В ходе предпроектного обследования на каждом из этапов выявляются проблемные ситуация. Для целостной картины и анализа проблемных ситуаций рекомендуется подготовить сводтаблицу симптомов и причин проблем (Таблица 2).
Таблица 2. Анализ проблемных ситуаций
| № п/п | Симптомы | Причины |
| 1 | Информация попадает исполнителю не своевременно (с задержками) | В организации нет единой информационной системы, позволяющей передавать информациюмежду сотрудниками, контролировать сроки реакции на поступившуюинформацию. |
| 2 | Исполнитель не имеет возможности оперативно отслеживать поступающую для него информацию |
Не все причины и симптомы могут быть устранены помощью внедрения CRM-Системы. Возможно, проблемы лежат в сфере организационной или кадровой политики компании и автоматизация возможна только после устранения или решения этих проблем.
Результатом предпроектного обследования является отчет «Техническое задание», который описывает, что необходимо реализовать в системе.
Второй этап: Проектирование
В рамках второго этапа проводится проектирование предполагаемой CRM-Системы. Цель этого этапа – описать способы реализации требований к программе описанных в «Техническом задании». В результате выполнения этапа подготавливается отчет «Эскизный проект», который отвечает на вопрос – «Как делать?» то, что описано в «Техническом задании».
Отчет «Эскизный проект» содержит: способ реализации требований к программе, описание требуемых настроек и изменений в программе, примеры экранных форм интерфейсов документов и отчетов, печатные формы отчетов или иной материал, который описывает, как будут реализованы требования к программе описанные в «Техническом задании». Для проверки результатов работы программы рекомендуем подготовить тестовые примеры.
Третий этап: Разработка
Третий этап состоит из следующих подэтапов:
• Встраивание «1C:CRM ПРОФ» в учетную систему;
• Программирование;
• Настройка;
• Разработка эксплуатационной документации;
• Тестирование.
Встраивание конфигурации
Если компания для автоматизации управленческого учета использует конфигурацию «1С:Управление торговлей» или «1С:Управление производственным предприятием», то необходимо выполнить встраивание конфигурации «1CCRM ПРОФ» в существую учетную систему.
Данный этап не является обязательным, если в организации используется «1С:Бухгалтерия 7.7» В этом случае конфигурация «1C:CRM ПРОФ» устанавливается без объединения с учетной системой, как отдельная программа. Между «1C:CRM ПРОФ» и «1С:Бухгалтерия» существует механизм обмена информацией: синхронизация справочников «Контрагенты», «Номенклатура», документов «Счет».
Программирование
На данном этапе программист 1С выполняет разработку нового функционала и реализует необходимые изменения в конфигурации «1C: CRM ПРОФ».
Настройка
Цель этапа подготовить систему для работы пользователей. На данном этапе настраиваются основные параметры учета, заполняются справочники (создается необходимая аналитика), проводится настройка интерфейсов, определяются права доступа пользователей, регистрируются пользователи системы, назначаются интерфейсы и права доступа для пользователей.
Разработка эксплуатационной документации
Цель данного этапа разработать для всех категорий пользователей организации» понятные инструкции по работе с системой. Желательно подготовить два вида документации.
Первый вид документации - это инструкция по работе с системой. Инструкция должна содержать информацию о назначении и использовании объектов CRM-системы. Инструкция создается в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.
Второй вид документации - регламент участия в бизнес-процессе для каждой категории пользователей. То есть этапы, бизнес - процесса сгруппированы по категориям сотрудников. Таким регламентом – «подсказкой» удобно пользоваться регулярно в повседневной работе.
Результатом этапа являются понятные и удобные инструкции по работе с системой для организации
Тестирование
Цель этапа проверить работоспособность всех реализованных модулей и блоков. В ходе выполнения тестирования выявляется список несоответствий, согласовывается порядок их устранения.
Тестирование выполняется сотрудниками из команды внедрения программы. В эту группу входят внешние консультанты, принимающие участие в разработке данного программного продукта, знакомые с задачами и требованиями проекта.
Четвертый этап: Внедрение
Цель данного этапа подготовка системы для передачи в эксплуатацию. После выполнения данного этапа пользователи должны уметь выполнять свои функциональные обязанности с помощью CRM-Системы.
Данный этап состоит из следующих подэтапов:
- Перенос данных
- Обучение пользователей
- Ввод в опытную эксплуатацию
Перенос данных
На этом этапе информация о клиентах из различных электронных источников переносится в CRM-Систему. До переноса данных о клиентах в систему необходимо выполнить проверку информации, удалить устаревшие и неактуальные данные, удалить дублирующую информацию. Перенос данных осуществляется с помощью конвертеров, реализованных на этапе программирования. После переноса данных, рекомендуется с помощью обработок программы «1C:CRM ПРОФ» проверить информацию на наличие дублирующих записей и внести необходимые корректировки.
