Смекни!
smekni.com

Автоматизация управления внедрением процесса учета заявок ИТ-службы (стр. 2 из 4)

- Ресурсы. Управление ресурсами предприятия.

- Ведомость.

- База знаний. Поможет ответить на часто задаваемые вопросы, найти инструкции по тому, как действовать в той или иной ситуации.

- Адресная книга.

- Закладки

eGroupWare позволяет провести опрос сотрудников, организоватьобщение по электронной почте e-mail (IMAP) клиент, а так же с помощью встроенного сайт-менеджера организовать внутренний корпоративный сайт.

Немаловажно, что eGroupWare является свободно-распространяемым продуктом (GNU GPL).

Рисунок 4 – E-mail клиент eGroupware

Однако стоит отметить, что eGroupWare мало распространен в России и его установкой и настройкой занимается лишь некоторое количество специализированных фирм, либо энтузиасты, изучающие данный портал по документации на иностранных языках. Отсутствие полной официальной поддержки русского языка, а входящая в комплект поставки локализация не может считаться полноценной, также делает проблематичным использование данного портала для нужд российской организации. Эта проблема решается доработкой русской локализации, что требует дополнительного времени и ресурсов. Ввиду того, что все это обычно переносится на специалиста, занимающегося внедрением данного портала в организацию, требует от него большого количества времени и определенных навыков.

1.3.2 Портал 1С-Битрикс

«1С-Битрикс: Корпоративный портал» — это программный продукт для создания и управления внутрикорпоративным ресурсом компании, решающий коммуникационные, организационные и HR-задачи компании [3].

Позволяет за 4 часа развернуть полностью готовый проект — корпоративный портал, на котором сразу же можно работать. Интеграция продукта в IT-инфраструктуру, настройка системы, наполнение данными и любая доработка бизнес-логики выполняются без привлечения технических специалистов.

Рисунок 5 – Модуль заявок «1С-Битрикс: Корпоративный портал»

- Управление корпоративной информацией (ECM, Enterprise Content Management): публикация телефонных справочников, шаблонов, документов, информации о сотрудниках и компании, организация общего хранилища документов с едиными классификаторами, редактирование файлов, возможность работы с хранилищем как с сетевым диском Windows, поиск по вложенным документам с учетом морфологии, интеграция с Microsoft Office, Open Office.

- Организация совместной работы: создание рабочих групп и организация коммуникаций внутри них, распределение прав доступа к коллективным документам, управление версиями документов, документооборот.

- Автоматизация функций HR-отдела: интеграция с «1С: Зарплата и Управление Персоналом», автоматическая публикация графиков отсутствия сотрудников (отпуска, больничные, командировки), быстрая адаптация новых сотрудников.

- Обучение и тестирование персонала, проведение обучающих онлайн-курсов, тестирование и сертификация сотрудников.

- Повышение эффективности бизнес-процессов: расширенный механизм подачи электронных заявок — пропуски, курьерская доставка, канцтовары, бронирование переговорных, организация совещаний.

- Социальная сеть и система мгновенных сообщений: объединение сотрудников в группы, личные страницы с персональными фотогалереями, файлами, блогом, форумом, друзьями, группами, сертификатами за сданные онлайн-курсы, сохранение журнала сообщений с поиском по ключевым словам.

- Гибкая интеграция в действующую ИТ-инфраструктуру: интеграция в корпоративную сеть (сетевые диски и веб-диски); открытые протоколы экспорта-импорта данных (XML, CommerceML, CSV, Excel, RSS) и др.

- Понятная система управления порталом: адаптивный интерфейс портала позволяет быстро освоить систему управления контентом и редактировать информацию портала без привлечения технических специалистов.

- 2500 партнеров: внедрение продукта осуществляет широкая партнерская сеть;

- высокая производительность: портал, созданный на основе продукта, выдерживает любую нагрузку;

- оптимальная стоимость лицензии и отсутствие дополнительных скрытых расходов;

- использование принципов Enterprise 2.0 — привычных для пользователей веб-инструментов (социальные сети, мгновенные сообщения, поиск, облака тегов, форумы, блоги);

- технология SiteUpdate, позволяющая без дополнительных расходов скачивать обновления продукта и новые модули;

- адаптивный интерфейс и удобство управления порталом (Ajax-интерфейс);

- работа с бесплатным ПО (Unix, Linux, MySQL, PHP).

- установка продукта и выбор дизайна;

- развертывание и настройка системы;

- изменение типовой структуры, импорт данных.

