Автоматизация рабочего места специалиста по кадрам (стр. 3 из 5)
Внутримашинное ИО – это единая централизованная информационная база данных, представленная совокупностью данных, организованных и хранящихся на магнитных носителях в виде информационных файлов и баз данных. Главной составляющей ее является информационный фонд учетных данных, который включает нормативно-справочную, условно-постоянную информацию, данные прошлых отчетных периодов, текущие учетные данные. Кроме него в информационную базу может входить база данных инструктивно-методических и других материалов, необходимых кадровику при работе.
при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций кадровика, поскольку, его работа связана с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, автоматизация кадрового учета призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда. При помощи автоматизации процесса обработки информации, можно содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Целью автоматизации является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по кадровому учету. Прием на работу сопровождается оформлением трудового договора, согласно ТК РФ.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, второй подшивается в личное дело в отделе кадров.
В стандартную запись сотрудники включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс кадровых изменений.
Существует возможность просмотреть историю периодических реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы, оформить документы по учету кадров, а также сформировать ряд форм налогового учета по доходам сотрудника.
Автоматизация управления кадровыми изменениями в ООО «ТС Аникс» повышает его оперативность, облегчает работу кадровика.
Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.
Критериями выбора технических средств являются:
• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.
1С «зарплата и кадры» является универсальной системой для автоматизации ведения кадрового учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.
Типовая конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Российской Федерации.
Типовая конфигурация включает:
- План счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;
- Справочник валют, используемый для валютного учета;
- Набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;
- Набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;
- Набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций. Основные документы представлены на рисунках 3 и 4. Это приказ о приеме на работу и приказ об увольнении.
Рис.3 Приказ о приеме на работу.
Рис4 Приказ об увольнении.
- Набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации.
- Набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики.
- Специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета.
- Набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и
др.) и механизм их обновления.
- Специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.
План счетов и настройка аналитического учета реализованы в Типовой
конфигурации практически для всех разделов бухгалтерского учета.
Набор документов, автоматизирующих ввод операций, рассчитан на ведение важных разделов учета:
- Учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
- Учет расчетов по депонированным суммам
- Учет предстоящих поступлений по недостачам, выявленным за прошлые годы
- Учет разницы между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей.
1.6 Обоснование проектного решения
В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.
Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа «дата» будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.
Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются общие сведения, начисление з/пл, налоги и отчисления, начальные данные, прочее.
Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.
Постоянная информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе таким справочником является:справочник сотрудники.
Справочник используется для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы.
Для вывода итоговой информации будут применятся приказы. Приказы будут формироваться в зависимости от заданных параметров.
Основными приказами будут: приказ о приеме на работу, приказ о кадровых изменениях, приказ об увольнении, приказ об изменении оклада.
Приказ о приеме на работу регистрирует в БД нового сотрудника.
Приказ о кадровых изменениях изменяет значения периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации.
приказ об увольнении - формирование приказа об увольнении.
приказ об изменении оклада изменяет оклады всем или группе сотрудников.
Отчет по всем сотрудникам позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в нем указывается табельный номер сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. Д. отчет формируется по состоянию на текущую (рабочую дату).
Далее проведем формализацию обработки этой информации.
1. Учет увеличения трудовых ресурсов.
На основании трудового договора данные заносятся в компьютер. В общих сведениях указываются: ИНН, Должность, Подразделение, Характер работы. Здесь же ставятся метки Включать начисления в налоговую базу взноса в ФСС от НС и ПЗ, Сотрудник является инвалидом, Сотрудник является налоговым резидентом.
Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных приказов. Заносятся по мере появления новых сотрудников. От пользователя требуется внимательность при занесении документов
Если работник принимается на работу в данную организацию не с начала года, то на закладке Начальные данные указываются данные с предыдущего места работы согласно представленной справке: валовой доход с начала года.
На закладке "Прочее" вводятся данные документа, удостоверяющего личность сотрудника: серия и номер, реквизиты органа, выдавшего документ, и датавыдачи.