Автоматизированная справочно-информационная система учета и контроля поставок на предприятии (стр. 2 из 14)
Разрабатываемый программный продукт будет отличаться от аналогичного программного обеспечения возможностью применения на современной электронно-вычислительной технике [1], удобным интерфейсом, низкой стоимостью, возможностью его использования на любом предприятии.
1.1 Общая характеристика проблемы
При осуществлении поставок предприятия изготовители продукции производственно-технического назначения вступают в договорные отношения с предприятиями потребителями (покупателями) как поставщики заключают прямые договора с предприятиями потребителями для сбыта продукции и комплексного снабжения предприятий-заказчиков.
Договоры о поставках необходимо заключать своевременно. В них указываются условия поставки товаров, их количество, ассортимент, качество, комплектность и сроки поставки. Кроме того, в договорах предусмотрены цены на товары, общая сумма, порядок расчетов, платежные и отгрузочные реквизиты поставщика и получателя продукции. Договора подлежат обязательному выполнению по всем указанным в них пунктам. Нарушение сроков договоров и обязательств влечет ответственность, предусмотренную “Положением о поставке продукции производственно-технического назначения” и “Особыми условиями поставки.”
Контроль за выполнением договоров осуществляют товарные отделы.
Рациональная организация приемки продукции от поставщиков имеет важное значение для своевременного, полного, комплексного снабжения предприятий сырьем, материалами, топливом, инструментами, оборудованием и другими средствами производства.
Правильная приемка и оформление документами поступивших товаров
Является надежной основой сохранности товарно-материальных ценностей.
Общий порядок приемки товарно-материальных ценностей установлен “Положением о поставке продукции производственно-технического назначения”. Порядок и сроки приемки товарно-материальных ценностей в определенном количестве и качестве, оформление актов приемки и предъявление претензий определены инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения по качеству. Особенности приемки отдельных видов продукции определяются в ГОСТах [12.01.005-89], технических условиях, Особых условиях поставки и договорах поставки, предусматривающих особые порядки приемки продукции при поставках.
На предприятиях государственной формы собственности осуществлением всех действий связанных с поставками и оформлением необходимых документов , при наличии соответствующего программного обеспечения, занимается определенное количество персонала предприятия, но , как правило, разработка такого программного обеспечения велась на языках низкого уровня программирования, а за последние 6-8 лет развитие машинных средств (ПЭВМ), программных средств резко увеличилась, поэтому ранее разработанное ПО не отвечает более высоким требованиям, предъявляемым к современным программным продуктам. Что же касается предприятий, фирм различный форм частной собственности, то они зачастую не имеют вовсе соответствующего программного обеспечения, что значительно увеличивает трудоемкость процесса контроля и учета проведения поставок. Разрабатываемый программный продукт и призван решать данные проблемы.
Любое предприятие, осуществляя свою деятельность, для получения продукции от поставщиков должно заключить с последними договор на поставку продукции. Обычно на одноименную продукцию предприятие-заказчик заключает несколько договоров с предприятиями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенной продукции высылает поставщику заявку на поставку продукции и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции и ее отпускная цена. На основании этих счетов предприятие-заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течении срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок на предприятие программа должна создавать (распечатывать) следующие необходимые документы:
- бланк договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, ассортимента продукции для поставок, ее количества и предположительной стоимости, а так же условия и сроки действия договора);
- заказ на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки).
Также создаваемая автоматизированная система по имеющимся данным о поставщиках и вновь полученным данным должна определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения количество-цена.
Любую поставку предприятие-заказчик обязано оплатить в установленные договором сроки, поэтому АС должна осуществлять подсчет суммы долга (денег к выплате) на текущую дату.
На рис 1.1 представлена функциональная схема осуществления поставок на предприятие.
 | ||
 | ||
Таким образом для разработки АСИС необходимо выполнить следующие задачи:
¨ реализация управления доступом к АСИС;
¨ создать СУБД для работы АСИС;
¨ разработать справочную информацию по АСИС;
¨ выполнить анализ и учета поставок.
Предприятие или фирма, производя свою продукцию, нуждается в поставках сырья от других предприятий. Но на одно и тоже сырье у разных производителей-поставщиков различная отпускная цена, поэтому в целях снижения себестоимости выпускаемой продукции предприятие заказчик заключает договора с большим количеством поставщиков и затем высылает поставщикам заявку на поставку продукции с указанием типа и ее количества. Поскольку предприятие-заказчик при получении грузов так или иначе связано с документами, с документальным оформлением поставок, то проектируемая АСИС должна создавать все бланки документов, связанных с поставками.
Поскольку все поставщики высылают заказчику счета-фактуры (прейскурант цен на заказанную продукцию), то среди их множества необходимо определить наиболее выгодное для предприятия-заказчика, как по цене, так и по качеству, что и должна выполнять создаваемая АС.
Так как договора с поставщиками заключаются на определенный срок, предполагаемое количество поставляемой продукции и на определенную сумму, то при осуществлении заказа на поставку продукции, в договоре оговаривается срок, в течении которого заказ должен быть оплачен, поэтому необходимо знать сумму к оплате на указанное число, как общую так и по различным поставщикам в отдельности.
Так как все вышеперечисленные действия осуществляются на протяжении длительного времени, то при приятии решения о продлении срока действия договора целесообразно принимать во внимание следующие факторы: качество поставок конкретными поставщиками (имеется ввиду выполнение сроков осуществления поставок, соответствие номенклатуры поставленной продукции заказанной, отсутствие или процент брака), его терпимость по отношению к оплате по поставкам. Поэтому необходимо сохранять всю информацию о поставках на предприятие, что бы в дальнейшем ее можно было бы использовать.
Автоматизированная справочно-информационная система (АСИС) “Учет поставок” будет использоваться на предприятиях различных форм собственности и обеспечивать контроль и учет поставок производимых на предприятие. Также при использовании данного ПО будет иметься возможность составления отчетности о поставках на предприятие, выявление задолженности по оплате поставок. Разрабатываемое ПО может быть использовано как руководителем предприятия, для осуществления контроля производимых поставок на предприятие, так и начальниками цехов, для ведения учета поставок.
1.3.1. Основания для разработки.
Основанием для выполнения работы является приказ о базе преддипломной практики от 10 июня 1999 г. № 270 по Государственному аэрокосмическому университету и приказ о дипломном проектировании от 26 июня 2000 г. № 271.
Целью дипломного проектирования является разработка и создание программного продукта “Учет поставок”. Данный программное обеспечение предназначено для контроля, учета, автоматизации и систематизации информации о поставках различного вида продукции на предприятие любой формы собственности, занимающимся любым видом производства или деятельности.
Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов :