После выбора типа основного документа Word запросит, использовать ли для этого активное окно или новый документ.
Если открытый документ является бланком или если для слияния открыт сохраненный ранее документ, щелкните на кнопке Активное окно, если же открыт другой документ, щелкните на кнопке Создать основной документ.
Щелкните на кнопке Получить данные и выберите из раскрывающегося списка пункт Создать источник данных. Откроется диалоговое окно Создание источника данных. В нем представлен список имен полей (категорий данных), используемых в документах слияния. Найдите в списке имена полей, которые будут использоваться.
Имена полей должны удовлетворять перечисленным ниже условиям.
• Имя поля по длине не должно превышать 40 символов, при этом, чем оно короче, тем проще на него ссылаться.
• Каждое имя поля должно быть уникальным. В источнике данных не должно быть двух полей, имеющих одно и то же имя.
• Имена полей не могут содержать пробелов и должны начинаться с буквы, а не с цифры. Можно использовать символ подчеркивания для разделения слов, но лучше отказаться от пробелов и символов подчеркивания и начинать слова с прописной буквы, например НазваниеУлицы или ДеньРождения.
• Имена полей не должны содержать специальных символов: точки, запятой, точки с запятой, косой черты и обратной косой черты.
Давайте подумаем, как будет использоваться источник данных. Если для имени и фамилии используется только поле «Имя», начать письмо со слов «Уважаемый Александр» не удастся. При использовании полей Имя и Фамилия появится возможность вставить в документ только имя. Если же необходимо формальное письмо с обращением Уважаемый господин Синцов, включите в поле Обращение выражения «господин, госпожа, мистер» и так далее.
Адреса необходимо разделять на НазваниеУлицы, Город, Область, ПочтовыйИндекс. Тогда при печати почтовых наклеек можно будет провести сортировку по почтовому индексу или распечатать письма только для клиентов из Оренбурга.
Источник данных может использоваться неоднократно. Объединение полей в одно занимает совсем немного времени. Поле всегда можно снова разделить на несколько полей, если это потребуется в другой задаче.
По умолчанию все имена полей из списка включаются в источник данных. Для удаления поля из списка выберите его и щелкните на кнопке Удалить поле. Чтобы добавить поле в список, введите его имя в поле Поле и щелкните на кнопке Добавить поле. Если имя поле неверно (например, при наличии пробелов или при совпадении с уже существующим именем), кнопка Добавить поле оказывается пригашена, что сигнализирует о неправильном вводе имени.
Для изменения порядка полей пользуйтесь кнопками со стрелками. Если запись вводится из бланка или списка, расставьте имена полей в источниках данных в том же порядке, что и в бланке или списке. Данные вводятся быстрее, если их не приходится разыскивать по всей странице. С этой же точки зрения лучше добавить несколько коротких ненужных полей, чем запоминать, что при вводе данных надо что-то пропустить.
После ввода или перемещения имен полей щелкните на кнопке OK. Теперь надо сохранить файл источника данных. Затем Word напомнит, что в файле нет записей и спросит, должен ли редактироваться источник данных или основной документ. Теперь можно вводить информацию в файл источника данных, щелкнув на кнопке Правка источника данных.
Щелкните на кнопке Правка источника данных – откроется диалоговое окно Форма данных. Введите информацию для каждого поля первой записи. Используйте клавишу TAB для перехода к следующему полю и клавишу ENTER для окончания ввода записи.
Перед вводом второй записи щелкните на кнопке Добавить. Добавлять записи можно в любое время, поэтому не обязательно сразу же вводить всю информацию о тысячах сотрудников предприятия. Можно просмотреть записи, щелкнув на кнопке Источник. Word представляет документ в виде таблицы.
Когда открыт файл источника данных, Word автоматически отображает панель База данных. На этой панели доступны инструменты управлении источником данных. Можно вводить новые записи, редактировать или удалять их.
Для добавления новой записи в конец источника щелкните на кнопке Добавить запись на панели База данных. Для удаления записи установите курсор на удаляемой записи и щелкните на кнопке Удалить запись на панели База данных. Будьте осторожны, чтобы не удалить первую строку с именами полей. Если такое произойдет, придется создать ее заново. Для сохранения записей сохраните файл источника данных.
Чтобы добавить, удалить или переименовать поля в источнике данных, щелкните на кнопке Управление полями – откроется диалоговое окно Управление полями. Если предпочтительней вводить или просматривать записи с помощью формы данных, откройте диалоговое окно Форма данных.
Можно упорядочить источник данных, проведя сортировку по любому полю: фамилии, почтовому индексу или другим полям. Записи сортируют по возрастанию (от А до Я и от 0 до 9) или по убыванию (от Я до А и от 9 до О). Для сортировки записи в источнике данных установите курсор в нужный столбец. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Эти кнопки находятся на панели База данных.
В текстовом процессоре Word можно отсортировать любые списки, а не только записи в источнике данных. Например, можно сортировать таблицы, маркированные списки и даже обычные абзацы. Сначала выделите объект сортировки. Дайте команду Таблица ► Сортировка – откроется диалоговое окно Сортировка текста.
Если выделена таблица или источник данных, в раскрывающемся списке Сортировать отображается список имен полей, основанный на первой строке таблицы. Если выбран маркированный список или абзацы текста, в списке Сортировать отображаются только пункты Абзацы и Поле 1. Выберите пункт Абзацы для сортировки по первому слову в каждом абзаце или Поле 1 – для сортировки по первому полю или столбцу таблицы. Укажите, являются ли сортируемые данные текстом, числами или датами и выберите порядок сортировки по возрастанию или убыванию. Если сортируются данные в таблице или источнике данных, можно задать до трех уровней сортировки. Необходимо также проверить, есть ли в таблице строка заголовков. Введя все условия сортировки, щелкните на кнопке OK для ее выполнения.