3. Задание механизма ценообразования, в результате чего пользователи получают возможность контролировать и быстро менять цены на отдельные товары и группы товаров.
4. Интерфейс системы обеспечивает удобную работу с большим номенклатурным рядом товаров.
5. Ведется учет всех торговых операций.
6. Системой поддерживается мультивалютный учет.
7. Контроль движения товарно-материальных ценностей. В частности в режиме реального времени ведется мониторинг товарных остатков.
8. Контроль состояния взаиморасчетов с клиентами и поставщиками. Обеспечивается возможность наличной и безналичной форм оплаты.
9. Формирование необходимых документов (заказов на закупку, счетов, накладных, банковских документов). Автоматическое предзаполнение документов и анализ вводимой информации практически исключает ошибки персонала. Электронный документооборот организован так, что имеется возможность получать бумажные копии всего комплекта документов.
10. Автоматизация процесса закупки. Автоматизированы как внешние (на внешнем рынке), так и внутренние (на внутреннем рынке) закупки. Товар, закупаемый на внутреннем рынке, проходит в системе следующие этапы бизнес-процесса Закупка:
1. Создание заказа на закупку
2. Отправить на утверждение руководством
3. Разрешение руководителя
4. Формирование приходной накладной или отказ от прихода товара
5. Подтвердить приход товара
Товар, закупаемый на внешнем рынке, проходит следующие дополнительные стадии обработки в Системе (между этапами «Разрешение руководителя» и «Формирование приходной накладной"):
6. Задание предварительной закупочной цены
7. Утверждение предварительной закупочной цены
8. Регистрация отгрузки товара Поставщиком (Регистрация отказа в отгрузке)
9. Регистрация перемещения товара от Поставщика на Транзитный склад
10. Регистрация перемещения товара с одного Транзитного склада на другой
11. Регистрация отправки товара с Транзитного склада на Конечный склад
12. Каждый товар должен пройти как минимум через один Транзитный склад.
11. Автоматизация процесса продажи. В ходе выполнения бизнес-процесса сохраняется возможность отказаться от продажи части товаров, указанных в счете (или отказаться от всего заказа). Реализована процедура приема заказов через INTERNET. (По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>)
12. Автоматизация складского учета и решение задач складской логистики.
13. Получение разнообразной оперативной и сводной аналитической информации.
14. Формирование отчетных документов. Отчетные документы экспортируются в MS EXCEL.
15. Интеграция с различным торговым оборудованием (кассовыми аппаратами, сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток и др.)
В последнее время автоматизация становится все более важным фактором успеха любой оптовой торговой компании. Один из самых действенных способов снижения издержек и повышения доходов – полноценная и эффективная система автоматизации торговли. Для этих целей идеально подходит программа 1С Управление торговлей 8.0
Данное утверждение основано на тенденциях торгового бизнеса, наметившихся в последние годы. Речь, в частности, идет о том, что большинство торговых компаний, не обладающих эксклюзивными правами на товары, постепенно превращаются в логистических операторов, к тому же зачастую кредитующих розничный бизнес (отсрочкой платежа и т. д.) и как следствие имеющих небольшую и постоянно уменьшающуюся норму прибыли.
Проекты автоматизации торговли отличаются от проектов автоматизации иных видов деятельности и видов учета по следующим причинам:
– системы автоматизации торговли достаточно часто требуют интеграции с разнообразным компьютеризированным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток (штрих-кодов), терминалами сбора данных и т. д.;
– при автоматизации торговли возрастает значимость факторов производительности и надежности системы автоматизации вследствие больших объемов данных, которыми оперирует торговая компания, а также высокого уровня оперативности ввода данных в систему и их анализа;
– при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации незначительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т.д.), в то время как, например, бухгалтерский учет в торговой компании достаточно простой;
– практически всегда при внедрении новой системы автоматизации торговли или сложных функций существующих систем автоматизации вопрос о «ручном» вводе данных в новую систему не стоит – большой объем данных требует максимального использования автоматических средств;
– непрерывный цикл работы торговой компании существенно усложняет планомерное внедрение системы автоматизации.
Данные базы данных очень дорогостоящие, и не каждая фирма может себе позволить такие программы, для них также надо соответствующие программные обеспечения и более мощные ресурсы для их содержания и ведения. В нашем работе была выбрана база данных Microsoft Access, в силу того, что для неё необходимо только владение компьютера персонального и навыков с работой в данной программе.
2 Разработка базы данных как инструмент автоматизации деятельности менеджера по учету товара в оптовой торговле
2.1 Задачи и требования к системе
Выделим предметную область. Это учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью. Сюда входит и учет товаров на складе (на нескольких складах), оформление документов по отгрузке и при оприходованию товара на склад, ведение реестра поставщиков и покупателей, учет взаиморасчетов с юридическими и частными лицами и получение отчетной информации о продажах.
Основной задачей ставится правильная организации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную систем.
Требования к разрабатываемой системе:
– Четкая и логичная структура баз данных;
– Наличие минимум третьей нормальной формы для всех создаваемых структур данных;
– Наличие логически грамотных связей между компонентами структуры данных;
– Способы получения информации из системы.
Что касается требований к аппаратным ресурсам, то здесь все зависит от размеров автоматизируемого учета, хотя бывает достаточным платформа на основе 386 процессора и операционной системы DOS.
Система предназначена для очень широкого круга пользователей.
Первыми пользователями этой системы будут кладовщик и/или менеджер, т.к. они будут вводить первичные документы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формировать отчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователей не заканчивается.
Система может быть использована бухгалтером для получении информации о суммах приходных и расходных накладных, долгах поставщикам, и долгов клиентов нам. Кроме того, они могут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которые будут погашать задолженности.
Для главного менеджера фирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другую статистическую информацию.
Для рассматриваемой системы может существовать большое множество категорий пользователей, но предлагаемая программа предполагает пользователя, которому необходима справочная информация.
Для каждой хорошей системы всегда должен существовать администратор, который будет сопровождать систему, устранять ошибки, а при расширении предметной области дорабатывать программные модули.
Что касается конечных пользователей, то тут могут быть почти все сотрудники фирмы, причем для каждого сотрудника может быть запрограммирован тип доступа (чтение, изменение, добавление, удаление и др.) к документам, справочникам, регистрам и другой информации в системе.
2.3 Обследование предметной области
Необходимо проанализировать предметную область, т.к. обычно системы складского учета разрабатываются под конкретного заказчика.
Для анализа предметной области выбрана конкретная фирма, и на её примере исследовались информационные потребности менеджера, кладовщика, бухгалтера и других пользователей системы.
При более подробном рассмотрении работы менеджера был выявлен перечень документов и типовых операций, необходимых для ведения учета. Для оприходования товара использовались документы либо приходная накладная, либо возврат от покупателя. Расход товара оформлялся либо расходной накладной, либо возврат поставщику.
После выявления полного перечня необходимых документов и выполняемых типовых операций была разработана сложная структура баз данных (приведена ниже) основным требованием к которой - были универсальность, логичность, наглядность.
Для проектирования структур баз данных были формализованы первичные документы (выделен реквизитный минимум, проанализированы связи между ними) и сформированы структуры записей БД. Затем путем нормализации структур данных они были сведены к структурам данных, удовлетворяющим требованиям третьей нормальной формы.
2.4 Запросы и регламентные задачи
Для системы основным запросом является запрос на получение движения по определенному товару за конкретный промежуток времени. Этот запрос выполняется на основании данных хранящихся в базах данных, которые можно условно отнести к «Ожидаемый товар».