цикл систем на предприятии. Высокая эффективность аппаратного комплекса достигнута формированием оптимального системного ландшафта серверной группы для систем ведения разработок, тестирования и промышленной эксплуатации. Выбранная конфигурация аппаратных средств позволяет наращивать мощности и производительность системы за счет модернизации существующих и приобретения новых компонентов.
Преимущества, полученные предприятием от внедрения системы SAP R/3, связаны с высокой степенью интеграции решаемых функций, которая в значительной мере совершенствует информационные потоки, увеличивает прозрачность информации внутри предприятия.
Ведение в системе SAP R/3 функций бухгалтерского учета и отчетности позволило в едином информационном пространстве организовать поддержку принимаемых руководством решений по вопросам управления дебиторской и кредиторской задолженностями, формирования сводной отчетности по подразделениям предприятия. Это позволило повысить степень надежности и оперативности финансовых отчетов.
Централизация учета затрат в системе SAP R/3 позволила организовать на предприятии их автоматизированный учет по видам и местам возникновения, а также обеспечить расчеты фактической себестоимости продукции и услуг.
Территориальная разобщенность структурных подразделений, отсутствие устойчивой надежной телекоммуникационной связи потребовали серьезных усилий по интеграции централизованной системы R/3 с распределенными по подразделениям локальными системами. Были модернизированы существующие системы связи, АРМы, написаны необходимые интерфейсы, проведены организационно-технические мероприятия, разработаны соответствующие процедуры, обеспечивающие доставку, обработку и актуализацию данных.
Можно выделить следующие решающие факторы успеха проекта:
─ Создание в ходе проекта мощной проектной команды со стороны Заказчика, которая решала организационные и технологические вопросы и выполнила основной объем работ. Всего в проекте на разных стадиях активно участвовало до 50 специалистов предприятия. В проектные группы были приглашены высококвалифицированные специалисты, уже имевшие успешный опыт такой работы, а также ведущие работники службы АИС и функциональных подразделений, которые прошли соответствующее обучение и переподготовку.
─ Председателем управляющего совета являлся Главный инженер ООО "Сургутгазпром". Руководителем проекта - заместитель Главного инженера по автоматизации.
─ Общая постановка задачи, активное участие в управлении проектом и реализации принятых решений руководства ООО "Сургутгазпром". Так на 1-м этапе внедрения в течение 1998-1999 гг. все 17 заседаний Управляющего совета прошли под личным руководством Генерального директора и Главного инженера при активном участии Главного бухгалтера и других руководителей.
─ Совместная работа всех субподрядчиков в общей команде, при ответственности основного подрядчика по проекту ЗАО "ИКТ-КОНСАЛТ".
─ Согласование принимаемых решений на уровне головной компании ОАО "Газпром".
В результате реализации 1-го этапа проекта на ООО "Сургутгазпром" действует интегрированная, распределенная система управления, позволившая централизовать управление финансовыми потоками.
В 2001 году завершился первый этап проекта по автоматизации логистических процессов с использованием функциональности модулей ММ и SD системы SAP R/3 и интеграцией с действующими локальными системами. Целью внедрения является совершенствование механизма управления материально-техническими ресурсами во всех структурных подразделениях на основе интеграции данных материальных и финансовых потоков.
Результатами реализации проекта уж в начале 2002 года стали изменения организационной структуры и бизнес-процессов материально-технического снабжения предприятия. В настоящее время предприятие приступило к реализации проекта управления персоналом, планирует внедрение функциональности модуля РМ (Техническое обслуживание и ремонт оборудования), а также использование программных систем Business Information Warehouse (Хранилище данных) и Strategic Enterprise Management (Стратегическое управление предприятием) компании SAP AG.
В рамках проекта предполагалось не столько настроить систему R/3 на бизнес-процессы ООО "Сургутгазпром", сколько проанализировать деятельность Заказчика в области управления персоналом. Разработать его стратегию в этой области, проанализировать и оптимизировать бизнес-процессы, функциональные обязанности подразделений. После чего воплотить в систему "R/3" оптимизированные или вновь созданные бизнес-процессы.
В результате обследования были выявлены функциональные разрывы в деятельности подразделений связанных с управлением персоналом, несоответствие в полномочиях некоторых подразделений.
Составленный по результатам обследования отчёт инициировал глубокое и всестороннее обсуждение проблем среди среднего и высшего руководства компании. По результатам обсуждения Советом директоров компании было принято решение об оптимизации бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом.