Робота з таблицями баз даних в MS Excel Алгоритм створення (стр. 1 из 3)
Міністерство освіти і науки України
Полтавський національний технічний університет імені Юрія Кондратюка
Факультет будівельний
Кафедра будівельної механіки
Розрахунково-графічна робота №2
із дисципліни „Інформатика”
на тему:“Робота з таблицями баз даних в MS Excel”
Індивідуальний план №09256
Виконала студентка групи 111-БВеклич М.Ю.
Керівник:Мартьянов В.В.
Полтава 2010
Зміст
Вступ
1Розрахункова частина роботи
1.1Алгоритм створення таблиць бази даних із наведенням відповідних таблиць книги MSExcel
1.1.1 Довідники
1.1.2 Облік робітників
1.1.3 Розподіл відрядного заробітку
1.2Аналіз таблиць баз даних
1.2.1Сортування за кількістю відпрацьованих годин
1.2.2Вибір жінок, які не є членами профспілки, віком від 25 до 40 років за допомогою автофільтра
1.2.3 Вибір чоловіків старших 40 років, а також робітників 2-го розряду, які сплачують профспілкові внески більше 16 грн. за допомогою розширеного фільтра
1.2.4Проміжні підсумки за статями
2Графічна частина роботи
2.1Побудова кільцевої діаграми прибуткового податку
2.2Побудова кругової діаграми максимального прибуткового податку за розрядами
Висновок
Список використаних літературних джерел
Вступ
База даних – це сукупність даних, яка організована у спеціальний спосіб.
Список – це таблиця прямокутної конфігурації, в якій стовбці – поля, рядки – записи.
Існують певні вимоги до списку, які представлені нижче.
1. Максимальні розміри обмежуються 256*65536, де перша цифра відповідає кількості стовбців, які відведені для полів, а друга – кількості рядків для записів.
2. Список має бути відокремлений від інших даних хоча б одними незаповне-ними стовбцем і рядком.
3. Імена стовбців в списку мають розташовуватись у першому рядку таблиці, але можуть бути багаторядковими.
4. Комірки мають містити однорідну інформацію.
Функції списку – це функції, які обробляють дані таблиць. Для роботи з ними достатньо помістити курсор в довільну комірку в середині списку. Маємо зауважити, що функції не застосовують для несуміжних комірок. Також не рекомендується створювати декілька списків на одному робочому аркушеві і розміщувати формули поруч із ними.
Дані впорядковуються за певними критеріями, за ключовими словами. Сортування зазнають записи таблиці за зростанням (спаданням) значень вибраного ревізиту-ключа або кількох ключів одночасно з урахуванням або без урахування регістра літер. Швидке сортування табличних даних забезпечується двома однойменними кнопками-піктограмами. При цьому текстові дані розміщуються за алфавітом або за зворотним йому порядку.
Фільтрація – відбір певних даних, що потрібні користувачеві за певними умовами. Це можливість бачити не всю таблицю, а тільки ту частину, яка нам потрібна. Фільтри бувають двох типів: Автофільтр і Розширений фільтр.
Автофільтр може працювати з простими критеріями (одна умова), складними критеріями (максимум дві умови за одним полем) і складеними критеріями, які можуть містити стільки умов, скільки полів у списку, але при цьому використовують максимум дві умови за одним полем. Критерії заносяться під час роботи Автофільтра, а результати запиту для подальшого збереження користувач може самостійно скопіювати в інше місце поточного робочого аркуша або на новий аркуш.
Розширений фільтр може працювати з усіма перерахованими типами критеріїв, при цьому кількість умов у складних і складених критеріях необмежена, а результати запиту за бажанням користувача можуть бути автоматично скопійовані у вказане місце поточного робочого аркуша.
Автофільтр не взмозі виконати вибірку даних за умовою ИЛИ.
1 Розрахункова частина роботи
1.1Алгоритм створення таблиць бази даних із наведенням відповідних таблиць книги MSExcel
1.1.1Довідники
Першу сторінку переіменовуємо в Довідники.
Для встановлення зв’язку з даними інших аркушів цієї книги, для наступних діапазонів комірок привласнюємо такі імена:
1) В3-В7 (перший діапазон) – Професія;
2) D3-D8 – Розряд;
3) D3-E8 – Тариф._коеф.
Для привласнення імен виконуємо команду: Меню Вставка – Имя – П рисвоить, попередньо виділивши потрібний діапазон комірок (В3-В7). У вікні, що з’явилося вводимо в графу Имя з клавіатури Професія, у графі Формула перевіряємо правильність діапазону, натискаємо ОK. Наступним двом діапазонам привласнюємо імена аналогічно. Ім’я повинно вводитися одним словом (напр. Тариф._коеф.).
Рис. 1.1. Присвоєння імені
Складаємо довідники професій і тарифних коефіцієнтів.
Згідно завдання передбачено 5 професій: бетонувальник, муляр, монтажник, тесляр, маляр. Розрядам 4, 5, 6, 7, 8, 9 відповідають тарифні коефіцієнти 1,39; 1,54; 1,70; 1,87; 2,06; 2,26 (Рис. 1.2.).
