· В четвертых, оперативная реакция на изменения правил игры на рынке.
Вместе с тем при собственной разработке необходимо решить целый комплекс организационно-технических задач, которые позволили бы избежать ошибочных решений:
· Во-первых, правильный выбор архитектуры построения вычислительно-коммуникационной сети и ориентация на профессиональные СУБД. По экспертным оценкам собственные разработки АИС в 53% базируются на СУБД Oracle, около 15% на Informix, 22% - другие СУБД.
· Во-вторых, использование при разработке современного инструментария (CASE средства, эффективные средства разработки: Delphi, Designer2000, Developer2000, SQL-Stations и т.п.).
· В третьих, мультизадачная инфраструктура разработки проекта, когда конкретный модуль АИС ведет группа разработчиков с взаимосвязанным перечнем задач, построенная на принципах полной взаимозаменяемости, т.е. функционирование данного модуля АИС и его развитие не связано с одним конкретным разработчиком.
· В четвертых, применение эффективных организационно-технических средств по управлению проектом и контролю версий АИС.
Только при соблюдении этих основных положений можно рассчитывать, что собственная разработка окажется конкурентной и эффективной. В противном же случае можно столкнуться с эффектом "неоправданных ожиданий" - это в лучшем случае, а в крайнем случае вообще задуматься о смене АИС. При этом, смена АИС может вызвать как непосредственно смену клиентских модулей и табличной структуры БД, так и потребовать замены серверного и клиентского аппаратного и общесистемного программного обеспечения, включая СУБД, а это дело не дешевое. Поэтому очень важно при выборе варианта реализации АИС сразу решить вопрос о возможностях экспорта/импорта данных в создаваемой системе. При правильном решении данного вопроса смена АИС, если в ней все-таки возникнет необходимость, произойдем практически безболезненно для функциональных подразделений.
3. Стадии и этапы создания АИС.
Стадии и этапы создания АИС, выполняемые организациями- участниками, прописываются в договорах и технических заданиях на вы- полнение работ.
Стадия 1. Формирование требований к АИС:
• обследование объекта и обоснование необходимости создания АИС;
• формирование требований пользователей к АИС;
• оформление отчета о выполненной работе и тактико-технического задания на разработку.
Стадия 2. Разработка концепции АИС:
• изучение объекта автоматизации;
• проведение необходимых научно-исследовательских работ;
• разработка вариантов концепции АИС, удовлетворяющих требованиям пользователей;
• оформление отчета и утверждение концепции.
Стадия 3. Техническое задание:
• разработка и утверждение технического задания на создание АИС.
Стадия 4. Эскизный проект:
• разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям;
• разработка эскизной документации на АИС и ее части.
Стадия 5. Технический проект:
• разработка проектных решений по системе и ее частям;
• разработка документации на АИС и ее части;
• разработка и оформление документации на поставку комплектующих изделий;
• разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта.
Стадия 6. Рабочая документация:
• разработка рабочей документации на АИС и ее части;
• разработка и адаптация программ.
Стадия 7. Ввод в действие:
• подготовка объекта автоматизации;
• подготовка персонала;
• комплектация АИС поставляемыми изделиями (программными и тех- ническими средствами, программно-техническими комплексами, информа- ционными изделиями);
• строительно-монтажные работы;
• пусконаладочные работы;
• проведение предварительных испытаний;
• проведение опытной эксплуатации;
• проведение приемочных испытаний.
Стадия 8. Сопровождение АИС:
• выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами;
• послегарантийное обслуживание.
Рассмотрим специфику составляющих некоторых стадий подробнее.
Обследование – это изучение и анализ организационной структуры предприятия, его деятельности и существующей системы обработки информации.
Материалы, полученные в результате обследования, используются для:
• обоснования разработки и поэтапного внедрения систем; • составления технического задания на разработку систем;
• разработки технического и рабочего проектов систем.
