9
10
Экономическая информация о финансово-хозяйственной деятельности предприятий характеризует производственно-хозяйственный процесс, т.е. экономическую деятельность. Эти данные систематизируют и группируют для целей контроля по выполнению планов, использованию ресурсов предприятия.
Характеризуется экономическая информация тремя критериями: синтактикой, семантикой и прагматикой.
Синтактика — структура экономической информации (символы алфавита языка информации, слова, предложения, правила их построения).
Семантика — содержание экономической информации.
Прагматика — полезность экономической информации, т.е. ее свойства (достоверность, своевременность, удобство восприятия и т. п.).
Экономическая информация имеет следующие особенности: отражает деятельность звеньев народного хозяйства (предприятий, объединений, отрасли) с помощью натуральных, условных и стоимостных измерителей; фиксируется как дискретная величина на материальных носителях (документах, магнитных лентах, дисках и т. п.); имеет линейную форму (записывается в виде строк). Кроме того, она является массовой и объемной, требует многоразовой группировки, арифметической и логической обработки для управления; бывает цифровой, буквенно-цифровой, алфавитной (буквенной); характеризуется продолжительностью хранения, цикличностью в возникновении и обработке в установленных временных пределах; выступает как активная относительно влияния на хозяйственный механизм.
Структура экономической информации обусловлена ее назначением в управлении и контроле хозяйственной деятельности. В зависимости от целей и задач влияния на управляемый объект экономическую информацию группируют в разные информационные совокупности, количественные изменения которых определяются номенклатурами, состоящими из позиций. В номенклатуру включают полный перечень предварительно сгруппированных позиций по определенной качественной однородности. Например, номенклатура статей затрат на производство промышленной продукции (сырье, материалы, заработная плата производственных рабочих, общепроизводственные расходы и др.) включает позиции по видам сырья и материалов, основной и дополнительной заработной плате и т. п. Эта информация используется при контроле выполнения сметы затрат на производство продукции, выявлении непроизводительных расходов и разработке мер по предупреждению разных потерь. Аналогично используется информация о содержании и структуре издержек в торговле и общественном питании.
Для удобства группировки информации каждой позиции номенклатуры издержек паивают условные цифровые обозначения в виде кода (01 — «Расходы на железнодорожные, водные и воздушные перевозки», 11 — «Расходы на торговую рекламу», 18 — «Расходы на тару» и др.).
Номенклатура и ее позиции — это определенная система экономических показателей, которые являются объектами контроля и аудита.
Экономический показатель — это информационная совокупность с минимальным составом реквизитов (признаков и реквизитов), оснований, например, показатель «цена товара» состоит из одного основания — «собственно цена» и нескольких признаков: «наименование, рост, размер», «номенклатурный номер», «обозначение единицы товара» и пр.
Функционирование автоматизированных систем обработки информации (АСОИ) основывается на машинном преобразовании информации о хозяйственной деятельности предприятий. АСОИ используются в контрольно-аудиторском процессе в связи с ростом объемов информации до таких пределов, когда комплексно контролировать производственную и финансово-хозяйственную деятельность предприятия без ЭВМ невозможно.
Система машинного преобразования информации состоит из таких элементов: операция, информационная продукция, стадия обработки, информационная процедура, стадия обработки, информационный участок, информационный поток.
Операция — это любое элементарное или сложное действие над информацией, направленное на ее трансформацию (преобразование) или передачу. Совокупность операций одного типа называют информационной процедурой. Последовательность выполнения процедур принято называть стадиями обработки. Однородные взаимосвязанные процессы по формированию и преобразованию информации, имеющие информационную самостоятельность в пределах информационных совокупностей, — это информационные участки. Целенаправленное перемещение информации или документов в пределах информационной системы за тот или иной период называется информационным потоком.
Машинная обработка информации основывается на упорядочении массивов информации путем создания информационной системы. Массив — это основная информационная совокупность, которая принимает участие в машинной обработке (производство продукции за месяц, табельные номера работников и др.). Совокупность данных об отдельном объекте множества составляет определенную информационную совокупность (поступление материалов на склад, начисление заработной платы за месяц и пр.).
