Рахунки можуть бути активними, пасивними або активно-пасивними. Ця ознака використовується в підсистемі для виявлення помилкових ситуацій. Так, наприклад, активний рахунок повинен мати дебетовий залишок, пасивний, - кредитовий. Якщо рахунок активно-пасивний, то він може мати як дебетовий, так і кредитовий залишок. Для отримання розгорнутого сальдо по активно-пасивних рахунках слід організовувати аналітичний облік або вести облік на субрахунках такого рахунку.
Поняття "забалансового" рахунку в 1С:Предприятии ширше, ніж в традиційному бухгалтерському обліку. Так, окрім забалансових рахунків, визначених в "Плані рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств", 1С:Предприятие позво-ляет вводити "забалансові" рахунки, які називаються допоміжними або робочими.
Такі рахунки зазвичай використовуються для допоміжних цілей, наприклад, для зберігання суми неоподатковуваного доходу працівника (він використовується при розрахунку зарплати) або обліку пробігу автомобілів. Також, на такому забалансовому рахунку можна вести облік підприємств-боржників, при цьому завжди можна проглянути список боржників, навіть якщо борги вже списані в збитки підприємства.
Види субконто є спеціальними об'єктами, підтримуваними компонентою "Бухгалтерський облік", для ведення аналітичного обліку по рахунках бухгалтерського обліку. Термін субконто використовується для позначення набору значень, використовуваних для ведення аналітичного обліку по рахунку. Субконто можуть виступати основні засоби, організації, товари і інші набори об'єктів, як реально існуючих, так і абстрактних. Наприклад, субконто можуть бути види бюджетів - федеральний, територіальний, місцевий.
Вид субконто ідентифікує сукупність об'єктів конкретного типу, які надалі можуть використовуватися для ведення аналітичного обліку. Сам по собі вид субконто не описує яких або даних, що зберігаються, в підсистемі 1С:Предприятие. При його налаштуванні вказується один з існуючих типів даних, який визначатиме набір значень субконто цього виду, - звичайно це довідник або перерахування. Наприклад, вид субконто "Товари" матиме тип "Довідник.Номенклатура".
Створені види субконто вказуються для налаштування аналітичного обліку по рахунках. Для кожного рахунку допускається використання до 5 видів субконто, що дозволяє вести багатовимірний аналітичний облік. Ведення багаторівневого аналітичного обліку реалізується шляхом використання багаторівневих довідників.
Віддзеркалення рухів засобів в бухгалтерському обліку записується у вигляді операцій і проводок. Операція є повним віддзеркаленням в бухгалтерському обліку господарської операції, що сталася на підприємстві.
Операція може містити декілька проводок. Проводки не існують окремо від операцій. Кожна проводка належить одній і тільки одній операції. Операція, у свою чергу, завжди належить документу, причому у документу може бути тільки одна операція. Сама операція може записуватися при записі документу або у момент проведення, але проводки по документу формуються тільки при його проведенні. Крім того, для забезпечення ручного введення операцій існує спеціальний вид документу "Операція", який не має власних даних, а використовується тільки в якості "носія" операції, введеної вручну. Порядок віддзеркалення проводок в бухгалтерському обліку визначається послідовністю документів, яким належать операції.
У конфігурації описуються різні властивості операцій і проводок. І для операції, і для проводок можуть бути задані додаткові реквізити. Підсистема 1С:Прсдприятие має тільки один об'єкт метаданих "Дроту". Об'єктами даних цього типу будуть введені в систему проводки.
Структура проводки значною мірою залежить від налаштувань параметрів обліку. Її можна умовно розділити на 2 складові.
Постійна частина структури проводки містить ряд реквізитів, які є присутніми завжди, незалежно від налаштування різних типів обліку. До таких реквізитів відносяться кореспондуючі рахунки (рахунок дебету проводки і рахунок кредиту проводки) і сума проводки.Змінна частина структури визначається налаштуваннями різних ознак обліку (аналітичний, кількісний, валютний), які виконуються при редагуванні властивостей планів рахунків. До таких реквізитів відносяться: субконто (до 5-ти на кожного з кореспондуючих рахунків), валюта і сума у валюті, кількість проводки.
Необхідно врахувати, що використання конкретних реквізитів із змінної частини структури проводки, у свою чергу, залежить від використовуваних кореспондуючих рахунків. Наприклад, якщо в проводці використані кореспондуючі рахунки, для яких не встановлено кількісного обліку, то відповідний реквізит проводки заповнювати буде не можна. Це ж справедливо і для субконто і для виду валюти і суми у валюті.
Окрім цього, при редагуванні властивостей проводки можна створити набір додаткових реквізитів для зберігання будь-якої додаткової інформації про проводку. Як правило, використання цих реквізитів не залежить від налаштувань параметрів обліку.Проводки, як об'єкти даних, можуть існувати тільки "усередині" операції. Форма операції містить табличну частину, яка призначена для редагування проводок, що входять в операцію. Властивості проводки редагуються у вікні редагування "Дроту".
1.5 Основні правила обліку основних засобів і нематеріальних активів і порядок розрахунку сум амортизації
Ведення обліку основних засобів і нематеріальних активів повинне спиратися на законодавчу базу і порядок обліку цих активів. Будь-яке порушення або халатність може привести до штрафних санкцій і інших заходів, украй небажаних для підприємства. Тому не приділити увагу цьому питанню просто не можна. До того ж програма, автоматизуючи цей процес, зобов'язана чітко дотримувати і дотримуватися певних правил, зводячи вірогідність помилки до мінімуму. Нижче приведені основні правила обліку, правила визначення вартості, порядок і методи нарахування амортизації, формули для розрахунку терміну корисної дії активів і інші аспекти, які необхідно обов'язково взяти до уваги при розробці нашої системи.
Облік прибутків і витрат і господарських операцій ведеться індивідуальними підприємцями шляхом фіксації в Книзі обліку прибутків і витрат і господарських операцій індивідуального підприємця операцій про отримані прибутки і зроблені витрати у момент їх здійснення на основі первинних документів позиційним способом.
У Книзі обліку відбиваються майнове положення індивідуального підприємця, а також результати підприємницької діяльності за податковий період.
Облік прибутків і витрат і господарських операцій ведеться у валюті України - в гривнях.
Записи в Книзі обліку з валютних рахунків, а також по операціях в іноземній валюті робляться в гривнях в сумах, визначуваних шляхом перерахунку іноземної валюти по курсу Національного банку, встановленому на дату фактичного отримання доходу (на дату фактичного здійснення витрати).
Документування фактів підприємницької діяльності, ведення Книги обліку здійснюється російською мовою.
Індивідуальні підприємці ведуть облік прибутків і витрат і господарських операцій у відповідних розділах Книги обліку. Облік отриманих прибутків, зроблених витрат і господарських операцій ведеться індивідуальним підприємцем в одній Книзі обліку окремо з кожного з видів здійснюваної підприємницької діяльності.
Книга обліку призначена для узагальнення, систематизації і накопичення інформації, що міститься в прийнятих до обліку первинних облікових документах.
Книга обліку може вестися як на паперових носіях, так і в електронному вигляді. При веденні Книги обліку в електронному вигляді індивідуальні підприємці зобов'язані після закінчення податкового періоду вивести її паперові носії.
При зберіганні Книги обліку індивідуальним підприємцем повинен забезпечуватися її захист від несанкціонованих виправлень.
Виправлення помилок в Книзі обліку має бути обгрунтоване і підтверджене підписом індивідуального підприємця з вказівкою дати виправлення.
Виконання господарських операцій, пов'язаних із здійсненням підприємницької діяльності, повинне підтверджуватися первинними обліковими документами.
До основних засобів відноситься частина майна, використовуваного в якості засобів праці для виготовлення і реалізації товарів (виконання робіт, надання послуг), тобто майно індивідуального підприємця, безпосередньо використовуване їм в процесі здійснення підприємницької діяльності.
Основні засоби як елемент виробництва відрізняють дві особливості. По-перше, вони багаторазово беруть участь в процесі виробництва і переносять свою вартість на знову створений продукт частями у міру їх зношування у формі амортизаційних відрахувань. По-друге, процес їх відтворення носить тривалий і поступовий характер, що припускає наявність в діяльності підприємства особливого процесу - процесу капіталовкладень. Ці особливості основних засобів знаходять віддзеркалення, як в з оцінці, так і в організації бухгалтерського обліку.
Для прийняття до бухгалтерського обліку активів в якості основних засобів потрібне одноразове виконання наступних умов :
А) використання у виробництві товарів, при виконанні робіт або наданні послуг або для потреб управління організацією;
Б) використання впродовж тривалого часу, тобто терміну корисного використання тривалістю понад 12 місяців або звичайного операційного циклу, якщо він перевищує 12 місяців;
В) організацією не передбачається наступний перепродаж цих активів;
Г) здатність приносити організації економічні вигоди (дохід) в майбутньому;
Терміном корисного використання є період, в течії якого використання об'єкту основних засобів приносить дохід організації. Для окремих груп основних засобів термін корисного використання визначається виходячи з кількості продукції, очікуваної до отримання в результаті використання цього об'єкту.