Цель автоматизированного решения задачи сводится к устранению недостатков, которые были мной отмечены в предыдущем разделе, поэтому ее можно разделить на две группы подцелей:
- достижение улучшения ряда экономических показателей (увеличение числа обслуживаемых клиентов, сокращение численности персонала);
- улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации).
1. Аналитическая часть
1.1. Характеристика предприятия ООО "Мастер-СД"
Общество с ограниченной ответственностью "Мастер-СД" представляет собой партнерское предприятие, имеющее уставной фонд поделенный на доли, размер которых определяется учредительными документами. Участники такого партнерского предприятия несут ответственность в размерах из вклада в уставной капитал. Высшим органом управления ООО является собрание участников, а текущее управление его деятельностью осуществляется на коллегиальной (дирекция) основе. Предприятие занимается оптовой торговлей замками отечественного производства.
Функциями "Мастер-СД" являются:
- формирования наиболее ходового ассортимента;
- закупка товаров;
- хранение;
- подсортировка;
- сбыт;
- доставка товаров.
Удовлетворяя потребности розничных торговцев, предприятие оптовой торговли получает доход от торговой надбавки на продаваемые товары. Чтобы оценить эффективность данного бизнеса следует сравнить затраты розничных предприятий на формирование ассортимента, доставку товаров, закупку, цены, по которым покупатели могут закупать замки и затраты оптового предприятия на организацию закупок требуемого ассортимента, хранение, доставку товаров мелкими партиями.
ООО "Мастер-СД" – малое предприятие, штат которого состоит из одиннадцати человек в офисе и трех человек на складе. В штат входят генеральный директор, директор, секретарь, два менеджера в отделе снабжения и сбыта, главный и два бухгалтера в бухгалтерии, операционист в отделе выписки, кассир, водитель, заведующий складом и два грузчика.
Рис.1. Организационная структура ООО "Мастер-СД»
Предприятие арендует складскую площадь и офисное помещение в черте города Москвы. Склад находится в соседнем здании с офисом. Поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема документооборота.
Управлением предприятия занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.
Директор подчиняется непосредственно генеральному и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.
Центральная проблема организации состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.
Отдельно выделен бухгалтерский отдел. Этот отдел состоит из главного бухгалтера, двух бухгалтеров и кассира. В обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др. Кассир принимает выручку. Два бухгалтера оформляют документы по движению товара.
В отделе закупок и сбыта работают 2 менеджера. Задачами данного отдела являются:
· формирование ассортимента товаров
· поиск поставщиков
· организация закупок
· приемка товаров
· управление торговыми агентами
· прием заказов на поставку товаров
· организация доставки
Каждый из менеджеров отвечает за определенные ему функции. Так, менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежением за товарными запасами. Менеджер по сбыту готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролирует деятельность склада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности. Торговый зал ООО «Мастер-СД» состоит из трех витрин, на которых представлены образцы замков и фурнитуры.
На телефонные звонки отвечает секретарь. Она принимает сообщения и переадресует звонки.
Информационные связи отдела закупок и сбыта представлены на рис. 2.
ОТДЕЛ ЗАКУПОК И СБЫТА
Рис. 2. Внешние и внутренние информационные связи отдела закупок и сбыта
На рассматриваемом предприятии есть водитель для доставки товаров. В его обязанности входит доставка замков и инкассация средств за товар.
Отношения между отдельными местами и задачами характеризуются отношениями подчиненности сверху и снизу, или отношениями по горизонтали.
1.2. Экономическая сущность задачи учета продажи товаров
Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.
Бухгалтерский учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.
Отпуск товаров покупателям осуществляется на основе следующих документов: накладных; актов приема-передачи; счетов-фактур; товарно-транспортных накладных; железнодорожных и авианакладных.
Общая стоимость реализованных товаров по продажным ценам представляет собой товарооборот.[3]
При учете продаж товаров, важно определиться с вопросом, какой
момент считать продажей:
- факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;
- факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.
Этот фактор определяет момент перехода права владения, пользования и распоряжения реализуемых товаров от поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены и покупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственности переходят на этот товар к покупателю; во втором – до момента оплаты товар является собственностью поставщика.
Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).
Метод определения выручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателю повсеместно используется в международной практике. В нашей стране, особенно на субъектах малого предпринимательства, был распространен кассовый метод («по оплате»). С 1996г. введен в действие новый порядок определения выручки от реализации продукции, согласно которому для составления финансовой отчетности безальтернативно применяется метод начисления («по отгрузке»). Фактически в ООО "Мастер-СД" при продаже замков применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".
Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.07.96 № 914. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров.
Счета-фактуры введены в качестве дополнительного инструмента контроля налоговых органов за полнотой сбора налога на добавленную стоимость. [9]
Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в Таблице 1 (См. далее). Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:
- счет;
- накладная;
- счет-фактура.
В качестве учетной цены товаров на предприятиях оптовой торговли может использоваться покупная или продажная цена. В ООО "Мастер-СД" учетной ценой являются покупные цены с НДС 20%.
Важным элементом учета реализации товаров является определение стоимости, по которой они списываются с баланса торговой организации.
Порядок списания отпущенных товаров зависит от способа хранения товаров на складе (партионный или сортовой) и принятого предприятием в учетной политике метода определения учетных цен на реализуемые товары.
Если складской учет товаров организован по партиям или в течение отчетного периода товар приобретался по одной и той же цене, то базой для определения покупной стоимости реализованных товаров могут служить данные первичных документов. При этом достаточно количество реализованных товаров в натуральном выражении умножить на цену их приобретения. Сложности возникают в условиях сортового учета товаров на складе, а также приобретения товаров у разных поставщиков по разным ценам. В этих случаях для определения покупной стоимости реализуемых товаров могут быть использованы методы оценки материальных запасов:
