Автоматизация управления внедрением процесса учета заявок ИТ-службы (стр. 3 из 4)

- Каждый пользователь видит свои задачи на портале.
На каждом шаге есть возможность прикрепить произвольное количество документов, оставить свои комментарии, утвердить или отклонить документ.
В настройках можно выбрать модель поведения, если участник отклонил документ (возврат на предыдущий шаг, возврат исполнителю, оповещение о возврате для всех согласующих).

- Можно назначить Контролирующего, который проводит проверку документа после завершения согласования, но до возврата инициатору. Например, контролирующим может быть сотрудник контроля качества или архивариус, который проверяет любые документы на правильность оформления и наличие необходимых атрибутов.

- В любой момент можно посмотреть статус: у кого документ находится сейчас на согласовании и кто уже выполнил свой шаг согласования.

- Пользователь видит комментарии и вложенные файлы всех предыдущих пользователей или одного предыдущего (настройки задаются при запуске согласования).

- Можно экспортировать отчеты в формат Excel по различным параметрам процесса согласования документов, тем самым пользователи получают возможность строить свои собственные отчеты без программирования, а используя функции всем известных «электронных таблиц».

Модуль последовательного согласования

- Согласование / утверждение документа в последовательной цепочке действующих лиц

- Два режима работы (выбирается при старте согласования):
а) вся цепочка согласующих формируется при старте согласования, инициатор может назначить контрольные даты по согласованию для каждого пользователя
б) при инициации выбирается только первый согласующий, далее текущий согласующий сам выбирает следующего согласующего и назначает контрольную дату согласования для него

Модуль параллельного согласования

- Согласование / утверждения документа в параллельной цепочке действующих лиц

- Все согласующие выбираются при старте согласования, можно назначить контрольные даты по согласованию для каждого пользователя

- При отклонении задачи одним из согласующих приходит оповещение инициатору, который решает, продолжить согласование или нет. Если инициатор останавливает согласование, то всем согласующим приходит уведомление.

Модуль универсального согласования

- Согласование / утверждение документа в произвольном маршруте. Это система рекурсивного использования двух предыдущих модулей – параллельного и последовательного согласований.

- Маршрут формируется в процессе согласования. На каждом шаге участник может сформировать дальнейший тип согласования (последовательный, параллельный), указать дальнейших участников, назначить контрольную дату согласования каждому их них.

Модуль универсального согласования является уникальной разработкой для систем такого класса. Маршрут формируется в процессе согласования, на каждом шаге пользователь может сформировать дальнейший тип согласования (последовательный, параллельный, указать участников дальнейшего согласования), назначить критическую дату согласования каждому пользователю. Это система рекурсивного использования двух моделей: параллельного и последовательного, которая идеально подходит для согласований, в которых:

- не фиксированы участники;

- маршрут меняется в зависимости от решений предыдущих участников;

- согласующие просят консультаций у других сотрудников;

- можно задавать любое количество рекурсий (вложений).

Модуль расширенного поиска информации

Расширенный поиск по внутреннему содержимому офисных документов и персональных страниц пользователей. Поиск можно вести как по атрибутам документов, так и по их содержимому, а также по содержимому информации, опубликованной на страницах портала.

Основные преимущества данного портала:

1. Низкая цена, не зависящая от количества пользователей;

2. Не нужно закупать дополнительные лицензии Microsoft, если есть лицензионный Windows Server 2003 или 2008. Если у нет Windows Server, то можно использовать Windows Web Server 2008, к нему не надо клиентских лицензий!

3.Минимальные сроки инсталляции: буквально несколько часов;

4.Уникальный, красивый дизайн;

5. Готовый гарантированный функционал, отвечающий основным потребностям современной компании.

6. С помощью настраиваемых модулей можно самим настраивать функциональность своего портала удобным визуальным способом без привлечения IT-специалистов;

7. Неограниченные возможности для развития, масштабирования и наращивания функциональности любыми сторонними программистами, имеющими навыки работы с технологией Windows SharePoint Services.

8. Почти готовая система документооборота позволит управлять такими "стандартными" процессами, как подготовка коммерческих предложений, согласование, утверждение и визирование договоров и других документов, ведение и согласование документации по проектной деятельности, утверждение, согласование или сбор отзывов на любые документы компании, работа с кадровыми документами.

