При написании письма введите в адресную часть имя и адрес, которые необходимо разместить на конверте. Дайте команду Сервис ► Конверты и наклейки и откройте вкладку Конверты.
Введенные имя и адрес должны появиться на панели Адрес получателя. Если этого не произошло, скопируйте имя и адрес в буфер обмена, снова откройте диалоговое окно Конверты и наклейки и вставьте адрес с помощью комбинации клавиш CTRL + V или SHIFT + INSERT. Укажите, надо ли печатать обратный адрес.
Щелкните на кнопке Параметры – откроется диалоговое окно Параметры конверта. На вкладке Параметры конверта установите размер конверта, место расположения адреса и применяемый шрифт. На вкладке Параметры печати установите способ печати (как и откуда подаются конверты). Для отправки конверта на печать щелкните на кнопке OK. Кнопка Добавить позволяет добавить страницу-конверт в документ.
Вкладка Наклейки позволяет напечатать отдельную наклейку или целую страницу наклеек. Подробнее о создании наклеек для разных адресатов будет рассказано позже. Откройте вкладку Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки (Сервис ► Конверты и наклейки).
Выберите печать полной страницы одинаковых наклеек или отдельной наклейки Можно также указать строку и столбец печати, чтобы воспользоваться частично израсходованным листом наклеек. Чтобы напечатать страницу наклеек с обратным адресом, установите флажок Обратный адрес. По умолчанию предлагается наклейка стандарта «Avery 2160 Mini». Щелкнув на кнопке Параметры, можно выбрать другой формат наклейки.
В раскрывающихся списках Сорт и Тип выбирается используемый тип наклеек. Щелкните на кнопке Настройка, чтобы увидеть реальный размер и разметку выбранной наклейки. Щелкнув на кнопке Создать, можно создать особый формат наклейки на основе выбранного в списке Тип. Щелчками на кнопках OK вернитесь в диалоговое окно Конверты и наклейки.
Теперь наклейки можно распечатать. Если создаются наклейки для обратного адреса или же наклейки, которые надо сохранить, щелкните на кнопке Создать – наклейки будут вставлены в новый документ. Сохраните документ, прежде чем печатать наклейки. В будущем для печати тих же наклеек можно просто открыть и распечатать сохраненный документ.
Формат страницы.
Нумерация страниц облегчает работу с длинными документами. Программа Word 97 может провести автоматическую нумерацию страниц и подставить колонтитулы, в том числе разные на четных и нечетных страницах. Можно также настроить переносы слов и параметры перетекания текста, чтобы документ выглядел как можно лучше.
В Word 97 форматирование документов организовано по разделам. Раздел – это часть документа, имеющая определенное число колонок и использующая одинаковые значения полей, одинаковую ориентацию страниц, одинаковые колонтитулы и последовательную нумерацию страниц. Word автоматически вставляет конец раздела, когда:
• производится настройка колонок;
• изменяются параметры страницы, действующие до конца документа.
Концы разделов расставляются вручную при использовании страниц разного размера или разных колонтитулов в документе. Например, если необходим свой колонтитул в каждой главе, до создания колонтитулов вставьте концы разделов между главами. Для вставки конца раздела установите курсор в нужное место и дайте команду Вставка ► Разрыв. Укажите в диалоговом окне Разрыв, откуда начнется новый раздел: со следующей страницы, со следующей четной страницы, со следующей нечетной страницы или же прямо с текущей страницы.
Конец раздела можно увидеть в обычном режиме или в режиме структуры. Он представляет собой пунктирную линию со словами «Разрыв раздела». Для удаления конца раздела переключитесь в обычный режим или режим структуры, выберите линию разрыва, поместив курсор слева от нее, и нажмите клавишу DELETE.
Независимо от того, вставлены ли концы разделов, документ может содержать нумерацию страниц. Дайте команду Вставка ► Номера страниц – откроется диалоговое окно Номера страниц. В этом окне настраиваются четыре параметра.
• Положение указывает место печати номеров – Вверху страницы или Внизу страницы.
• Список Выравнивание задает выравнивание номеров Слева, Справа, От центра, Внутри, Снаружи. Типы выравнивания «Внутри» и «Снаружи» используются, когда в диалоговом окне Параметры страницы установлен флажок Зеркальные поля.
• Флажок Номер на первой странице указывает, нужен ли номер на первой странице.
• Кнопка Формат позволяет открыть диалоговое окно Формат номера страницы.