Структура информационной системы включает в себя блок данных, файл, секцию файла, набор файлов, сгруппированных в банке данных.
Блок данных — это совокупность данных, которые записываются или считываются техническими средствами как одно целое.
Файл — совокупность данных, которая состоит из логических записей, касающихся одной темы (поступления товаров на базу, отпуска товаров в магазины).
Секция — часть файла, которая записывается на один том данных, представляющий собой съемную физическую единицу носителя данных (например, катушка магнитной ленты, на которой зафиксировано поступление сырья и материалов от одного поставщика).
Набор файлов состоит из совокупности родственных файлов, т.е. тех, которые с определенной целью по выбранным признакам могут быть объединены в общую группу (файлы перемещения товаров на базе).
Банк данных является совокупностью наборов файлов, сгруппированных в массивах данных.
Если предприятие выполняет внешнеэкономические операции, то необходимо пользоваться международными стандартами кодификации данных при проведении аудита его деятельности.
Известно, что в практике международных организаций в процессе обмена информацией и при решении задач международных экономических, научно-технических, культурных, спортивных и других связей используются сокращения названий стран — блоки буквенной и цифровой идентификации стран. Международная организация по стандартизации (ИСО) разработала коды для каждой страны. Для Украины традиционно используют такие блоки буквенной и цифровой идентификации:
двухбуквенный алфавитный код Украины — UA, рекомендованный ИСО для международных обменов, который позволяет создавать визуальную ассоциацию с общепринятым названием Украины без какой-либо ссылки на ее географическое положение или статус;
трехбуквенный алфавитный код Украины — UKR — используется в особых случаях как более целесообразный;
цифровой порядковый код — 804 — поен Статистическим бюро Организации Объединенных Наций и используется для статистических расчетов.
Эти блоки зафиксированы для использования Международной организацией по стандартизации в стандарте ИСО 3166—88 «Коды для представления названий стран».
Организация Объединенных Наций в работе также использует эти блоки.
Принимая во внимание то, что эти блоки хорошо известны в мире, а также с целью унификации сокращенного названия нашей страны Госстандарт Украины по согласованию с Министерством иностранных дел Украины считает целесообразным закрепить в законодательном порядке использование министерствами, ведомствами, предприятиями и учреждениями алфавитных кодов UA и UKR и цифрового порядкового кода 804.
Экономическая информация, характеризующая состояние объекта контроля на нынешний момент, называется оперативной, а в течение планового периода — текущей. Первая используется при контроле хозяйственных процессов в момент проведения их (количество и качество продукции конкретной партии поставки и др.), вторая — после завершения (после окончания месяца, квартала). Так, качество продукции контролируют ежедневно и принимают оперативные решения, чтобы не допустить поступления в торговлю товаров, не соответствующих стандартам, деформированных и пр., а меры по укреплению договорной дисциплины можно разрабатывать после окончания месяца. Таким образом, оперативная информация используется для текущего (оперативного) контроля и регулирования процессов хозяйственной деятельности в случаях возникновения отрицательных отклонений от запланированных результатов, для выборочных наблюдений за отдельными хозяйственными операциями, экспериментальной проверки норм расходования сырья и материалов, хронометражных наблюдений за работой оборудования и т. п.
Оперативная информация о хозяйственных процессах является дискретной, поэтому потребность в ней возникает периодически. Не всегда ее фиксируют на материальных носителях с надлежащим оформлением подписями лиц, принимающих участие в осуществлении хозяйственной операции. Оперативную информацию можно группировать с помощью электрических импульсов, датчиков, передавать органам управления телефонными каналами, радиорелейными линиями и др. Поэтому в процессе контроля и ревизии ее используют в сочетании с текущей, проверяют достоверность, группируют в информационные совокупности.