Стоимость данного портала для одного сервера (достаточно для нескольких тысяч пользователей) составляет 64 000 рублей. Однако необходимо отметить, что Волгоградская ГСХА уже обладает лицензией на данное программное обеспечение, таким образом все затраты сводятся только к затратам по внедрению и доработке данного продукта. Дополнительные затраты на внедрение портала уложатся в стоимость лицензии MicrosoftWindowsServer 2003 или старше, если в организации она еще не установлена.

1.3.5WSSPortal 2.1

WSS Portal 2.1 - это готовый к использованию корпоративный портал на платформе SharePoint. Внедрить готовое решение можно гораздо быстрее и эффективней чем разрабатывать собственный портал "с нуля". А возможность развития готового решения после внедрения дает дополнительные преимущества.

WSSportal – это качественное, основанное на лучших практиках построения порталов, решение, позволяющее внедрить портал в сжатые сроки, наиболее эффективно расходовать свой бюджет на внедрение портала.

Продукт WSS Portal 2.1.зарекомендовал себя как надежное качественное решение с хорошей производительностью. Продукт имеет большое количество внедрений, разные версии продукта используется в компаниях с количеством пользователей от 50 до 15000. Внедрения были проведены в компаниях с различными видами деятельности и решение доказало свою эффективность независимо от отрасли компании [6].

WSS Portal 2.1. реализован таким образом, что он готов к использованию сразу после инсталляции. Он содержит весь необходимый для корпоративного портала функционал, отработанную структуру и дизайн. Также благодаря платформе Microsoft SharePoint функциональные возможности WSS Portal 2.1. существенно превосходят функционал конкурирующих решений и продуктов.

Рисунок 7 - WSSPortal. Главная страница.

Существует три версии продукта:

WSS Portal 2.1 Lite - 80 000 рублей за серверную лицензию (включая 25 пользователей) и 600 рублей за каждого следующего пользователя.

WSSPortal 2.1 Standard - 295 000 рублей.

WSSPortal 2.1 Enterprise - 695 000 рублей.

Для использования данного портала также понадобится WindowsServer 2003 или выше, который приобретается отдельно и стоит примерно 1000 $. При использовании Standardи Enterpriseверсий портала необходимо отдельно покупать дополнительные клиентские лицензии MicrosoftOfficeSharePointServer 2007 стоимостью около 3 200 рублей за дополнительного пользователя.

Версия портала Enterpriseрекомендуется для организаций, где количество пользователей более 500 человек, что является необходимым условием для нас, однако стоимость данной версии является очень высокой. Также можно было бы использовать версию Lite с дополнительной опцией на неограниченное количество пользователей (дополнительно 90 000 рублей), но эта версия портала имеет ограниченное количество функций, в том числе отсутствие таких вещей, как личные узлы для пользователей и единое хранилище документов для всего портала, что делает использование данного портала неудобным и нецелесообразным.

Любой из приведенных здесь корпоративных порталов после установки должен быть адаптирован к особенностям ведения внутренней организации предприятия.

Сравнительный анализ систем-аналогов представлен в таблице 1.

Таблица 1 – Сравнительный анализ портальных решений

Модуль или функция	Анализируемые порталы
	eGroupware	1С-Битрикс	DeskWork	WSS Portal 2.1
Модуль «О Компании»	-	+	+	+
Графическая структура компании	-	-	+	+
Новостной модуль	+	+	+	+
Модуль «Адресная книга»	+	+	+	+
Модуль «Дни рождения»	+	+	+	+
Внутренняя социальная сеть	-	+	-	-
Доска почета	-	+	-	+
Почтовый модуль	+	+	+\уведомления	-\???
Общий календарь	+	+	+	+
Персональный календарь	+	+	+	-
Табель учета времени	+	График отсутствий	-	-
Опросы и доски обсуждений (форумы)	+	+	+	+
Модуль «Экстранет»	-	+	-	-
Модуль проектов	+	+	+	+
Модуль отделов	-	+	+	+
Модуль заявок	-	+	+	+
Заявка в ИТ-отдел	-	+	+	+
Модуль ресурсов	+	-	-	-
Резервирование переговорных	-	+	-	+
База знаний	+	С модулем «экстранет»	+	+
Wiki-модуль	+	-	+	+
Обучение и тестирование сотрудников	-	+	-	-
Расширенная система поиска	+	+	+	+
Единое хранилище документов	+	-	-	+(только в Enterprise)
Фотогалерея	-	+	+	+
Информеры	-	-	+	+
Стоимость приобретения	0 (бесплатен)	199 000 (неограниченное кол-во пользователей)	0 (уже имеется)	695 000(Enterprise)

Выводы по разделу