4. Выберите имя формата в списке.
5. Для того чтобы задать отдельные атрибуты форматирования (шрифт, цвет или тип границы), нажмите кнопку Параметры.
Создание, обновление и изменение автоформата:
1. Откройте форму в режиме конструктора.
2. В меню Формат выберите команду Автоформат.
3. В диалоговом окне Автоформат выберите автоформат из списка.
4. Нажмите кнопку Параметры и выберите используемые атрибуты.
5. Нажмите кнопку Настройка и выберите нужный переключатель. Существуют следующие варианты:
создание нового стиля на основе открытой формы или отчета;
обновление выбранного стиля на основе открытой формы или отчета;
удаление выбранного стиля.
6. Нажмите кнопку OK два раза, чтобы закрыть диалоговые окна.
2.20. MS ACCESS. Расчетыв MS ACCESS. Построитель выражения.
Окно построителя выражений состоит из трех разделов, располагающихся сверху вниз.
Поле выражения. В верхней части окна построителя расположено поле, в котором создается выражение. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.
Кнопки операторов. В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа.
Элементы выражения. В нижней части окна построителя находятся три поля.
· В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.
· В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.
· В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.
2.21. MSACCESS. Просмотр и редактирование данных (добавление и удаление записей, полей).
Добавление и изменение данных в режиме таблицы или формы
1. Откройте объект в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.
2. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы добавить новую запись, нажмите кнопку Новаязапись на панели инструментов, введите данные и нажмите клавишу TAB для перехода в следующее поле. В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к следующей записи.
Чтобы изменить данные в поле, щелкните это поле и введите данные.
Чтобы заменить все значение поля, установите указатель на левую границу поля, чтобы он превратился в указатель «плюс», и нажмите кнопку мыши. Введите данные.
Удаление записи в режиме таблицы или формы
1. Откройте объект в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.
2. Выберите удаляемую запись.
3. Нажмите на панели инструментов кнопку Удалить запись.
При удалении данных иногда требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц.
Добавление полей в таблицу в режиме конструктора
1. Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно поместить, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.
2. Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую, пустую строку.
3. Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите уникальное имя поля.
4. В столбце Тип данных можно выбрать тип данных из списка Тип данных.
5. В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.
Добавление поля (столбца) в таблицу в режиме таблицы
1. Щелкните столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.
2. Дважды щелкните заголовок нового столбца и введите его уникальное имя.
Дальнейшая настройка определения поля, например, изменение его типа данных или задание условия на значение, выполняется в режиме конструктора таблицы.
Удаление поля из таблицы в режиме конструктора
1. Выберите поле или поля, которые нужно удалить.
2. На панели инструментов нажмите кнопку Удалитьстроки.
Удаление поля из таблицы в режиме таблицы
1. Щелкните область выделения поля, которое нужно удалить.
2. В меню Правка выберите команду Удалитьстолбец.
2.22. MSACCESS. Сортировка данных и их поиск по критерию.
Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.
· Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом порядке сортировки одновременно).
· Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.
Сортировка данных по возрастанию и по убыванию
Можно отсортировать данные, отображаемые в естественном или специальном порядке, по возрастанию или по убыванию.
1. Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы или в режиме сводной диаграммы.
2. Выполните одно из следующих действий.
Режим сводной таблицы
· Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на подписях элементов, щелкните подпись поля, содержащего данные, которые необходимо отсортировать.
· Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на итоговых значениях в столбце, щелкните ячейку в столбце, содержащем значения, которые необходимо отсортировать.
· Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на значениях промежуточных и общих итогов, щелкните значение поля промежуточного или общего итога, содержащего данные, которые необходимо отсортировать.
Если щелкнуть значение общего итога в нижней строке, вместо строк будут отсортированы столбцы.
Режим сводной диаграммы
· Чтобы отсортировать числовые данные в рядах, щелкните ряд или элементы данных в ряде, которые необходимо отсортировать.
· Чтобы отсортировать элементы в поле по алфавиту, щелкните поле категории или поля ряда или щелкните подпись оси категории.
3. На панели инструментов Сводные таблицы или Своднаядиаграмма нажмите кнопку Сортировкаповозрастанию или Сортировкапоубыванию.
Access позволяет осуществлять поиск данных. Для того, чтобы найти данные, открываем БД, т.е. делаем ее активной. Затем произвести поиск:
1. по всем полям каждой записи или отдельному полю всей записи
2. вперед или назад
3. по типу сравнения данных
Для поиска данных: Правка → Найти. В открывшемся окне в разделе Образец указать данные, которые хотите найти. В разделе Просмотр из списка выбрать направление поиска. Для нахождения 1 совпадения: Найти; для нахождения 2 совпадения: Найти → Далее.
После установления всех параметров поиска нажать Закрыть. При поске данных можно использовать знаки подстановки: {?} и {*}. {?} – заменяет любой одиночный символ, {*} – заменяет любое число символов.
2.23. MSACCESS. Группировка данных.
В таблице или форме в режиме сводной таблицы
1. Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы.
2. Выполните одно или несколько следующих действий.
Группировка элементов по интервалам
1. Выберите поле строк или столбцов, элементы которого необходимо группировать.
2. На панели инструментов Сводныетаблицы нажмите кнопку Свойства и выберите вкладку Фильтр и группировка.
3. Выберите в раскрывающемся списке Группировать элементы по значение отличное от (нет группировки).
4. Задайте в поле Интервал необходимое значение интервала.
5. Чтобы задать значение, с которого необходимо начать группировку, установите флажок Начинаяс и введите значение в поле.
6. Чтобы задать значение, на котором необходимо закончить группировку, установите флажок Заканчивая и введите значение в поле.
Примечание. Конечное значение должно быть больше начального.
В таблице или форме в режиме сводной диаграммы
1. Откройте таблицу или форму в режиме сводной диаграммы.
2. Выберите поле категорий или поле рядов, элементы которого необходимо сгруппировать.
3. На панели инструментов Своднаядиаграмма нажмите кнопку Свойства и выберите вкладку Фильтригруппировка.
4. Выберите в раскрывающемся списке Группировать элементы по значение отличное от (нет группировки).
5. Задайте в поле Интервал необходимое значение интервала.
Чтобы задать значение, на котором необходимо начать или закончить группировку для числовых интервалов, установите один или оба флажка Начиная с или Заканчивая и введите значения в соседние поля.
2.24. MSACCESS. Подготовка к печати и печать в MSACCESS.