Информационные системы в бухгалтерском учете (стр. 2 из 5)
Информационная система - среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические и программные средства и т.д.
Таким образом, информационная технология является более емким понятием, чем информационная система. Реализация функций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.
2. Общие приемы работы со справочниками, документами и журналами документов системы 1С: Предприятие
Документы
Объекты прикладного решения Документ позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в "жизни" предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т.д.
Структура документа.
Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами:
Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.
Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.
Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для приходной накладной это может быть информация о поставщике товаров, складе, на который приходуются товары и т.п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа:
Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для приходной накладной это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, цена и т.д.). Для хранения подобных данных служат табличные части документа:
Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ не является "проводимым" это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.
Например, документ ПоступлениеТоваров при своем проведении может вносить изменения в состояние взаиморасчетов с контрагентами компании, в учет остатков товаров, в состояние заказов покупателей и другие учетные данные:
Для документа Доверенность напротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документ используется лишь для оформления доверенностей на получение товаров и никак не влияет на состояние учета:
Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит специальный конструктор, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа.
Последовательности документов предназначены для обеспечения контроля правильности изменений, внесенных документами в учетные данные. Кроме этого последовательности, в случае необходимости, позволяют восстанавливать правильную картину изменений.
Алгоритм проведения документа, как правило, отражает в учете данные, содержащиеся в самом документе. Однако в некоторых случаях алгоритм проведения документа анализирует также и текущие итоги, используя их при проведении. Например, если документ списывает товары или материалы по средней себестоимости, то для определения суммы списания алгоритм проведения будет анализировать остатки товаров в количественном и суммовом выражении на момент списания.
Допустим, приходной накладной было оприходовано 10 единиц товара по 26 рублей. Тогда остаток товара на предприятии в суммовом выражении будет равен 260 рублей. После этого весь товар был отправлен клиенту. При проведении расходной накладной были проанализированы остатки этого товара и рассчитано, что средняя себестоимость единицы товара равна 26 рублям. В результате этих действий остаток товара на предприятии как в суммовом, так и в количественном выражении равен нулю:
Через несколько дней после этого была обнаружена ошибка в приходной накладной: оказывается, себестоимость единицы товара равна не 26, а 20 рублям. В приходную накладную были внесены соответствующие изменения, и она была заново проведена. В результате оказалось, что данные в системе учета не верны, поскольку все последующие документы по-прежнему вносят изменения, исходя из старой себестоимости товара, и "не знают" о том, что она изменилась:
Для того чтобы не возникало такой ситуации, эти два документа можно объединить в одну последовательность. Тогда, в случае изменения приходной накладной, система автоматически определит, что последовательность документов нарушена и сможет перепровести все последующие документы, которые могут зависеть от результатов проведения приходной накладной. Другими словами, расходная накладная будет проведена заново и, при анализе остатков товара, будет получена новая себестоимость (20 рублей) по которой и будет списан товар.
Задание 2. Практическая часть. Пояснительная записка студента Саркисовой Е.Е. по моделированию хозяйственной деятельности малого предприятия в среде информационной системы 1С: Предприятие.
В результате выполнения практических работ по моделированию хозяйственной деятельности малого предприятия, основной профиль которого торговля хлебо-булочными изделиями (вариант 8), мною было проведено.
Установлена конфигурация 1С: Предприятие (7.70.017).
Произведены первоначальные настройки программы:
заданы необходимые значения константам;
установлены актуальности итогов;
Введены сведения об организации - Фирмы "Учебная - Саркисова", учет хозяйственной деятельности которой я моделировала в период с 01.03.10 по 31.03.10 (Приложение 1).
Внесена общая и внутрифирменная информация в следующие стандартные справочники программы: Должности (Приложение 2), Сотрудники (Приложение 3), Места хранения (Приложение 4), Единицы измерения (Приложение 5), Контрагенты (Приложение 6), Номенклатура (Приложение 7).
В частности, в справочнике Контрагенты были созданы две группы: Поставщики и Покупатели. В каждой из этих групп, в свою очередь, клиенты были разделены на группы Юридические и Физические лица. В последние и была внесена конкретная справочная информация о постоянных клиентах фирмы.
Фирма специализируется на торговле кондитерскими изделиями. В справочнике Номенклатура создана группа товаров Выпечка изделия, состоящая из двух групп: Торты и Пирожные. В каждую из последних, внесена необходимая информация по каждой товарной позиции.
Введены входящие остатки - товары, которые находились на складе до начала компьютерного моделирования (Приложение 8). Из этого документа, в частности, следует, что на складе находилось 320 штук различных пирожных на сумму3180 рублей и 220 штук тортов на сумму 42300 рублей.
В рассматриваемый период фирма закупила 4 партии товара - Приходные накладные 1, 2, 3,4 (см. Реестр документов (Приложение 15) В частности, Приходная накладная 1 - ИП "Васильев В.В." поставил 6 наименований на сумму 26925 рублей (НДС 4487,49 р) (Приложение 9), из кассы выплачено 15000 р., РКО (Приложение 10); по Приходным накладным 2 и 3 и 4 поступило еще 305 штук хлебо-булочных изделий. Весь приход товара составил 605 шт. товара на сумму 71525 рублей.
В рассматриваемый период фирма осуществила 5 операций по продажам товара - см. Реестр документов (Приложение 15). Перед оформлением документов по продажам постоянным клиентам были определены скидки от 3 до 10% на различные ассортиментные группы - см. Справочник Скидки (Приложение 11). Пример оформления Расходной накладной по 5 наименований товара на сумму 39600 рублей представлен в (Приложение 12). На основании этой накладной сформирован Приходный кассовый ордер. (Приложение 13), по которому принято от Петровой Марии Ивановны в кассу 39600 рублей. Предполагалось, что Петрова М.И. Осуществит выплаты через банк, поэтому был подготовлен документ Счет (Приложение 14).
Компьютерный анализ торговых операций
После проведения указанных выше операций был выявлен остаток товара по Главному Складу - Отчет Остаток товаров - (Приложение 16). Отчет Остаток товаров на 07.03.10 показал, что всего на складе должно находиться 195 шт. хлебо-булочных изделий на сумму 16667.67 рубля. В отчете показаны количество и стоимость как по товарным группам, так и по каждой позиции.