Набор имеющихся в данном решении функций очень широк, что, к сожалению, приводит к перегруженности портала ненужными нам функциями и модулями. Зачастую, рядовой пользователь просто теряется в них, что может привести к снижению эффективности при использовании данного портала. Наиболее целесообразным было бы использовать весь этот огромный потенциал в очень крупных организациях.

Стоимость продукта складывается из стоимости лицензии на «1С-Битрикс: Корпоративный портал. Версия на 25 пользователей» и стоимости лицензий для дополнительных пользователей. Стоимость лицензии на 25 пользователей составляет 34 500 руб. Лицензия на дополнительного пользователя стоит 500 рублей. Стоимость лицензии на неограниченное число пользователей составляет 199 000 руб.

Также существует три редакции продукта, отличающиеся по функциональным возможностям:

1. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» - Интранет

2. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» - Экстранет

3. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» - Бизнес-процессы

- Редакция с базовым функционалом - Интранет - соответствует текущим возможностям продукта и дополнительно включает несколько новых бизнес-процессов. Стоимостью 34 500 рублей.

- В редакцию Экстранет, которая стоит 59 500 рублей, включена возможность управления «Экстранетом».

- Старшая редакция с полным функционалом - Бизнес-процессы - стоит 99 500 рублей. В старшую редакцию включены инструменты визуального проектирования бизнес-процессов, возможность управления «Экстранетом», а также Контроллер для интеграции портала с внешним сайтом.

1.3.4Портал DeskWork

Портал Deskworkразработан компанией Softline и основан на WindowsServerSharePointServices. Компания Softlineвнедрила уже очень много порталов и у нее накопился серьезный опыт для создания решения, наиболее подходящего для российского рынка.

DeskWork 2.0 Стандартный включает в себя версию DeskWork 2.0 Базовый и элементы системы электронного документооборота. Настраиваемые модули приносят дополнительную прибыль за счет значительной экономии времени сотрудников и контролируемого, безошибочного процесса согласования документов. Электронный документооборот ускорит процессы согласования, визирования и утверждения документов. Это удобное средство для оптимизации процессов в компании и повышения исполнительской дисциплины, так как позволяет назначать электронные поручения по работе с документами и контролировать их исполнение. При этом система не только контролирует, но и помогает сотрудникам выполнить задачи в срок, автоматически формируя почтовые уведомления о поручении, а также напоминая о необходимости в ближайшее время завершить задачу. С помощью поиска документов по их внутреннему содержимому можно в несколько раз быстрее получить необходимую информацию и использовать ранее созданные документы и накопленные знания.

Рисунок 6 – Главная страница портала DeskWork

Функциональные возможности DeskWork Стандарт 2.0

В состав DeskWork 2.0 Стандарт входит набор из 4 шаблонов оформления с новым дизайном, семь уникальных модулей, система Документооборота, а также базовый функционал SharePoint [5]:

- графическая структура компании (подразделения, отделы)

- список сотрудников (телефонный справочник, адресная книга)

- универсальный информер (курсы валют, пробки, погода, анекдот дня, стоимость барреля нефти и пр.)

- универсальный модуль заявок на курьера, обучение, командировку, заявки в ИТ-отдел и т.п.

- автоматическое создание структуры узлов отделов и проектов на основе данных из структуры компании

- дни рождения сотрудников

- цитата дня (афоризмы)

- стандартные модули SharePoint: сайты для рабочих групп, совместной работы, собраний, библиотеки документов с версиями, вики (базы знаний), извещения (новости), списки контактов, доски обсуждений (форумы), общие и персональные календари, списки задач, опросы, диаграммы Ганта для проектов, фотогалереи, блоги с обсуждениями, RSS-подписки

Элементы системы электронного документооборота

1. Модуль регистрации документов
2. Модуль последовательного согласования
3. Модуль параллельного согласования
4. Модуль универсального согласования
5. Модуль расширенного поиска информации

Модуль регистрации документов

- Регистрация документов по типам: входящий, исходящий, внутренний.

- При регистрации заполняются дополнительные атрибуты: наименование документа, дата регистрации документа, тип документа (редактируемый справочник), подразделение-отправитель, подразделение-получатель, дополнительные файлы.

- Создается Карточка документа и сохраняется в библиотеке «Реестр документов» для последующей обработки

Общие свойства модулей согласования

- Можно назначить контрольные даты по согласованию для каждого пользователя.

- При назначении задачи пользователю ему приходят e-mail оповещения.