5. В левой панели окна Параметры Excel выберите пункт Правописание. В правой панели нажмите кнопку Параметры автозамены. Появится окно Автозамена.

6. В поле заменять введите фЗ.

7. В поле На введите фирма «Загвоздка» и щелкните по кнопке ОК. Если вы хотите добавить еще какие-то слова, щелкните на кнопке Добавить и наберите их в соответствующих полях. Завершив настройку, щелкните на кнопке ОК в окне. Подтвердите замену. Окно Автозамена закроется.

Рис 4.1.

8. Нажмите ОК. Окно Параметры Excel закроется.

9. Щелкните на ячейке А1.

10. Наберите фЗ и нажмите Enter. В ячейку будет введено словосочетание фирма «Загвоздка».

11. Проверьте пункт 3 этого задания.

4.2. Как ввести в ячейки последовательности данных

Последовательности данных, а именно: одинаковые данные, арифметические прогрессии, списки, - вводятся с помощью маркера автозаполнения

Стандартные списки

В этом упражнении вы научитесь вводить последовательности данных в группы ячеек с помощью функции Автозаполнение. Excel поддерживает ряд стандартных последовательностей, таких как 1,2,3…; названия месяцев или дней недели. Введем названия месяцев.

1. Выделите ячейку С10.

2. Наберите название месяца Март и нажмите Enter.

3. Для ввода названий остальных месяцев первых двух кварталов финансового года щелкните снова на ячейке С10 и перетащите маркер автозаполнения

к ячейке H10.

Названия месяцев или дней недели можно вводить как полностью, так и в сокращенном виде. Автозаполнение происходит в том же формате, в котором вы ввели первый элемент последовательности.

Рис 4.2.

Списки пользователя

1. В ячейке B11 наберите слово Приход.

2. Маркером автозаполнения

ячейку B11 протащите вниз до ячейки B20.

3. Возможны два варианта:

· Десять раз повторяется слово Приход. Это значит, что на компьютере никто еще не задавал такого хозяйственного списка.

· Появился хозяйственный список из 10 разных строк. Это значит, кто-то уже научил Excel такому списку. В этом случае задумайте какие-нибудь два изменения в строках 2-10, например, «исправить первые буквы пунктов на большие или маленькие».

Зададим или исправим хозяйственный список из 10 строк.

4. Щелкните кнопку Office, затем кнопку Параметры Excel. Появится окно Параметры Excel.

5. В левой панели окна Параметры Excel выберите пункт Основные. В правой панели нажмите кнопку Изменить списки. Появится окно Списки.

6. Если в пункте 3 повторилось 10 раз слово Приход, то выполните пункты 7-9 далее, иначе, если появился хозяйственный список, то выполните пункты 10-12.

7. Убедитесь, что в поле Списки выделен пункт Новый список.

8. В поле Элементы списка наберите: ПриходEnter, Затраты на товарыEnter, Полная выручка Enter , Статьи расходовEnter , РекламаEnter , Аренда помещенийEnter , Налоги и выплатыEnter , Проценты по кредитамEnter , Расходы всегоEnter , ПрибыльEnter. Проверьте, должно быть 10 строк.

Рис 4.3.

9. Щелкните по кнопке Добавить. Ваш новый список включен в поле Списки. Щелкните ОК и еще ОК. Далее к пункту 13.

10. Убедитесь, что в поле Списки выделен пункт Приход, Затраты на товары,… а в поле Элементы списка по вертикали расположен хозяйственный список.

11. В поле Элементы списка сделайте задуманные в п. 3 изменения.

12. Щелкните на кнопке ОК

13. На листе Бюджет выделите ячейку В11 со словом Приход.

14. Перетащите маркер автозаполнения вниз на девять строк к ячейке В20. Выделенные ячейки автоматически заполнятся введенной последовательностью заголовков.

Повторение чисел

Месячные расходы в нашей фирме составляли на рекламу 4000 рублей в месяц, на аренду 500 рублей в каждый из 6 месяцев.

15. В ячейке C15 наберите число 4000.

16. Маркером автозаполнения протащите это число вправо на 5 ячеек до ячейки H15.

17. В 6 ячейках появятся одинаковые числа 4000.

18. Аналогично в ячейках C16:H16 задайте 6 одинаковых чисел 500.

Прогрессия с шагом 1

Месячные расходы в нашей фирме по налогам в марте составляли 240 рублей и увеличивались на 1 ежемесячно.

1. В ячейке C17 наберите число 240.

2. При нажатой клавише Ctrl маркером автозаполнения протащите это число вправо на 5 ячеек до ячейки H17.

3. В 6 ячейках появятся числа 240, 241, 242, 243, 244, 245 (прогрессия с шагом 1).

