Электронная почта. Работа с почтовой программой Outlook Express (стр. 4 из 5)

Напоминаем, что аналогичным образом выглядят и пришедшие письма, ко

торые содержат вложенные файлы. Достаточно дважды щелкнуть на значке с вложенным файлом, как благодаря механизму OLE (ObjectLinkingandEmbe

ding) операционной системы Windows будет запущено соответствующее приложение для просмотра этого файла.

Рис.4 Вставка файла в письмо

Некоторые форматы файлов настолько объёмные, что занимают многие сотни килобайт (характерный пример таких файлов, - рисунки в формате .bmp). Для снижения размера больших вложенных файлов используйте предварительно какую-нибудь программу-архиватор (например, WinZip), и вкладывайте в электронные письма уже сжатые файлы. Также, если необходимо отослать несколько вложенных файлов в одном письме, скомпонуйте вместе нужные файлы программой-архиватором и отправьте в письме уже единственный архивный файл.

1.10 Ответы на пришедшие письма и их пересылка другим адресатам

Как и многие другие почтовые программы, OutlookExpress позволяет ответить на письмо, автоматически открыв новое окно с уже заполненным адресом абонента в поле Кому: (To:) и разместив первоначальный текст в этом окне для цитирования.

Рассмотрим последовательность действий по ответу на пришедшее письмо: Выберите (пометьте) письмо, на которое хотите ответить, и нажмите на кнопку Ответить отправителю (Reply to Author) в основном окне Outlook Express. Если это письмо уже было открыто в отдельном окне, то там также присутствует кнопка Ответить отправителю. Нажатие на данную кнопку вызовет появление нового окна для ответного сообщения с заполненным полем Кому: (To:) и текстом первоначального письма. В поле Тема: (Subject:) будет приведена тема первоначального письма с пометкой "Re:" в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что прислан ему ответ на письмо по конкретной теме.

Если пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо выглядело "в традициях Интернета", то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Завершите письмо как обычно и нажмите на кнопку отправки письма (самая левая кнопка на панели инструментов с изображением летящего конверта). Если ваш адресат разослал такие же письма, как и вам, другим людям, и необходимо всех познакомить со своим ответом (разослать ваш ответ всем), то вместо кнопки Ответить отправителю (ReplytoAuthor) выберите на панели инструментов OutlookExpress кнопку Ответить всем (ReplytoAll). В остальном процесс ответа совершенно аналогичен.

Когда можно счесть, что пришедшее письмо было бы интересно вашему коллеге (например, по фирме), то можно переадресовать данное письмо соответствующему лицу, нажав на кнопку Переслать (Forward). В этом случае в поле Кому: (To:) следует ввести адрес нового получателя. Можно ввести адрес как вручную, так и использовать адресную книгу (если нужный адрес внесен в книгу). Следует обратить внимание на то, что тема первоначального письма будет приведена с пометкой "Fw:" в начале строки. По ней ваш коллега узнает, что это письмо пришло не напрямую, а было переадресовано от вас.

Перед пересылкой можно отредактировать текст первоначального письма и добавить вначале письма свои комментарии, если считаете это необходимым. Стоит заметить, что в электронной переписке следует придерживаться таких же правил приличия, как и в обычной жизни. Поэтому не принято переадресовывать конфиденциальные письма, которые содержат информацию, адресованную лично вам. В таких случаях лучше пересказать текст другому лицу "своими словами".

1.11 Адресная книга OutlookExpress

Адресная книга - это сборник адресов e-mail ваших коллег по электронной переписке, организованный с помощью удобной программной оболочки. Адресная книга в программе OutlookExpress представляет собой "позаимствованную" копию адресной книги из мощной корпоративной почтовой программы MSExchange. В OutlookExpress можно экспортировать адреса из целого ряда почтовых программ: MSExchange, MSInternetMail, EudoraPro, EudoraLight, а также из целого ряда почтовых клиентов Netscape разных версий. Заполнять адресную книгу OutlookExpress можно в двух режимах: во-первых, потратить сначала некоторое время и заранее ввести данные о ваших коллегах, и во-вторых, пополнять адресную книгу "на лету", по мере работы с почтой, - просто копируя туда адреса пришедших писем. Ниже мы рассмотрим эти два случая.

Для заполнения адресной книги нажмите кнопку Адресная книга (AddressBook) на панели инструментов основного окна OutlookExpress, что вызовет появление главного окна этого сборника адресов и другой контактной информации (см. рис.5).