На этапе обследования целесообразно выделить две составляющие: определение стратегии внедрения АИС и детальный анализ деятельности организации. Основная задача первого этапа обследования – оценка реального объема проекта, его целей и задач на основе выявленных функций и информационных элементов автоматизируемого объекта высокого уровня. Эти задачи могут быть реализованы или заказчиком АИС самостоятельно, или с привлечением консалтинговых организаций. Этап предполагает тесное взаимодействие с основными потенциальными пользователями системы и бизнес-экспертами. Основная задача взаимодействия – получить полное и однозначное понимание требований заказчика. Как правило, нужная информация может быть получена в результате интервью, бесед или семинаров с руководством, экспертами и пользователями. По завершении стадии обследования появляется возможность определить вероятные технические подходы к созданию системы и оценить затраты на ее реализацию (на аппаратное обеспечение, на закупаемое программное обеспечение и на разработку нового программного обеспечения). Результатом этапа определения стратегии является документ (технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта), где четко сформулировано, что получит заказчик, если согласится финансировать проект, когда он получит готовый продукт (график выполнения работ) и сколько это будет стоить (для крупных проектов – это график финансирования на разных этапах работ). В документе желательно отразить не только затраты, но и выгоду проекта, например время окупаемости проекта, ожидаемый экономический эффект (если его удается оценить).
Примерное содержание ТЭО:
• ограничения, риски, критические факторы, которые могут повлиять на успешность проекта;
• совокупность условий, при которых предполагается эксплуатировать будущую систему, архитектура системы, аппаратные и программные ресурсы, условия функционирования, обслуживающий персонал и пользователи системы;
• сроки завершения отдельных этапов, форма приемки/сдачи работ, привлекаемые ресурсы, меры по защите информации;
• описание выполняемых системой функций;
• возможности развития и модернизации системы;
• интерфейсы и распределение функций между человеком и системой;
• требования к ПО и системам управления базами данных (СУБД).
На этапе детального анализа деятельности организации изучаются деятельность, обеспечивающая реализацию функций управления, организационная структура, штаты и содержание работ по управлению предприятием, а также характер подчиненности вышестоящим органам управления. Здесь следует наметить инструктивно-методические и директивные материалы, на основании которых определяются состав подсистем и перечень задач, а также возможности применения новых методов решения задач.
Аналитики собирают и фиксируют информацию в двух взаимосвязанных формах:
• функции – информация о событиях и процессах, которые происходят в автоматизируемой организации;
• сущности – информация о классах объектов, имеющих значение для организации и о которых собираются данные.
При изучении каждой функциональной задачи управления определяются:
• наименование задачи; сроки и периодичность ее решения;
• степень формализуемости задачи;
• источники информации, необходимые для решения задачи;
• показатели и их количественные характеристики;
• порядок корректировки информации;
• действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;
• действующие средства сбора, передачи и обработки информации;
• действующие средства связи;
• принятая точность решения задачи;
• трудоемкость решения задачи;
• действующие формы представления исходных данных и результатов их обработки в виде документов;
• потребители результатной информации по задаче. Одной из наиболее трудоемких, хотя и хорошо формализуемых, задач этого этапа является описание документооборота организации.
При обследовании документооборота составляется схема маршрута движения документов, которая должна отразить:
• количество документов;
• место формирования показателей документов;
• взаимосвязь документов при их формировании;
• маршрут и длительность движения документа;
• место использования и хранения данного документа;
• внутренние и внешние информационные связи;
• объем документа в знаках.
По результатам обследования устанавливают перечень задач управления, подлежащих автоматизации, и очередность их разработки.
Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.
Результатом данного курсового проекта являлась разработка системы автоматизированного электронного документооборота для заданного предприятия, позволяющая оптимизировать движение документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Использование данной системы в реальных условиях позволит повысить эффективность работы, уменьшить издержки, снизить трудоемкость выполняемых операций.
Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с ними (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.