Прогрессия с любым шагом

Месячные расходы в нашей фирме по процентам в марте составляли 800 рублей и увеличивались на 7 ежемесячно.

1. В ячейке C18 (за март) наберите число 800.

2. В ячейке D18 (за апрель) наберите число 807.

3. Выделите блок из двух ячеек C18, D18

4. Маркером автозаполнения протащите блок вправо на 4 ячейки до ячейки H18.

5. В 6 ячейках появятся числа 800, 807, 814, 821, 828, 835 (прогрессия с шагом 7).

4.3. Не быстрый ввод

В двенадцати ячейках, 2 раза по шесть ячеек, в ячейках C11:H11 и C12:H12 введите приходы и затраты на товары с марта по август. Столбец Всего и строку с полной выручкой не заполнять.

Рис 4.4.

5. Действия с рабочими книгами

В MicrosoftExcel файлы носят названия рабочих книг. Рабочие книги могут содержать несколько рабочих листов, листов диаграмм или модулей VisualBasic. Excel позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваивать им имена.

Каждая новая рабочая книга имеет 3 чистых рабочих листа. В нашей рабочей книге три рабочих листа с названиями Лист1, Лист2, Лист3.

5.1. Как перемещаться по рабочей книге

Выбирать различные рабочие листы из рабочей книги можно, щелкая на соответствующих ярлычках в нижней части листов. Используя кнопки со стрелочками (кнопки прокрутки ярлычков) в левом нижнем углу экрана, можно переместиться к ярлычку первого листа рабочей книги, к последнему листу и т.д. С помощью клавиатуры перемещения производятся клавишами Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown. Проверьте все эти 3 способа.

5.2. Как задать имена листов

1. Щелкните дважды на ярлычке Лист1. Слово Лист1 станет выделенным.

2. Наберите Бюджет 2008 и нажмите Enter . Рабочему листу Лист1 присвоено имя Бюджет 2008.

Рис 5.1.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист2. В контекстном меню выберите Переименовать. Слово Лист2 станет выделенным. Лист2 переименуйте в Первый квартал.

Длина названий листов должна быть не более 31 символа с учетом пробелов.

5.3. Добавление листов

Добавим три листа тремя разными способами.

Правая кнопка мыши

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист3 и выберите команду Вставить из контекстного меню. Откроется диалоговое окно вставки.

2. Выберите на вкладке Общие значок Лист и щелкните на кнопке ОК.

3. Новый лист Лист4 будет вставлен слева от текущего листа.

Клавиша Ctrl

1. Отметьте ярлычок листа Лист3.

2. При нажатой клавише Ctrl перетащите ярлычок Лист3 налево перед Лист4.

3. Слева появится новый лист Лист3(2). Клавиша Ctrl на перетаскивании умеет копировать листы.

Всего теперь в книге присутствует шесть рабочих листов.

5.4. Перемещение листов

В этом упражнении вы переместите листы на новые места в рабочей книге.

1. Щелкните на ярлычке листа Лист3.

2. Перетащите ярлычок листа влево и отпустите кнопку мыши только тогда, когда маленький треугольничек окажется справа от листа с названием Первый квартал.

3. Аналогично упорядочите остальные листы.

4. Щелкните мышью на ярлычке листа Бюджет 2008.

Теперь рабочий лист выглядит следующим образом.

Рис 5.2.

5.5. Группы листов

Вы можете выделить сразу несколько рабочих листов, причем смежные листы можно выделить, щелкнув на ярлычках первого и последнего рабочих листов при нажатой клавише Shift. Несколько несмежных листов можно выделить, если нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлычках требуемых рабочих листов.

Выделив несколько рабочих листов, вы можете вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого выделите группу рабочих листов и введите данные в один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов.

В этом упражнении вы выделите несколько рабочих листов и введете в них данные.

1. Перейдите на Лист5, щелкнув на его ярлычке.

2. Щелкните на ярлычке Лист4. На экране появится предыдущий лист рабочей книги.

3. Нажмите клавишу Shift, и, не отпуская клавишу, щелкните на ярлычке Бюджет2008. Пять листов из 6-ти станут выделенными, причем активным останется Лист4. При выделении нескольких листов Excel переходит в режим группового редактирования, и в заголовке окна появится слово Группа.

4. Выделите ячейку В3 на Лист4.

5. Напечатайте Максим Софт и нажмите Enter.

6. Щелкните на невыделенном ярлычке Лист5. При этом пять листов перестают быть выделенными, а текущим становится Лист5.

7. Пощелкайте по ярлыкам листов. Смотрите, во всех листах кроме Лист5 в ячейках B3 появились слова Максим Софт. Вводили в один лист, а появилось в 5 листах.

Базовые навыки для работы в Excel (стр. 4 из 10)