Совершенствование информационных технологий на примере финансового отдела ОАО Аэропорт Внуково (стр. 3 из 5)

Оперограмма устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей, трудоемкости и используемых технических средств.

Результатом анализа процессов управления с помощью оперограмм является разработка мероприятий по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств.

Таблица 3.2. Оперограмма процесса выполнения процедуры "Оформление кредита"

Перечень операций	Исполнители финансового отдела				Трудоемкость, человеко-часы		Использова-ние технических средств	Периодич-ность выполнения процедур
	Начальник отдела	Менеджер	Менеджер	Менеджер	До совершенствования	После совершенство-вания
Составление заявки на кредит в банк		2	2	ПК	по мере поступле-ния распоряжений «сверху»
Согласование		2	1	-
Внесение изменений		4	4	ПК, телефон
Оформление необходимых документов			2	1		ПК, принтер
Выбор залогового обеспечения		2	2	-
ИТОГО:	12	10

Оперограмма процедуры «Оформление кредита» позволила выявить, что дублирования операций не происходит, маршруты достаточно просты. Рассматриваемый процесс уже достаточно оптимизирован.

3.1.3 Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ

Таблица 3.3

№	Переченьопераций	Трудоемкость, чел. часы				Периодичность выполнения процедуры
		До внедрения новой ИТ		После внедрения ИТ
		Чел.час	Уд. вес	Чел.час	Уд. вес
1	Составление заявки	2	16,6 %	2	20,0 %	По мере поступле- ний распоря- жений «сверху»
2	Согласование	2	16,6 %	1	10,0 %
3	Внесение изменений	4	33,6 %	4	40,0 %
4	Оформление необходимых документов	2	16,6 %	1	10,0 %
5	Выбор залогового обеспечения	2	16,6 %	2	20,0 %
Итого:		12	100,0 %	10	100,0 %

3.2 Разработка информационной модели объекта

3.2.1 Разработка состава информации проектируемого объекта

Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения отдела закупок компании «Нестле» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.

Рабочей документацией этого подраздела является:

1) логико-информационная схема объекта;

2) таблица повторяемости показателей в документах;

Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в рассматриваемом отделе (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.

Таблица 3.4.

Логико-информационная схема финансового отдела

Перечень основных процедур	Исполнители		Входная информация	Выходная информация
	Начальник отдела продаж	Менеджер по продажам
1) Согласование договоров	Ö	Договор	Договор
2) Составление платежных поручений	Ö	Счет, счет-фактура, договор, акт выполненных работ	Платежное поручение
3) Получение и обработка банковских выписок	Ö	Банковская выписка	Банковская выписка
4) Оформление документов на получение кредитов и заемных средств	Ö	Журнал хозяйственных операций	Баланс, отчет по дебиторской задолженности и др.
5) Составление отчета руководству	Ö	Банковские выписки и документы	Отчет руководству
6) Контроль за правильностью оформления счетов	Ö	Счет, счет-фактура, накладная	Счет, счет-фактура, накладная
7) Принятие решений об очередности оплат	Ö	Счета, договора, акты выполненных работ	План платежей
8) Принятие счетов	Ö	Счет, счет-фактура, накладная	Счет, счет-фактура, накладная
9) Занесение первичных документов в план платежей	Ö	Счета, договора, акты выполненных работ	План платежей

От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.

Данная таблица должна выявить:

· дублирование отдельных реквизитов;

· соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;

· соответствие каждого документа своему целевому назначению;

· характер использования документа в месте его назначения

Таблица 3.5.

Таблица повторяемости показателей в документах

Наименование отдельных реквизитов	Виды документов				Итог
	Служебная записка	Договор	Счет	Акт выполненных работ
Сумма заказа	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Сумма налога на добавленную стоимость	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Реквизиты покупателя	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Реквизиты продавца	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Дата оформления договора	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Номер счета	Ö	Ö	2
Итого:	22

Из таблицы повторяемости отдельных реквизитов видно, что в большинстве данные повторяются. Но формы оформления документов являются стандартными, поэтому изменение их содержания нецелесообразно.

3.2.2 Разработка движения информации в проектируемом объекте

Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.

Рабочей документацией этого раздела является:

- маршрутная схема движения документа;

- схема информационных потоков.

В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении данным исполнителем.