Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить, установив условие отбора.
1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.
2.В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Простой запрос.
3.Нажмите кнопку OK.
4.Укажите имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, из которых должны быть восстановлены данные.
5.Если необходимо, укажите дополнительные таблицы или запрос, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторяйте данные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.
6.Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.
3.2 Конструктор запросов
В общем «Конструктор» используется для изменения макета выбранной таблицы, запроса, формы или отчета или для редактирования выбранного макроса или модуля.
Режим конструктора запроса используется для графического изменения структуры запроса. В верхней половине окна выводятся списки полей всех таблиц, включенных в активный запрос, и линии связей между таблицами. В бланке запроса в нижней части окна каждому полю, включенному в запрос, отводится отдельный столбец, что позволяет, например, отображать поля в результатах запроса, сортировать поля или определять условия отбора.
Допустим мы создали какой то запрос и чтобы изменить макет запроса нужно нажать кнопку «Конструктор» и тогда появляется д.о. «<Имя> запрос: запрос на выборку» и так познакомимся с элементами этого окна.
Список полей – используется для добавления полей в активный запрос или фильтра. Для этого следует перенести поле с помощью мыши из списка полей в столбец в бланке запроса.
Строка «Поле» - добавляет поле в результаты активного запроса или фильтра. Для добавления поля в запрос выберите ячейку в этой строке в бланке запроса и выберите поле в раскрывающемся списке.
Строка «Имя таблицы» - указывает таблицу, в которой находится данное поле. Это удобно при определении принадлежности полей тем или иным таблицам в многотабличном запросе или фильтре. Чтобы вывести на экран или скрыть строку Имя таблицы, установите или снимите флажок Имена таблиц в меню Вид.
Строка «Сортировка» - задается порядок сортировки значений управляющего запроса или фильтра: по возрастанию (от 0 до 9, от A до Z, от А до Я), по убыванию (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А) или отсутствие сортировки. Чтобы указать сортировку поля, выберите ячейку в строке Сортировка и укажите порядок сортировки.
Флажок «Вывод на экран» - отображает на экране или скрывает столбец при выполнении запроса или фильтра. Если столбец скрыт, он все равно может быть использован для определения условий отбора.
Строки «Условие отбора» и «Или» - задают одно или несколько условий отбора (например, = "Алматы" или > 30 000), определяющих набор записей, отбираемых в запросе или фильтре. При необходимости ввести дополнительные условия, введите значение или выражение в ячейки под ячейкой Или.
3.3 Построитель выражений
Построитель выражений может быть вызван в тех случаях, когда пользователь должен ввести выражение, например, в окне свойств, в поле Условие отбора в бланке запроса, в окне макроса или в окне модуля.
Запуск построителя выражений из окна свойств или из нижней половины окна макроса:
1. Выберите ячейку свойства или аргумента, в которую требуется ввести выражение.
2. Нажмите кнопку Построить , которая находится рядом с ячейкой свойства или аргумента.
Если для данного свойства можно использовать несколько построителей, открывается окно диалога Построители. Выберите Выражения и нажмите кнопку OK.
Запуск построителя выражений из бланка запроса, столбца условий в окне макроса или из окна модуля:
Допускается вызов построителя выражений из полей Условие отбора и Поле в бланке запроса, из ячейки столбца условий в окне макроса или из окна модуля.
1. Установите указатель в позицию, в которую требуется ввести выражение, и нажмите правую кнопку мыши.
2. В контекстном меню выберите команду Построить.
Создание выражения с помощью построителя выражений:
1. Запустите построитель выражений.
2. В левом нижнем поле построителя выберите папку, содержащую нужный элемент.
3.В нижнем среднем поле дважды щелкните элемент, чтобы вставить его в поле выражения, или выберите тип элементов.
4. Если выбран тип в нижнем левом поле, то значения будут отображаться в нижнем левом поле. Дважды щелкните на значении, чтобы вставить его в поле выражения.
<Совет. Любая часть выражения может быть непосредственно введена в поле выражения.>
5. Вставьте необходимые операторы в выражение. Для этого поместите указатель мыши в определенную позицию поля выражения и выберите одну из кнопок со знаками операций, расположенных в середине окна построителя.
6. Закончив создание выражения, нажмите кнопку OK.
Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позицию, из которой был вызван построитель выражений. Если в данной позиции уже содержится значение или если построитель выражений был вызван из окна модуля, в котором имеется выделенный текст, то исходное значение или выделенный текст будут заменены на новое выражение.
3.4 Создание вычисляемых полей
Существует возможность создать новое поле, отображающее результаты вычислений, заданных с помощью выражения.
1. В режиме конструктора запроса выполните одно из следующих действий:
· Введите выражение в пустую ячейку строки "Поле". Если выражение содержит имя поля, заключите это имя в квадратные скобки.
· Для того чтобы получить помощь при создании выражения, воспользуйтесь построителем выражений. Для открытия построителя выражений установите указатель мыши в то место строки "Поле", куда требуется добавить вычисляемое поле, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Построить.
· После нажатия клавиши ENTER или перехода к другой ячейке Microsoft Access вводит стандартное имя "ВыражениеN", где N является целым числом, увеличивающимся на единицу для каждого следующего поля в запросе, содержащего выражение. Имя помещается перед выражением и заканчивается знаком двоеточия. В режиме таблицы это имя является заголовком столбца.
· Имя "Выражение1" можно заменить более содержательным именем, например "НоваяЦена”.
2. Если выражение включает статистические функции (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), и бланк запроса содержит другие поля, используемые для группировки, нажмите на панели инструментов кнопку (если строка "Групповая операция" не выводится на экран). В ячейке "Групповая операция" для поля группировки оставьте значение "Группировка", а в вычисляемом поле замените слово "Группировка" словом "Выражение".
Примечания:
· Для того чтобы открыть или просмотреть все выражение целиком без прокрутки нажмите клавиши SHIFT+F2. Открывается окно диалога Область ввода.
· При необходимости, внесите в запрос следующие дополнения:
· Введите условие, определяющее данные, используемые в вычислениях.
· Определите сортировку результатов.
· Задайте значения свойств полей, таких как "Формат поля" (Format) (поскольку поле не наследует свойства базовой таблицы).
3.5 Фильтры
Условия отбора это инструкции, которые позволяют сообщить Microsoft Access, с какими записями предстоит работать. Условия отбора для одного или нескольких полей вводятся в бланке запроса или в окне расширенного фильтра.
1. В режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра таблицы, запроса или формы выберите ячейку строки "Условие отбора" в столбце поля, для которого задается условие отбора.
2. Введите выражение с клавиатуры или с помощью построителя выражений. Для того чтобы открыть окно построителя выражений, установите указатель на ячейку условия отбора, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Построить. Для получения дополнительных сведений о применении построителя выражений нажмите кнопку .
3. Для того чтобы ввести другое выражение для этого поля или для другого поля, переместите указатель в соответствующую ячейку и введите выражение.
Вместе с таблицей, запросом или формой можно сохранить только один фильтр. Однако существует возможность использовать созданные ранее запросы в качестве дополнительных фильтров. Запрос, применяемый как фильтр, должен соответствовать определенным требованиям. Для получения дополнительных сведений об этих требованиях нажмите кнопку .
1. Перейдите в окно фильтра или расширенного фильтра.
2. Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов
3. Выберите запрос и нажмите кнопку OK.
4. Нажмите кнопку Применить фильтр / Удалить фильтр на панели инструментов.
4. Формы
4.1 Автоформы
Формы используются для различных целей. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы. Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.