Самый простой способ изменить ширину столбца или высоту строки состоит в том, чтобы установить курсор на границе между строками или столбцами. Курсор примет вид двунаправленной стрелки для перетаскивания границы.
Если перетаскивать границу выделенной ячейки, ширина меняется только у нее. Для надежности перед перетаскиванием можно выделить нужные строки или столбцы.
Чтобы столбцы имели одну и ту же ширину, а строки – одну и ту же высоту, выберите нужные столбцы или строки и дайте команду Таблица ► Выровнять ширину столбцов или Таблица ► Выровнять высоту строк. Панель Таблицы и границы также имеет кнопки для выравнивания размеров строк и столбцов.
Другой быстрый метод выравнивания можно использовать после завершения ввода таблицы. Выберите столбцы для выравнивания, дайте команду Таблица ► Высота и ширина ячейки. Откройте вкладку Столбец и щелкните на кнопке Автоподбор – ширина столбцов будет автоматически установлена по самой широкой записи.
В этом диалоговом окне можно ввести и точное значение ширины столбцов и высоты строк. Кроме того, на вкладке Строка можно задать и другие параметры. Чтобы высота строки соответствовала самой высокой ячейке строки, выберите в раскрывающемся списке пункт Авто. Пункт Минимум задает минимальную высоту ячеек. Для задания фиксированной точной высоты ячеек используйте пункт Точно.
Нет необходимости иметь во всех строках или столбцах одинаковое число ячеек. Например, ячейка может содержать заголовок, относящийся ко всей верхней части таблицы. На рисунке показан пример объединения ячеек в форме. Если надо создать одну ячейку из нескольких, объедините их. Разбиение ячейки делит ее на несколько ячеек.
Для объединения ячеек выберите их и дайте команду Объединить ячейки. Можно также щелкнуть на кнопке Объединить ячейки на панели Таблицы и границы.
Для визуального представления можно воспользоваться инструментом Ластик, который находится на панели Таблицы и границы. С его помощью удаляют границы между объединяемыми ячейками. Протащите Ластик по горизонтали, чтобы объединить строки, и по вертикали, чтобы объединить столбцы.
Чтобы добавить границу, выберите на панели Таблицы и границы «карандаш» и нарисуйте им границу в нужном месте. Можно также дать команду Таблица ► Разбить ячейки или щелкнуть на кнопке Разбить ячейки на панели инструментов Таблицы и границы.
Для ввода числа столбцов и строк, на которые необходимо разбить выделенную ячейку, воспользуйтесь счетчиками диалогового окна Разбиение ячеек.
Перед распечаткой может потребоваться: выполнить несколько завершающих операций, которые придадут таблиц безупречный профессиональный вид. В Word 97 можно выполнить как автоматическое, так и ручное форматирование таблицы. Можно добавлять или удалять рамки, изменять их вид, использовать разные цвета и заливку.
Средство Автоформат позволяет использовать готовые форматы, которые выбираются одним щелчком мыши. Щелкните на таблице и дайте команду Таблица ► Автоформат или щелкните на таблице правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Автоформат – откроется диалоговое окно Автоформат таблицы.
Автоформат предоставляет средства использования рамок, заливки, шрифтов и цвета. Большинство форматов обеспечивают специальное форматирование строки заголовка, последней строки, первого и последнего столбцов, так как именно эти столбцы и строки часто содержат заголовки и итоговую информацию. Установите или снимите флажки, в зависимости от того, какие параметры форматирования надо применить. Выбранный формат отображается на панели предварительного просмотра Образец. Для применения выбранного формата щелкните на кнопке OK. Если результат не нравится, щелкните на кнопке Отменить или вновь выберите пункт Автоформат и измените формат.
Не обязательно пользоваться готовыми вариантами диалогового окна Автоформат таблицы. Для произвольного форматирования удобно применять панель Таблицы и границы. Рамки ячеек создаются при помощи кнопок Тип линии, Толщина линии и Цвет границы. Щелкните на раскрывающих стрелках у кнопок Тип линии, Толщина линии и выберите нужный вариант.
Щелкните на кнопке Цвет границы (Авто) – откроется палитра. Выберите нужный цвет и проведите «карандашом» по линиям, цвет которых надо изменить. Убедитесь, что прочерчена линия целиком, иначе цвет применен не будет. Три описанные выше кнопки являются динамическими, то есть содержат последний сделанный выбор, который легко применить повторно.
Для изменения типа линий выделите ячейки, рамки которых надо преобразовать, выберите нужные установки и щелкните на раскрывающей кнопке Границы. Вид рамки выбирается из 10 возможных вариантов. Внутренние рамки возникают, если выбрано несколько ячеек. Внешние рамки задают границу вокруг ячейки или группы ячеек. Обычно внешнюю рамку заедают для всей таблицы.
