5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.
1.2 Заполнение первых строк созданных таблиц данными.
Данные таблицы – информация, которая сохранена в таблице. Все данные таблицы хранятся в строках, каждая из которых содержит порции информации в столбцах, определенных в структуре таблицы. Данные – та часть таблицы, к которой обычно должны иметь доступ пользователи приложения (например, данные таблицы могут выводиться в элементах управления, размещенных в формах и отчетах, либо предоставляться в режиме таблицы). В данной базе данных, таблицы легче заполнять через форму, т.к. открывать и заполнять все четыре таблицы нецелесообразно-трудоемкий процесс.
1.3 Связывание таблиц по типу «один ко многим»
Линия связи показывает, определена ли связь между двумя таблицами и тип этой связи. Для изменения связи установите указатель на линию связи и дважды нажмите кнопку мыши. Если наложены условия целостности данных, то на каждом конце линии связи появляются следующие символы:
1 Сторона "один" отношения.
¥ Сторона "многие" отношения.
Связывание таблиц служит для того, чтобы получить из всех связанных таблиц единую виртуальную таблицу из которой в дальнейшем можно будет выбирать любые сочетания полей, которые будет давать необходимую информацию. Связывание таблиц осуществляется открытием окна схемы данных, позволяющее просматривать, изменять и определять связи между таблицами или запросами. Для того чтобы связать таблицу нужно сделать следующее. Нажмите кнопку «Схема данных» на панели инструментов. Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно «Добавление таблицы». Если необходимо добавить таблицы до определения связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку «Добавить таблицу» на панели инструментов.
Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно «Добавление таблицы».
Для связывания полей выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.
Для связывания сразу нескольких полей переместите их при нажатой клавише CTRL.
В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных (из этого правила существует два исключения) и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля (FieldSize). Существуют следующие два исключения из правила: поле счетчика можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Длинное целое»; а также поле счетчика можно связать с числовым, если для обоих полей в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Код репликации».
В диалоговом окне Схема данных, отображенном на экране, проверьте имена полей, представленные в двух колонках. В случае необходимости внесите изменения.
Теперь переходим к связыванию выше созданных таблиц. Для этого нужно сделать следующее: находясь в главном диалоговом окне «КАДРЫ2: база данных» на панели инструментов нажимаю кнопку «Схема данных». Появляется диалоговое окно «добавление таблицы» состоящее из трех вкладок: «Таблицы», «Запросы», «Таблицы и запросы». Выбираю вкладку «Таблицы» ниже находятся список созданных таблиц, выбрав нужные таблицы нажимаю кнопку «Добавить» и закрываю окно. Появившемся окне «схема данных» с помощью перетягивания, перетягиваю с окошко ADRESA поле “NOMER” в окошко FIO на поле «NOMER» и т. д. Появляется диалоговое окно «Связи» с пунктами «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей». И в этом окне отмечаю галочкой «обеспечение целостности данных» нажимаю кнопку «создать». Закрываю окно схема данных, обязательно сохранив данные.
2.1 Приемы работы с данными
В форме легко отсортировать записи согласно содержимому поля.
Выберите поле для сортировки и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.
Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Существует три метода фильтрации.
1. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.
2. Для вывода требуемых значений в одно или несколько полей формы нажмите кнопку Изменить фильтр.
Чтобы задать более подробное условие для фильтрации или сортировки записей, выберите в меню «Записи» команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.
3. Для применения обычного или расширенного фильтра нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
В форме существует возможность поиска и замены значений. Нажмите кнопку Найти на панели инструментов для поиска определенного значения в поле, поочередно перемещаясь по всем записям, в которых оно присутствует.
Выберите команду Заменить в меню Правка для замены найденного значения.
2.2. Фильтрация данных в таблице
Чтобы добавить запись, нажмите кнопку Новая запись на панели инструментов. В форме появится незаполненная запись, в которую следует ввести новые данные.
Чтобы удалить запись, выберите в ней любое поле и нажмите кнопку Удалить запись на панели инструментов.
Следуя нашему примеру мы должны оставить тех сотрудников, которые нам нужны. В нашем случае это Дианов, Руженцев и Березовский. Чтобы удалить остальных сотрудников, нужно сделать следующее. Допустим мы находимся в главном диалоговом окне «Кадры2: база данных» открываем таблицу FIO и оставляем тех сотрудников которые нам нужны и остальные отмечаем с помощью кнопки «Маркер выделения записи» и удаляем с помощью кнопки на панели «удалить запись».
Маркер выделения записи
Используется для выделения всей записи. Кроме того, отображает на экране следующие символы:
текущая запись, уже сохранена;
новая запись, в которую можно вводить данные;
изменяемая запись, еще не сохранена;
блокированная другим пользователем запись, изменения невозможны.
3. Запросы и фильтры
3.1 Простой запрос
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
Запросы можно создавать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.
Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.
· Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.
· Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.
Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.
Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.