- Ресурсы. Управление ресурсами предприятия.
- Ведомость.
- База знаний. Поможет ответить на часто задаваемые вопросы, найти инструкции по тому, как действовать в той или иной ситуации.
- Адресная книга.
- Закладки
eGroupWare позволяет провести опрос сотрудников, организоватьобщение по электронной почте e-mail (IMAP) клиент, а так же с помощью встроенного сайт-менеджера организовать внутренний корпоративный сайт.
Немаловажно, что eGroupWare является свободно-распространяемым продуктом (GNU GPL).
Рисунок 4 – E-mail клиент eGroupware
Однако стоит отметить, что eGroupWare мало распространен в России и его установкой и настройкой занимается лишь некоторое количество специализированных фирм, либо энтузиасты, изучающие данный портал по документации на иностранных языках. Отсутствие полной официальной поддержки русского языка, а входящая в комплект поставки локализация не может считаться полноценной, также делает проблематичным использование данного портала для нужд российской организации. Эта проблема решается доработкой русской локализации, что требует дополнительного времени и ресурсов. Ввиду того, что все это обычно переносится на специалиста, занимающегося внедрением данного портала в организацию, требует от него большого количества времени и определенных навыков.
1.3.2 Портал 1С-Битрикс
«1С-Битрикс: Корпоративный портал» — это программный продукт для создания и управления внутрикорпоративным ресурсом компании, решающий коммуникационные, организационные и HR-задачи компании [3].
Позволяет за 4 часа развернуть полностью готовый проект — корпоративный портал, на котором сразу же можно работать. Интеграция продукта в IT-инфраструктуру, настройка системы, наполнение данными и любая доработка бизнес-логики выполняются без привлечения технических специалистов.
Рисунок 5 – Модуль заявок «1С-Битрикс: Корпоративный портал»
- Управление корпоративной информацией (ECM, Enterprise Content Management): публикация телефонных справочников, шаблонов, документов, информации о сотрудниках и компании, организация общего хранилища документов с едиными классификаторами, редактирование файлов, возможность работы с хранилищем как с сетевым диском Windows, поиск по вложенным документам с учетом морфологии, интеграция с Microsoft Office, Open Office.
- Организация совместной работы: создание рабочих групп и организация коммуникаций внутри них, распределение прав доступа к коллективным документам, управление версиями документов, документооборот.
- Автоматизация функций HR-отдела: интеграция с «1С: Зарплата и Управление Персоналом», автоматическая публикация графиков отсутствия сотрудников (отпуска, больничные, командировки), быстрая адаптация новых сотрудников.
- Обучение и тестирование персонала, проведение обучающих онлайн-курсов, тестирование и сертификация сотрудников.
- Повышение эффективности бизнес-процессов: расширенный механизм подачи электронных заявок — пропуски, курьерская доставка, канцтовары, бронирование переговорных, организация совещаний.
- Социальная сеть и система мгновенных сообщений: объединение сотрудников в группы, личные страницы с персональными фотогалереями, файлами, блогом, форумом, друзьями, группами, сертификатами за сданные онлайн-курсы, сохранение журнала сообщений с поиском по ключевым словам.
- Гибкая интеграция в действующую ИТ-инфраструктуру: интеграция в корпоративную сеть (сетевые диски и веб-диски); открытые протоколы экспорта-импорта данных (XML, CommerceML, CSV, Excel, RSS) и др.
- Понятная система управления порталом: адаптивный интерфейс портала позволяет быстро освоить систему управления контентом и редактировать информацию портала без привлечения технических специалистов.
- 2500 партнеров: внедрение продукта осуществляет широкая партнерская сеть;
- высокая производительность: портал, созданный на основе продукта, выдерживает любую нагрузку;
- оптимальная стоимость лицензии и отсутствие дополнительных скрытых расходов;
- использование принципов Enterprise 2.0 — привычных для пользователей веб-инструментов (социальные сети, мгновенные сообщения, поиск, облака тегов, форумы, блоги);
- технология SiteUpdate, позволяющая без дополнительных расходов скачивать обновления продукта и новые модули;
- адаптивный интерфейс и удобство управления порталом (Ajax-интерфейс);
- работа с бесплатным ПО (Unix, Linux, MySQL, PHP).
