По такому же принципу создаем запрос на основе таблиц Изделия, Договор, Заказчики, ТТН, ПП, Спец-я ПП.
6. Создание отчетов.
MS Access позволяет создать макет отчета определенной структуры. В создании отчета много общего с созданием формы. Но, через отчеты нельзя вводить, удалять, добавлять и редактировать данные в таблицах. В отчет могут быть включены данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов. Макет отчета определяет состав и расположение:
- Заголовка отчета,
- Заголовков полей отчета,
- Значений полей, входящих в отчет,
- Значений вычисляемых реквизитов.
При конструировании макета отчета имеется возможность группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут вычисляться итоги с поясняющим текстом. Отчет может быть создан с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора отчетов. Проще создать отчет с помощью Мастера отчетов, а затем доработать его в режиме Конструктора отчетов.
6.1 Получение отчета с помощью мастера отчетов.
Нам необходимо создать отчет по результатам запроса Подсчет изделий по складу квартально. Для создания отчета выполним следующие действия:
Þ В окне база данных выбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.
Þ В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос Подсчет изделий по складу квартально. В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет (кнопка >>).
Þ В окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать таблицу Изделие. В окне Доступные поля выбрать для включения в отчет поле наименование изделия(кнопка >).Аналогично добавить поле КОЛ из таблицы С-ция ЦН и поле КОЛ из таблицы С-ция ТТН. Нажать кнопку Далее.
Þ В следующем окне не задаем порядок сортировки (по умолчанию принят порядок сортировки По возрастанию). Нажать на кнопку Итоги, в открывшемся окне установить галочку напротив в столбце Sum. Также справа поставить галочку Только итоги. Нажать Ок. Нажать Далее.
Þ В следующем окне выбрать макет По левому краю 1. Ориентация – Книжная. Нажать Далее.
Þ Далее выберем стиль отчета – Спокойный. Далее.
Þ В следующем окне задать имя отчета: Подсчет изделий по складу. Отметить галочкой Просмотр отчета и нажать Готово.
Этот отчет имеет некоторые недостатки. Его можно откорректировать с помощью конструктора отчетов.
6.2 Корректировка макета отчета с помощью Конструктора отчетов.
Чтобы войти в конструктор отчетов следует нажать кнопку Вид на панели инчтрументов. Если отчет закрыт, то для его корректировки выбрать объект Отчеты, сделать активным отчет Стоимость неоплаченного товара по договору и нажать кнопку Конструктор. Теперь можно корректировать.
Конструктор отчетов имеет много общего с конструктором форм. Окно констурктора отчетов содержит следующие раздел:
6.3 Вывод отчета на печать.
Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью кнопки Печать на панели инструментов или команды Файл/Печать.
Распечатаем отчет. Он будет иметь вид:
7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм.
Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных Access можно использовать кнопочные формы (или меню).
Кнопочная форма (КФ) – это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд. На панели кнопочной формы должны быть размещены кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода из приложения (базы данных). При создании КФ предусматривается кнопка для изменения самой КФ.
Все страницы КФ представлены двумя уровнями.
1 уровень – главная страница формы .
2 уровень – страницы Добавление данных, редактирование данных.
Порядок создания кнопочной формы с помощью Диспетчера кнопочных форм (ДКФ):
- Открыть базу данных и выбрать в меню Сервис/ Служебные программы/ Диспетчер кнопочных форм
- Подтвердить создание кнопочной формы – Да.
- В окне ДКФ создать список всех страниц кнопочной формы разных уровней.
В окне ДКФ всегда существует главная страница кнопочной формы – Main Switchboard.
С помощью кнопки Создать сформировать последовательно список страниц кнопочной формы: Договора, Платежные поручения, товарно-транспортные накладные, Цеховые накладные, Задание 24
Для создания содержания главной страницы кнопочной формы необходимо в окне ДКФ выделить ее в списке и нажать кнопку Изменить. В окне Изменение страницы кнопочной формы создать ее элементы с помощью кнопки Создать. Для создания элемента Договора нажать кнопку Создать и Нажать ОК. По аналогии создать элементы Платежные поручения, товарно-транспортные накладные, Цеховые накладные, Задание 24.
Для создания содержания страницы Договора, (второй уровень) выделить ее и нажать кнопку Изменить.
В окне Изменение страницы кнопочной формы создать элемент для данной кнопочной формы с помощью кнопки Создать. Сформировать в окне Изменение элементов кнопочной формы элемент для формы ДОГОВОР, команду открыть форму для изменения.По аналогии создаются элементы Платежные поручения, товарно-транспортные накладные, Цеховые накладные, Задание 24
С помощью кнопки Закрыть выйти из Диспетчера кнопочных форм.
В окне БД перейти к объектам Формы. В списке добавилось название новой формы - Main Switchboard. В списке Таблиц добавилась новая таблица - Switchboard Item, в которой отображена структура созданной кнопочной формыТак же как и другие объекты БД, кнопочную форму можно редактировать в режиме Конструктор, изменять цвета заливки и фона, вставлять рисунки.
Чтобы главная кнопочная форма запускалась при открытии базы данных, надо задать параметры запуска. Для их формирования выполнить команду главного меню
В диалоговом окне Параметры запуска в окне Вывод формы/страницы: выбрать Switchboard, нажать ОК.
Эта команда реализуется при токрытой базе данных и созданной кнопочной форме.