Кроме имен и адресов E-mail в адресной книге можно хранить множество различной информации - номера телефонов, пейджеров, личных и служебных страниц Web, обычные почтовые адреса абонента и прочее. Для того, чтобы внести в адресную

Рис.5 Адресная книга

книгу новое имя, нажмите кнопку Создать адрес (NewContact). Введите в соответствующих полях имя абонента и адрес его электронной почты, при желании можете заполнить дополнительные данные на абонента на других закладках. Если есть желание отредактировать адрес электронной почты или иной параметр, то выберите имя в адресной книге и, нажав кнопку Свойства (Properties), измените данные на закладках аналогичным образом.

Вторая возможность: после того, как была заведена адресная книга и наполнена некоторыми адресами, в дальнейшем книгу можно пополнять за счет адресов из вновь пришедших писем. Для этого откройте нужное письмо, отметьте имя адресата в поле заголовка, нажмите правую клавишу мыши и из всплывающего контекстного меню выберите пункт Добавить в адресную книгу (AddToAddressBook). Теперь, когда адресная книга содержит данные по адресам E-mail ваших коллег по переписке, рассмотрим порядок работы с ней при формировании новых писем и заполнении поля Кому: (To:):

Нажмите кнопку Создать сообщение (NewMessage) в основном окне OutlookExpress, поместите курсор в поле Кому: (To:) в окне создания нового сообщения.

Щелкните по значку с изображением оторванного листка бумаги рядом со словом Кому:. Это действие вызовет появление диалогового окна (см. рис.6), где можно легко выбрать получателей данного письма.

Выберите из списка абонентов нужного человека и нажмите кнопку Кому -> (То->) в средней части окна.

Рис.6 Список получателей

Аналогичным образом добавьте абонентов в полях Копия: (Cc:) или Скрытая: (Всс:), если необходимо разослать это письмо еще нескольким адресатам.

Нажмите кнопку ОК, и выбранные адреса появятся в соответствующих полях заголовка нового письма.

Теперь можно приступать к заполнению тела письма и его отправке, о чем было рассказано ранее.

Еще одна опция, которую можно использовать в адресной книге OutlookExpress - это групповые имена. Групповые имена представляют собой ваши личные списки рассылки и удобны в том случае, если надо часто рассылать письма постоянным группам людей (например, участникам какого-либо совместного с вами проекта). Групповые имена в OutlookExpress создаются нажатием на кнопку Создать группу (NewGroup) на панели значков адресной книги. Затем можно указать имя группы и составить список людей в этой группе. После того как создали группу, можно использовать имя группы в поле Кому: или Копия: отсылаемого сообщения - это сообщение будет направлено всем, кто входит в эту группу. Чтобы в последствии отредактировать список членов группы и их адреса e-mail, надо выбрать (отметить) уже существующую группу и щелкнуть по кнопке Свойства.

1.12 Дополнительно

Создание подписи. В традициях Интернета - подписывать почту некой стандартной подписью, куда обычно входит имя, определенная контактная информация (адрес e-mail, телефон и т.п.) и очень часто - девиз или цитата, которая является вашим "взглядом на жизнь". Таких подписей можно создать сколько угодно - на все случаи жизни. Для создания подписи выберите в меню Сервис пункт Бланк сообщений, и далее - нажмите на кнопку Подпись в окне Бланк.

Отправка страниц на основе бланка сообщений. Поскольку OutlookExpress умеет отправлять сообщения в формате HTML, то для таких сообщений можно использовать заранее подготовленный бланк (шаблон HTML-страницы) с фоновым рисунком. Вместе с OutlookExpressпоставляются более десятка стандартных бланков, соответствующих разным случаям жизни. Естественно, что такое письмо следует отправлять только тому получателю, кто также работает с OutlookExpress или иной программой, умеющей показывать сообщения в формате HTML. Для выбора бланка следует в меню Сообщение выбрать пункт Создать с использованием. Потренируйтесь в составлении сообщения с использованием различных шрифтов и стилей.

Поиск нужного сообщения в папках Outlook Express. Если не удается найти нужное сообщение электронной почты, то можно задействовать функцию поиска по папкам на основе шаблона. Чтобы вызвать окно поиска, нажмите на клавиатуре одновременно клавиши CTRL+SHIFT+F.

Сортировка сообщений в папках Outlook Express. Сообщения в папках OutlookExpress можно легко отсортировать в том порядке, который вам больше нравится (по алфавиту, по дате получения и т.д.). Для этого выберите в меню Вид пункт Сортировка, и далее - тот вид сортировки, который считаете нужным.

Шифрование сообщений E-mail

Достаточно важный элемент современного использования электронной почты, особенно в сфере бизнеса, - это применение шифрования текста писем и защита сообщений с помощью цифровой подписи. В случае шифрования можно быть уверенным, что никто, кроме вашего адресата, не сможет познакомиться с содержимым вашего письма, а цифровая подпись гарантирует, что если кто-то по пути открывал файл с вашим письмом и изменял содержимое, то это не останется незамеченным.