Текущая экономическая информация обобщает результаты производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия и его производственных единиц в системе бухгалтерского учета непрерывно по отчетным периодам в течение календарного года (месяц, квартал). Ее отражают в бухгалтерской и статистической отчетности и используют для контроля выполнения планов, напряженности их, исследования факторов, отрицательно влияющих на результаты деятельности предприятия и его подразделений, а также для ревизии использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности общественной собственности.
Текущая экономическая информация о состоянии и использовании объекта контроля называется первичной. В процессе обработки для целей контроля и аудита ее преобразуют во вторичную. Она может быть также промежуточной и результатной. Так, информация о расходах конкретного вида материалов на производство, отражаемая в количественных и качественных измерителях и лимитно-заборной карте или требовании на расходование материалов (первичном документе), является первичной. Эта же информация, записанная в регистры бухгалтерского учета, является вторичной, а сгруппированная в накопительных ведомостях (машинограммах) в течение месяца по отдельным видам изделий — промежуточной, систематизированная по статьям калькуляции после окончания квартала вместе с информацией о других затратах, касающихся этого изделия, по которой рассчитана его себестоимость, — результатной.
Для контроля и аудита основной является первичная информация о хозяйственных процессах и явлениях, поскольку ее используют для установления законности расходования ресурсов и сохранности ценностей на предприятии, определения материально ответственных и должностных лиц, виновных в причиненных убытках. Поэтому к ней выдвигают дополнительные требования — достоверность информации об объекте контроля и явлениях хозяйственной деятельности. От достоверности ее зависит качество промежуточной и результатной информации, отраженной в системе бухгалтерского учета, а также полученной в процессе проведения аудита.
Существуют также другие признаки классификации экономической информации, которую исследуют в процессе аудита по: способу отражения — текстовая, цифровая, алфавитная, алфавитно-цифровая, графическая (чертежи, схемы, графики); насыщенности данных — недостаточная, достаточная, излишняя; полезности использования — полезная, бесполезная; способу подачи — директивная, распорядительная, отчетная; признакам обработки — обрабатываемая и необрабатываемая.
В зависимости от функций экономическую информацию делят по функциям использования в информационном обеспечении хозяйственного механизма предприятия, объединения, отрасли, а также в контроле и аудите.
Информацию, используемую для планирования производственной и финансово-хозяйственной деятельности во всех звеньях народного хозяйства и содержащую в себе плановые задания, называют плановой, или нормативно-справочной, а регламентирующую эту деятельность — директивной. Разновидностью нормативной является расценочная, регулирующая (плановая), договорная и справочная информация.
Информацию, которая характеризует хозяйственные процессы, отраженные в бухгалтерском учете производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, объединений, используют как основной источник данных при проведении аудита. Ее называют учетно-экономической, а по содержанию — фактографической.
В процессе аудита учетно-экономическую информацию преобразовывают с использованием вычислительной техники в информационные совокупности, характеризующие выявленные недостатки в деятельности контролируемого предприятия, объединения. Если другие виды экономической информации (плановую, договорную и др.) можно представить в виде схем, графиков, диаграмм и другими способами, то учетно-экономическую — только в виде документа или его заменителя — материального носителя (документов — магнитных жетонов, дуаль-карт, магнитных карточек и лент и пр.).
В совокупности учетно-экономическая информация отражает определенные хозяйственные операции с помощью данных, которые постоянно изменяются. Поэтому их относят к переменной информации.
В зависимости от степени информационной детализации объектов учета различают аналитическую и синтетическую учетно-экономическую информацию. Аудит исследует объекты контроля по данным учетно-экономической информации, сформированной на аналитических счетах бухгалтерского учета, а синтетическую — на синтетических счетах. Так, исследуя дебиторскую задолженность по подотчетным лицам, ревизия по данным синтетического счета «Подотчетные лица» устанавливает общую сумму задолженности в динамике за контролируемый период (синтетическая информация). Потом по данным аналитических счетов устанавливают, когда и по какому конкретному подотчетному лицу возникла дебиторская задолженность, ее сумму, причину непогашения (аналитическая информация). Выводы аудитор делает на основе синтетической и аналитической информации.
