1. Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.
2. Возможность удаленного доступа.
3. Управление запасами. Оперативное получение информации об остатках на складе.
4. Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков.
5. Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.
6. Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.
7. Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах - как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.
2.3.3. Примеры форм отчетных документов
Таблица 2
Примеры форм отчетных документов
| Отчет о дебиторской задолженности | |||||||||||||||||||||||
| Регистрацион-ный номер | Кли-ент | Договор | Дата догово-ра | Сумма по договору | Сумма задолженности | Ожидаемый срок платежа | Коммен-тарий | ||||||||||||||||
| Итого | |||||||||||||||||||||||
Отчет о кредиторской задолженности | |||||||||||||||||||||||
| Информация о материалах/комплектующих, услугах, работах | Постав-щик | № дого-вора | Сумма по дого-вору | Срок оплаты по договору | Дата оплаты | Сумма задолжен-ности | Коммен- тарий | ||||||||||||||||
| Инвентарныйкод | Названиематериалатовара | Едизмерения | Требуетсязакупить | Предыдущая дата приобретения | |||||||||||||||||||
| Название поставщика | Дата последнего приобретения | Стоимость приобретения | |||||||||||||||||||||
2.3.4. Описание системы учета
ООО "Аккорд" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).
Таблица3
Фрагмент плана счетов компании
| Номер бухг. счета | Наименование счета |
| 01.000 | Основные средства |
| 02.000 | Амортизация основных средств |
| 03.000 | Доходные вложения в материальные ценности |
| 04.000 | Нематериальные активы |
| 05.000 | Амортизация нематериальных активов |
| 08.000 | Вложения во внеоборотные активы |
| 10.000 | Материалы |
| 10.100 | Сырье и материалы |
| 10.200 | Прочие материалы |
| 10.300 | Инвентарь и хозяйственные принадлежности |
| 14.000 | Резервы под снижение стоимости МЦ |
| 16.000 | Отклонение в стоимости МЦ |
| 19.000 | НДС по приобретениям |
| ... | ... |
2.3.5.Список типовых хозяйственных операций и их отражение в проводках
Фрагмент описания справочников, используемых для автоматизации организации "Аккорд", приведен в таблице.
Таблица 4
Справочники, используемые для автоматизации компании
| № | Наименование справочника | Код | Наименование |
| Клиенты | |||
| AC_Pl_00001 | Покупатель | ||
| AC_Pk_00001 | Покупатель_Постоянные клиенты | ||
| Поставщики/подрядчики | |||
| B_00001 | Банки | ||
| L_00001 | Частные лица | ||
| I_0001 | Страховые организации | ||
| OTHER_00001 | Прочие | ||
| Договора | |||
| 1- наши услуги | 1_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г | |
| 1_SERV_D_/M/E | Договор на оказание наших услуг_Д/М/Г | ||
| 2 - услуги нам | 2_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам | |
| 2_SERV_D/M/E | Договор на указание Г услуг нам _Д/М | ||
| 2_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам |
Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиентов первый уровень обозначен символами "Pl"-покупатель; второй уровень - "Pk"-постоянные клиенты.
2.3.6.Организационная диаграмма
Рис. 2.1. Организационная диаграмма ООО «Аккорд»
2.3.7. Описание состава автоматизируемых бизнес-процессов
Бизнес-процессы компании, подлежащие автоматизации, приведены в следующей таблице:
Таблица 5
Бизнес-процессы, подлежащие автоматизации
| № п.п | Код бизнес-процесса | Наименование бизнес-процесса |
| 1. | Закуп-1 | Закупки |
Каждый бизнес-процесс имеет свой уникальный номер. Нумерация бизнес-процессов построена по следующему принципу: "префикс-номер", где префикс обозначает группу описываемых бизнес-процессов, а номер - порядковый номер бизнес-процесса в списке.
2.3.8 Диаграммы прецедентов
Проектирование любой АИС лучше всего начинать с построения диаграммы прецедентов, описывающей внешнюю границу АИС. Такая диаграмма называется главной диаграммой прецедентов. Главная диаграмма прецедентов показана на Рис.2.2.
Рис.2.2. Диаграмма прецедентов ООО «Аккорд»
2.3.9 Физическая диаграмма
Взаимодействие с внешними контрагентами представлено на рис.2.3.
Рис.2.3. Физическая диаграмма ООО «Аккорд»
2.3.10 Описания бизнес-процессов
Бизнес-процессы компании, подлежащие автоматизации, приведены в следующей таблице:
Таблица 6
Бизнес-процессы, подлежащие автоматизации
| Номер бизнес-процесса | Название бизнес-процесса |
| 1Пл_Зак | Планирование закупок |
2.3.11.Формирование бизнес-процессов.
Бизнес – процесс «Планирование закупок, формирование заказов поставщикам»
Общее описание бизнес- процесса.
1. Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов продаж.
2. Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж производит расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре.
3. Определив количество и номенклатуру заказываемых товаров, менеджер отдела закупок приступает к анализу предложений поставщиков. Данный процесс осуществляется ежемесячно или по мере необходимости. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. Для этого сравниваются цены поставщиков. Данные сведения берутся из прайс-листа для закупок. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Эта информация берется из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие). В результате формируется список поставщиков, каждой позиции присваивается признак основного и запасных поставщиков в порядке убывания приоритета.
4. Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.
5. Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики рассчитывает необходимое количество закупок. Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного отпуска товара со склада. По результату расчетов формируется план заявок на месяц.
6. Затем в группе логистики ежедневно по плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков формируются заказы поставщикам.
7. Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.
8. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы.
9. Ежедневно подготовленный заказ поставщику акцептуется, заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами.
10. Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику.
Диаграмма деятельности
Рис.2.4 Диаграмма действий бизнес-процесса « Планирование закупок, формирование заказов поставщикам»
Формирование таблицы операций.
Таблица 7
Описание операций
| Диаграмма и номер операции | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ |
| 1Пл_Зак1 | 1. Получение внешней статистики продаж | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Ежесуточно | Отчет-таблица продаж внешних источников | Нет |
| 1Пл_Зак2 | 2. Расчет потребностей в товаре | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Еженедельно | Отчет-таблица собственных продажОтчет-таблица продаж внешних источников | Таблица потребностей в товаре |
| 1Пл_Зак3 | 3. Ввод в систему прайс-листов поставщиков | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно | Прайс-листы поставщиков | Прайс-листы поставщиков |
| 1Пл_Зак4 | 4. Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно и по мере необходимости | Прайс-листы поставщиковКонтракты действующие | Список поставщиков |
| 1Пл_Зак5 | 5. Выбор поставщиков | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно и по мере необходимости | Список поставщиков | Список поставщиков с расстановкой приоритетов |
| 1Пл_Зак6 | 6. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса | Менеджер группы логистики | Ежедневно по плану заявок | План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков | Заказы поставщику |
| 1Пл_Зак7 | 7. Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ | Менеджер группы логистики | Ежедневно | Заказы поставщику | Заказы поставщику акцептованные |
| 1Пл_Зак8 | 8. Направление заказа в отдел закупок | Менеджер группы логистики | Ежедневно | Заказы поставщику акцептованные | Заказы поставщику акцептованные |
| 1Пл_Зак9 | 9. Направление заказа поставщику | Менеджер отдела закупок | Ежедневно | Заказы поставщику акцептованные | Заказы поставщику акцептованные |
Таблица 8