Диалоговое окно Формат номера страницы позволяет выбрать формат номеров страниц, например «А, В, С» или «1,2,3», и связать, если необходимо, с номерами страниц номера глав. Если установить флажок Включить номер главы – номер главы будет добавлен к номеру страницы, например 1-1. Если надо начать нумерацию страниц не с единицы, введите нужный номер в счетчик Начать с. После установки параметров щелкните на кнопке OK для возврата в диалоговое окно Номера страниц. Для вставки нумерации страниц щелкните на кнопке OK еще раз. Увидеть номера страниц можно в режиме предварительного просмотра или в режиме разметки.
Если документ содержит несколько глав, можно для каждой из них задать свою нумерацию. Поместите курсор на первую страницу документа (в начало первой главы) и добавьте нумерацию страниц. Затем передвиньте курсор на первую страницу второй главы и снова дайте команду Вставка ► Номера страниц. Щелкните на кнопке Формат и задайте нужный тип нумерации страниц. Чтобы продолжить нумерацию страниц, установите соответствующий переключатель в диалоговом окне Формат номера страницы. Повторите эти действия для всех глав. Для удаления нумерации страниц отредактируйте колонтитул, содержащий номер страницы.
Кроме номеров страниц, на каждой странице может понадобиться другая постоянная информация, такая как название главы, указание автора или организации, в которой создан документ. Для размещения такой информации используются верхний и нижний колонтитулы, которые располагаются в верхнем или нижнем поле страницы. Для выставки колонтитула дайте команду Вид ► Колонтитулы. Текст документа «пригаснет», а в верхней части документа включится область колонтитула. Откроется и панель инструментов Колонтитулы.
Введите текст в колонтитул. При создании и редактировании колонтитулов пользуйтесь кнопками панели Колонтитулы.
Порядок действий при создании любого колонтитула один и тот же. Перейдите в область колонтитула, который надо добавить или отредактировать. Для перемещения между колонтитулами в разделе документа пользуйтесь кнопками Верхний/нижний колонтитул и Переход к предыдущему/к следующему.
Чтобы отключить колонтитулы на первой странице или разместить разные колонтитулы на четных и нечетных страницах, щелкните на кнопке Параметры страницы на панели Колонтитулы и выберите нужную установку на вкладке Макет.
Для создания разных колонтитулов на первой и последующих страницах установите флажок Различать колонтитулы первой страницы. Word расположит на первой странице другой колонтитул. Оставьте его пустым. Если же нужны разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установите соответствующий флажок в диалоговом окне Параметры страницы. Введите текст в первый колонтитул и щелкните на кнопке Переход к следующему на панели Колонтитулы, после чего введите текст колонтитула противоположной страницы.
Для просмотра колонтитулов можно использовать режим предварительного просмотра или режим разметки.
Перед печатью окончательной версии документа необходимо освободиться от «оторванных» слов, неаккуратных строк и разрывов страниц, а также лишних пробелов, которые ухудшают внешний вид документа. Существует три способа устранения подобных дефектов.
• Если строка заканчивается слишком рано, из-за того что длинное слово перешло на следующую строку, используйте перенос слов.
• Если в документе слова, которые должны стоять рядом, попали на разные строки, используйте неразрывный пробел.
• Если абзацы или строки абзаца, которые должны располагаться рядом, попали на разные страницы, воспользуйтесь запретом разрыва страницы между абзацами или внутри абзаца.
Word 97 допускает автоматическую и ручную расстановку переносов в тексте. Для автоматической расстановки дайте команду Сервис ► Язык ► Расстановка переносов и в диалоговом окне Расстановка переносов установите флажок Автоматическая расстановка переносов.
Можно запретить переносы в словах из прописных букв. Можно задать размер ширины зоны переноса слов, то есть ширины полосы (от правого поля), в которой выполняется расстановка переносов. При увеличении зоны число переносов в тексте растет, при уменьшении – снижается.
Для ручного управления расстановкой переносов в документе щелкните на кнопке Принудительно в диалоговом окне Расстановка переносов. Word просмотрит документ и выявит слова-кандидаты на расстановку переносов. Найдя первое такое слово, программа откроет диалоговое окно Расстановка переносов.
Word покажет предлагаемые переносы, но перенос можно ввести в любое место, поставив туда курсор и щелкнув на кнопке Да. Чтобы пропустить слово и перейти к следующему, щелкните на кнопке Нет. Word может оставить две буквы в конце строки или выбрать другой неуклюжий перенос. Положитесь на свой здравый смысл или обратитесь к словарю или справочнику по переносу слов.
Чтобы фрагмент текста (например, инициалы и фамилия) не был разделен концом строки, применяют неразрывные пробелы. Текст, связанный такими пробелами, перейдет на следующую строку целиком. Для вставки неразрывного пробела служит комбинация клавиш CTRL + SHIFT + ПРОБЕЛ.