- установка продукта и выбор дизайна;
- развертывание и настройка системы;
- изменение типовой структуры, импорт данных.
Набор имеющихся в данном решении функций очень широк, что, к сожалению, приводит к перегруженности портала ненужными нам функциями и модулями. Зачастую, рядовой пользователь просто теряется в них, что может привести к снижению эффективности при использовании данного портала. Наиболее целесообразным было бы использовать весь этот огромный потенциал в очень крупных организациях.
Также существует три редакции продукта, отличающиеся по функциональным возможностям:
1. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» - Интранет
2. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» - Экстранет
3. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» - Бизнес-процессы
- Редакция с базовым функционалом - Интранет - соответствует текущим возможностям продукта и дополнительно включает несколько новых бизнес-процессов. Стоимостью 34 500 рублей.
- В редакцию Экстранет, которая стоит 59 500 рублей, включена возможность управления «Экстранетом».
- Старшая редакция с полным функционалом - Бизнес-процессы - стоит 99 500 рублей. В старшую редакцию включены инструменты визуального проектирования бизнес-процессов, возможность управления «Экстранетом», а также Контроллер для интеграции портала с внешним сайтом.
1.3.4Портал DeskWork
Портал Deskworkразработан компанией Softline и основан на WindowsServerSharePointServices. Компания Softlineвнедрила уже очень много порталов и у нее накопился серьезный опыт для создания решения, наиболее подходящего для российского рынка.
DeskWork 2.0 Стандартный включает в себя версию DeskWork 2.0 Базовый и элементы системы электронного документооборота. Настраиваемые модули приносят дополнительную прибыль за счет значительной экономии времени сотрудников и контролируемого, безошибочного процесса согласования документов. Электронный документооборот ускорит процессы согласования, визирования и утверждения документов. Это удобное средство для оптимизации процессов в компании и повышения исполнительской дисциплины, так как позволяет назначать электронные поручения по работе с документами и контролировать их исполнение. При этом система не только контролирует, но и помогает сотрудникам выполнить задачи в срок, автоматически формируя почтовые уведомления о поручении, а также напоминая о необходимости в ближайшее время завершить задачу. С помощью поиска документов по их внутреннему содержимому можно в несколько раз быстрее получить необходимую информацию и использовать ранее созданные документы и накопленные знания.
Рисунок 6 – Главная страница портала DeskWork
Функциональные возможности DeskWork Стандарт 2.0
В состав DeskWork 2.0 Стандарт входит набор из 4 шаблонов оформления с новым дизайном, семь уникальных модулей, система Документооборота, а также базовый функционал SharePoint [5]:
- графическая структура компании (подразделения, отделы)
- список сотрудников (телефонный справочник, адресная книга)
- универсальный информер (курсы валют, пробки, погода, анекдот дня, стоимость барреля нефти и пр.)
- универсальный модуль заявок на курьера, обучение, командировку, заявки в ИТ-отдел и т.п.
- автоматическое создание структуры узлов отделов и проектов на основе данных из структуры компании
- дни рождения сотрудников
- цитата дня (афоризмы)
- стандартные модули SharePoint: сайты для рабочих групп, совместной работы, собраний, библиотеки документов с версиями, вики (базы знаний), извещения (новости), списки контактов, доски обсуждений (форумы), общие и персональные календари, списки задач, опросы, диаграммы Ганта для проектов, фотогалереи, блоги с обсуждениями, RSS-подписки
Элементы системы электронного документооборота
1. Модуль регистрации документов
2. Модуль последовательного согласования
3. Модуль параллельного согласования
4. Модуль универсального согласования
5. Модуль расширенного поиска информации
Модуль регистрации документов
- Регистрация документов по типам: входящий, исходящий, внутренний.
- При регистрации заполняются дополнительные атрибуты: наименование документа, дата регистрации документа, тип документа (редактируемый справочник), подразделение-отправитель, подразделение-получатель, дополнительные файлы.
- Создается Карточка документа и сохраняется в библиотеке «Реестр документов» для последующей обработки
Общие свойства модулей согласования
- Можно назначить контрольные даты по согласованию для каждого пользователя.
- При назначении задачи пользователю ему приходят e-mail оповещения.