Щелкните на раскрывающей стрелке у кнопки Цвет заливки – откроется палитра цветов заливки, включающая и оттенки серого. Если распечатанная таблица будет ксерокопироваться, помните, что некоторые цвета при копировании передаются плохо. Если используются разнообразные линии и цвета заливки, перетащите эти палитры и расположите их как отдельные панели инструментов. Теперь для выбора границ и цвета заливки не надо всякий раз открывать меню
Если в таблице отрегулирована ширина столбцов, то ее нельзя растянуть по ширине страницы, не нарушив формат, но можно отцентрировать таблицу между левым и правым полем. Для этого выделите таблицу и щелкните на кнопке По центру на панели Форматирование.
В таблицах Word допустимы простые вычисления. Если лишь изредка требуется подсчет итогов, можно проводить вычисления прямо в Word, а Excel оставить для более сложных задач.
Для вычислений без помощи автосуммы дайте команду Таблица ► Формула – откроется диалоговое окно Формула. Word автоматически предложит формулу, исходя окружения текущей ячейки. Если формула не годится, введите другую. Для этого щелкните на поле Формула и удалите формулу (кроме знака «=»). Для ввода новой формулы используйте адреса ячеек.
В дополнение к обычным операциям, таким как сложение и вычитание, можно выбрать из раскрывающегося списка функции, например Average(), Minimum(), Maximum() и Count(). Для использования функции введите в текстовое поле Формула знак «=», а затем выберите 'нужную функцию из раскрывающегося списка Вставить функцию. Формат результата можно выбрать из раскрывающегося списка Формат числа.
После ввода формулы в ячейку ее нельзя редактировать напрямую. Изменить можно только форматирование ячейки, но не ее содержание. При изменении любого числа, на котором основана формула, надо заново вычислять результат. Для этого, выбрав ячейку, надо нажать клавишу F9.
Средства автоматизации работы.
Одно из назначений компьютера состоит в том, чтобы избавить пользователя от повторения однообразных действий. Программа Word предлагает для этой цели возможность использования стилей и шаблонов.
Стили в Word 97 позволяют сохранять существующие форматы и применять их к другим текстам. Стиль может определять шрифт, его размер, начертание, тип выравнивания, расстояние между символами, абзацный отступ, маркеры и нумерацию, рамки и любой другой вид форматирования. Чтобы применить созданный стиль достаточно выбрать его из списка. Главное преимущество стилей состоит в том, что при изменении стиля автоматически меняется и оформленный с его помощью текст. Это намного проще, чем менять размер шрифта в многочисленных заголовках.
При создании нового документа Word список стилей задается по умолчанию. Для использования стиля щелкните на раскрывающей кнопке на панели Форматирование рядом с названием стиля «Обычный», и выберите применяемый стиль. Стиль можно выбрать до ввода текста или применить к выбранному тексту. Обратите внимание, что надписи в списке стилей выполнены в соответствующем стиле. Из-за этого список открывается довольно медленно.
Стилей, заданных по умолчанию, обычно недостаточно, но, к счастью, можно создать и новые стили. Сделать это просто. Отформатируйте абзац так, как нравится, щелкните на поле стилей, введите название стиля и нажмите клавишу ENTER. Для изменения стиля выделите абзац, оформленный с его помощью, и внесите необходимые изменения. Пока абзац выделен, щелкните на поле стилей на панели Форматирование и, не набирая названия стиля, нажмите клавишу ENTER. Откроется диалоговое окно, позволяющее переопределить текущий стиль, используя выделенный фрагмент как образец, или переопределить формат выделенного фрагмента, используя текущий стиль.
В диалоговом окне Переопределение стиля можно включить автоматическое обновление стилей в дальнейшем. Но лучше не устанавливать этот флажок, так как в противном случае при внесении изменений не выдается предупреждения.
Некоторые стили содержат интервалы до и после абзаца. Чтобы изменить величину интервала между абзацами в данном стиле, выделите абзац, дайте команду Формат ► Абзац и на вкладке Отступы и интервалы установите размер интервала перед и после. После таких изменений переопределите стиль.
Если стиль в дальнейшем будет применяться в других документах, добавьте его в шаблон Обычный, открываемый по умолчанию при создании документа. Для этого дайте команду Формат ► Стиль, выберите из списка нужный стиль и щелкните на кнопке Изменить. Установите флажок Добавить в шаблон. Теперь новый стиль будет всегда доступен при создании документа.