Обучение пользователей
Цель данного этапа научить сотрудников организации работать с системой. Обучение проводится отдельным специалистом. Количество занятий зависит от уровня компьютерной грамотности сотрудников.
В процессе обучения сотрудники должны познакомиться с основными объектами системы, научится использовать систему в повседневной деятельности. Обучение должно включать в себя достаточное число практических заданий.
Необходимо во время обучения научить сотрудников пользоваться разработанной документацией по работе с системой. В конце обучения сотрудники выполняют контрольное задание. Цель задания проверка, насколько хорошо усвоен материал.
Опытная эксплуатация
Целью этого этапа является начало работы с CRM-Системой всех сотрудников организации. Для этого проводится инсталляция CRM-Системы на сервере и на рабочих местах пользователей, проводятся мероприятия по обеспечению безопасности информационной базы, проводится установка паролей пользователей на вход в систему.
Пятый этап: Аудит проекта
Для успешного достижения поставленных целей необходимо будет контролировать этот процесс и выполнять корректирующие действия. Для этого будет регулярно проводиться аудит (анализ) работы сотрудников с системой. На начальном этапе внедрения аудит будет выполняться один раз в месяц.
Для среднестатистического предприятия существуют приблизительно следующие показатели приобретаемой выгоды от внедрения программного продукта «1С:CRM ПРОФ»:
Таблица 7. Показатели приобретаемой выгоды от внедрения CRM-стратегии
| Наименование показателя | Значение показателя |
| Увеличение объема продаж | 10% прироста продаж в год на одного торгового представителя в течение первых трех лет после внедрения системы. |
| Увеличение процента выигранных сделок | 5% в год в течение первых трех лет после внедрения системы. |
| Увеличение маржи | 1-3% на сделку в течение первых трех лет после внедрения системы |
| Повышение удовлетворенности клиентов | 3% в год в течение первых трех лет после внедрения системы |
| Снижение административных издержек на продажи и маркетинг | снижение на 10% в год в течение первых трех лет после внедрения системы. |
Заключение
В данной контрольной работе рассмотрены особенности систем управления взаимоотношением с клиентами. Изученный материал соответствует поставленной цели и задачам.
В ходе контрольной работы были получены результаты, которые доказывают, что при правильно проведенном внедрении CRM-системы бизнес получает существенные конкурентные преимущества и возможности для роста. Используя инструменты CRM, возможно решить целый ряд задач, стоящих практически перед любой компанией, вот только некоторые из них:
- собрать воедино разрозненную информацию о клиентах, сделках, маркетинге и сервисе;
- создать в системе бизнес-процессы компании, регламентировать деятельность сотрудников по типовым операциям;
- получить расширенную аналитику по работе компании и перейти от анализа результатов прошлого к прогнозированию ожидаемого результата;
- свести к минимуму рутинные операции в работе квалифицированных высокооплачиваемых сотрудников, повысив их производительность;
- облегчить адаптацию в компании новых сотрудников и сократить срок их вхождения в должность;
- наладить систематическую работу по сбору и анализу отзывов клиентов, в том числе и жалоб;
- организовать сбор, систематизацию и хранение знаний о продуктах, услугах и регламентах компании и быстрый доступ к этим знаниям.
Итак, технологии CRM доказывает свою жизнеспособность и эффективность. CRM-система становится бизнес-приложением, «по умолчанию» необходимым для компании, также как и бухгалтерская программа сегодня. В ближайшее годы работа компании без системы класса CRM станет практически невозможной.
Список использованной литературы
1. Кудинов А. CRM: российская практика эффективного бизнеса. – М.: 1С-Паблишинг, 2008., 374 стр.
2. Пикулин Д.М. Система проектно-ориентированного управления услугами. – Москва, Челябинск: Социум, 2005. – 334 с.
3. CRM online. Независимый CRM – портал. http://www.crmonline.ru/
4. CRM – системы. Журнал IT Спец Февраль 02’2008. Издательство: Гейм Ленд. – 132 c.
5. CRM – системы: краткая справка. Журнал IT Спец Февраль 09’2008. Издательство: Гейм Ленд. – 128 с.
6. Черкашин П.А. Готовы ли Вы к войне за клиента? Стратегия управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). – М.: ООО «ИНТУИТ.ру», 2004, 384 с.
7. Чижов Н.А. Управление клиентской базой банка: Практическое пособие. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2007. – 284 с.
8. Эдриан Пейн. Руководство по CRM. Путь к совершенствованию менеджмента клиентов. - Издательство: Гревцов Паблишер, 2007 г., 384 стр.