Проектирование автоматизированных систем образования в сфере образования (стр. 3 из 5)

На современном этапе информатизации общества и развития образовательных структур, многие традиционные методы преподавания стали отходить на задний план, уступая место новым методикам, основанным на имитации диалога обучающегося с преподавателем при помощи компьютеров (дистанционное образование). Под термином “дистанционное образование" обычно понимают совокупность технологий, решающих проблему образовательного процесса с удаленным пользователем. Электронные версии лекционных курсов в системе дистанционного образования играют важную роль: благодаря использованию современных компьютерных информационных технологий появляется возможность решать задачи, свойственные как традиционным учебным пособиям, так и выполняемые обычно преподавателем. Синтез текста с гиперссылками, имитируя педагогический комплект, способствует более быстрому усвоению материала по сравнению с традиционными пособиями. По принципу гипертекста устроена всемирная информационная сеть Internet, с помощью которой проводится “дистанционное обучение". С повсеместным распространением Internet “дистанционное образование" вышло на новый этап своего развития и получило еще один преподавательский инструментарий. Теперь стало возможно, по средствам сетевых технологий, организовать моментальный доступ практически к любой информации в рамках различных дисциплинарных областей.

Современные методы представления информации в компьютерах позволяют задействовать практически все органы чувств, используемые для восприятия информации, при этом происходит ее дублирование по различным каналам восприятия, что резко повышает скорость и качество усвоения материала. А такой элемент компьютерных документов, как гипертекстовая ссылка позволяет при необходимости обратиться в любое место документа за дополнительной информацией, и в то же время при повторном изучении не перегружает исходный текст документа.

1.2 Организационно-функциональная структура колледжа

Разрабатываемая мною автоматизированная система предназначена для Астраханского Государственного политехнического колледжа. Организационная структура колледжа представлена на рисунке 1. Функциональная структура колледжа показана в таблице 1.

Таблица 1. Функциональная структура колледжа

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ	ФУНКЦИИ
Отделения	Составление отчетов по успеваемости студентовПриказов об отчислении и зачислении студентовВедение ведомостей о прочитанных часах преподавателями
Бухгалтерия	Начисление стипендии и премийКонтроль за платежамиНачисление зарплаты преподавателям
Воспитательный отдел	Контроль за учебным процессомОрганизация различных мероприятийПриказы о начислении социальной стипендии.
Учебная часть	Прием документов и формирование группВедение личных дел студентовОформление справок, зачетных книжек и студенческих билетов и иных требующихся документовКонтроль качества учебного процессыПланирование и составление расписанийПодготовка проектов приказов по учебному процессуКонтроль за соблюдением дисциплины студентами и преподавателямиОрганизация оформления документов об окончании колледжаМетодическое обеспечение студентовКонтроль выполнения учебных планов по всем специальностям.Проверка учебной и учебно-методической работы отделений.Учет численности и движения контингента студентов.

Из функциональной структуры видно, что наибольшее количество функций возлагается на учебную часть и его руководство, а из схемы организационной структуры также нетрудно заметить, что все подразделения колледжа взаимодействуют между собой, следовательно, от производительности работы одного из подразделений зависит также и производительность других.

Научно-методический отдел является ключевым звеном в структуре любого учебного заведения. Это подразделение организует управление педагогическими коллективами, организацию учебно-воспитательного процесса, научную и методическую деятельность, работу с персоналом и документацией.

1.3 Задачи проектируемой автоматизированной информационной системы

Исходя из изложенных выше сведений очевидно, что на данный момент большинство работ связанных с документацией производится вручную, что значительно ухудшает работу и сокращает темпы обработки данных. Поэтому необходимо разработать автоматизированную систему, которая брала бы на себя часть функций по распределению и контролю документооборота. Задачей данного проекта является создание автоматизированной системы для заместителя директора по научно-методической работе, т. к его автоматизация оптимизировала бы работу всех остальных подразделений. Следовательно, в задачи проектируемой автоматизированной информационной системы должно входить:

хранение и редактирование поступающих документов в удобном электронном виде;

хранение сведений о сотрудниках;

возможность назначения сотрудников, ответственных за исполнение поступивших приказов, распоряжений и прочих документов;

контроль исполнения вышеуказанными сотрудниками намеченных действий, с учетом сроков исполнения.

На основе данной информации можно поставить задачи проектирования:

Создать базу данных с основными таблицами "Документ", "Система работы", "Сотрудник" и рядом вспомогательных таблиц.

Создать приложение позволяющее вводить данные в базу и получать выборочные сведения.

При автоматизации этих задач мы сможем автоматизировать учет и обработку, как документов, так и контроль их исполнения.

2. Практическая часть

2.1 Разработка базы данных

Разрабатываемый программный продукт должен создавать и модифицировать базу данных, состоящую из таблиц:

Тип документа

Уровень документа

Документы

Система работы

Движение документов

Ответственные лица

Сотрудники

Подразделения

Ниже, в таблице 2, приведены атрибуты этих таблиц.

Таблица 2. Структура таблиц

Сущность	Атрибуты
Тип документа	КлючТип
Уровень документа	КлючУровень
Документы	КлючКод типаКод уровняНазваниеНомерДатаТекстКонтроль
Система работы	КлючКод документаПрограмма действийСрок исполненияДата исполненияФорма исполнения
Движение документов	Код документаКод сотрудника
Ответственные лица	Код системы работыКод сотрудника
Сотрудники	КлючКод подразделенияДолжностьФамилияИмяОтчество
Подразделения	КлючПодразделение

Схема данных представлена ниже.

Рисунок 2

Диаграмма "Сущность-связь"

Рисунок 3

Для реализации поставленной задачи мною была выбрана система управления базами данных - Microsoft Access и среда программирования - Delphi. Microsoft Access одна из наилучших СУБД. Microsoft Access является настольной СУБД, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. С ней легко работать, её возможности очень широки.

Наряду с широкими возможностями работы с файлами баз данных - реляционной моделью данных в пакете имеются средства программирования, которые управляются с помощью меню. Эти средства включают набор генераторов программ. Общие характеристики данной СУБД: IBM PC AT совместимые, максимальное число записей 1 млрд., объем файла 2 Мбайт, длина записи 4000байт, число полей 255, символьное поле до254 байт, числовое до 20 цифр, логическое 1 байт, поле даты 8 байт, максимальное число открытых файлов99, наибольшее число - 0.9*10 в 308 степени, наименьшее положительное - 0.1*10 в - 307 степени, число после десятичной точки 9, максимальное число переменных 500. Данная СУБД поддерживается операционной системой WINDOWS требуемое количество оперативной памяти 441 Кбайт.

Задача проектирования БД для предметной области состоит в том, чтобы обеспечить поддержку не только любых ныне используемых, но и будущих приложений. Таким образом БД создают основу для обработки неформализованных, изменяющихся и неизвестных запросов и создание приложений для которых невозможно заранее определить требования к данным. Это позволяет в дальнейшем строить на основе предметных БД достаточно стабильные информационные системы, т. е системы, в которых большинство изменений можно осуществить без переписывания старых приложений.

С другой стороны, основывая проектирование БД на реализации текущих и видимых задач, можно существенно ускорить создание информационной системы структура которой учитывает наиболее часто встречающиеся пути доступа к данным.

Следующий этап проектирования - построение даталогической модели. В рассматриваемом случае задача этапа - преобразование ER - диаграммы в реляционную схему.