Рис. 1.2. Створення довідників
1.1.2 Облік робітників
Наступну сторінку переіменовуємо в Облік робітників.
Створюємо таблицю, яка містить наступні поля: № п.п., прізвище, ім’я, побатькові, стать, дата народження, вік, професія, розряд, членство у профспілці, дата прийому на роботу, стаж роботи (визначається в повних роках, місяцях, днях). Кількість записів в таблиці відповідає чисельності бригади, що складає 21 чол.
З клавіатури вводимо назви таблиці і назви робітників. Заповнюємо записами поля: № п.п., прізвище, ім’я, побатькові, дата народження, дата прийому на роботу. Решту полів оброблюємо за допомогою формул MSExcel.
Щоб розрахувати записи в полі Стать натискаємо ліву клавішу миші у комірці E4. Так як у чоловіків по батькові закінчується на літеру “ч”, формула для автоматичного визначення статі буде виглядати так: =ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(D4,1)="Ч","чол.","жін.").
За допомогою Автозаповнення заповнюємо інші комірки у графі Стать.
У полі Вік застосовуємо функцію =РАЗНДАТ (дата початку;дата кінця;форма представлення). Форма представлення – роки (Y). Так як вік – це різниця між сьогоднішньою датою і датою народження, то його можна визначити через наступну формулу:
=РАЗНДАТ(F4,СЕГОДНЯ(),"Y").
Для розрахунку записів у полях Професія, Розряд, Членство у профспілці виділяємо діапазон комірок (H4:H24). Натискаємо Меню – Данные – Проверка.
Після цього з’являється діалогове вікно (Рис. 1.3). У графі Тип данных обираємо Список, а у графі Источник з клавіатури вводимо =Професія і натискаємо OK. З правого боку з’являється кнопка, що дозволяє відкривати список і вибирати відповідні записи. Натискаючи на кнопку зі стрілкою
, бачимо список запропонованих професій (Рис. 1.4). У полі Розряд комірки заповнюємо аналогічно, лише у графі Источник вводимо =Розряд. У полі Членство у профспілці комірки заповнюються також аналогічно, але у графі Источник з клавіатури вводимо так, ні, не ставлячи знака “=”, так як у нас немає відповідного діапазону з присвоєним ім’ям. 
Рис. 1.3. Створення списку
Рис. 1.4. Список професій
Для розрахунку записів у полі Стаж роботи ми використали функцію =РАЗНДАТ (дата початку; дата кінця; форма представлення). Форма представлення – в повних роках, місяцях, днях (Y, YM, MD відповідно). Так як стаж роботи – це різниця між сьогоднішньою датою і датою прийому на роботу, то формула для визначення стажу роботи у повних роках буде виглядати так:
=РАЗНДАТ(K4,СЕГОДНЯ(),"Y"),
а для двох сусідніх полів Y змінюється на YM, MD відповідно:
=РАЗНДАТ(K4,СЕГОДНЯ(),"YM"); =РАЗНДАТ(K4,СЕГОДНЯ(),"MD").
1.1.3Розподіл відрядного заробітку
Маємо розробити таблицю (Табл. 1.2) розподілу суми відрядного заробітку – 22000 грн. між робітниками бригади та утримань з полями, які дані у завданні.
Щоб створити записи в полі Прізвище І.П. нам треба зчепити разом прізвище і ініціали. Ініціали – це літери ім’я і по батькові, які є першими зліва, тому використовуємо таку формулу:
=СЦЕПИТЬ('Облік робітників'!B4," ",ЛЕВСИМВ('Облік робітників'!C4,1),".",ЛЕВСИМВ('Облік робітників'!D4,1),"."). Всі записи у полі Кількість відпрацьованого часу вводяться з клавіатури, але щоб за-безпечити введення даних між 152 і 184 годинами, натискаємо Меню – Данные – Проверка…. Після цього з’являється діалогове вікно (Рис. 1.5). У графі Тип данных обираємо Действительное, у графі Минимум з клавіатури вводимо =152, а у графі Максимум – =184 і натискаємо OK.
Рис. 1.5. Перевірка значень, що вводяться
Тарифний коефіцієнт визначаємо за функцією ВПР. Знаходячись у комірці D4, викликаємо вищезгадану функцію. В графі Искомое значение переходимо на попередній аркуш Облік робітників, відповідна комірка I4 (що відповідає розряду); Таблица – Тариф._коеф. (з Довідників); Номер столбца – 2; Интервальный просмотр – Истина (як це показано на рис. 1.6.).
Рис. 1.6. Функція ВПР
Формула має такий вигляд:
=ВПР('Облік робітників'!I4,Тариф_коеф.,2,ИСТИНА).
Відпрацьований час приведений до I-го розряду шукаємо за формулою:
=D4*C4 (для комірки Е4).
Відрядний заробіток на 1 люд.-год. І-розряду знайдений за формулою: =$C$2/$E$25 (комірка F2).