По объекту аудита учетно-экономическую информацию делят на внутреннюю и внешнюю, входящую и исходящую, оперативную и текущую. Информация о контролируемом объекте (предприятие, объединение), образуемая на самом объекте, называется внутренней, а за его пределами — внешней. Информация, поступающая на контролируемый объект, является входящей, а от него — исходящей.
По стабильности использования или хранения экономическую информацию делят на условно-постоянную (постоянную) и переменную. Информация, используемая хозяйственным механизмом без существенных изменений в течение нескольких отчетных периодов (квартал, год), называется условно-постоянной, или постоянной; в течение месяца — переменной. Такое деление особенно важно при использовании ЭВМ в контрольно-ревизионном процессе, так как позволяет интенсифицировать труд аудиторов благодаря уменьшению объемов информации, готовящейся вручную. Так, задание к государственному заказу является постоянной информацией на год с разбиением ее по кварталам и месяцам, вводится в ЭВМ один раз и используется для контроля выполнения заказа в целом, по ассортименту и другим показателям по отчетным периодам, при этом учитывается переменная информация (производство продукции за день, декаду, месяц).
Экономическую информацию для целей контроля за ходом выполнения планов на предприятиях собирают много работников, а полезность ее иногда минимальна. Причиной обесценивания данных является то, что полученная информация часто не вкладывается в лаг управления. Новая производственная ситуация наступает раньше, чем приняты корректирующие решения в предыдущей ситуации. В связи с этим из-за того, что нет оперативной информации, нельзя обеспечить надежное функционирование контроля на разных уровнях управления, а следовательно, принимать для этих целей научно обоснованные решения.
Решение проблемы информационного обеспечения финансово-хозяйственного контроля состоит в повышении оперативности информации, используемой для управления, с помощью быстродействующих ЭВМ.
Прогрессивной альтернативой решения этой проблемы является создание информационного банка данных на внешних запоминающих приборах ЭВМ, обеспечивающих информационные потребности финансово-хозяйственного контроля в отрасли. Распределение информационной емкости банка по уровням управления отраслью можно представить в виде пирамиды, из которой видно, что в общем объеме экономической информации, используемой в хозяйственном механизме отрасли, учетно-экономическая информация на первом уровне составляет 65 % ( 8.2).
К вершине пирамиды, т.е. на более высоком уровне иерархии управления, потребность в первичной учетно-экономической информации уменьшается, поскольку существует возможность использовать информацию нижних уровней управления.
Следовательно, изучая информационный аспект финансово-хозяйственного контроля, можно сделать вывод, что учетно-экономическая информация формируется в основе пирамиды и является базой информационного банка данных для принятия решений на разных уровнях управления отраслью. Поэтому ее необходимо использовать прежде всего при осуществлении контроля в отрасли.
Для рационального использования банка данных ему необходимо придать определенную структуру. Создание структуры информации в банке данных требует решения по меньшей мере трех проблем методического характера. Первая состоит в том, чтобы установить информационные потребности финансово-хозяйственного контроля по уровням управления, определить, какие из потенциально возможных информационных совокупностей действительно необходимы для проведения комплексной ревизии и аудита предприятия. Вторая проблема состоит в определении объема данных, их назначения, получении информации, где они хранятся и как их получить ревизорам, аудиторам. Третья проблема — это установление взаимоотношений между элементами информационного банка данных. Например, информация о сырьевых ресурсах в номенклатуре может быть элементом банка данных, который используется при контроле обеспечения плана производства сырьем, удовлетворения покупательского спроса, выполнения плана товарооборота, насыщенности товарами рынка и т. п. Следовательно, одна и та же информация может быть связана со многими массивами банка данных, т.е. с разными методическими приемами использования экономической информации в финансово-хозяйственном контроле и аудите.