Автоматизированная информационная система Кафедра (стр. 9 из 23)

Графики учебной работы студентов («Графики самостоятельной работы студентов») – это документы, в которых в детализированной форме отражаются все виды учебной нагрузки за семестр по дисциплинам развернуто во времени, включая все контрольные точки текущего и итогового контроля.

Учебная нагрузка кафедры («Форма №9») – документ, отражающий суммарную учебную нагрузку кафедры по образовательной программе.

В последнее время на кафедрах вуза наряду с основной образовательной программой приходится также планировать нагрузку кафедры по другим образовательным программам (например, по программе дополнительного образования).

Индивидуальное планирование учебной работы. План учебной работы преподавателя – это составная часть индивидуального плана работы преподавателя. Индивидуальные планы работы преподавателей включают себя планы учебной, научно-исследовательской и методической работы. Планы учебной работы представляют собой документы с проставленным количеством часов по видам учебной нагрузки, детализированные с точностью до одного месяца. Обычно распределение учебной нагрузки предшествует планированию учебной работы, так как невозможно планировать учебную работу на несколько лет с точностью до часа.

Распределение учебной нагрузки – это процесс распределения часов учебной нагрузки кафедры по профессорско-преподавательскому составу. При распределении бюджетной нагрузки должен учитываться размер ставки, на которую работает преподаватель. Предельные размеры часов зафиксированы в стандартах системы менеджмента качества. Распределение обычно осуществляется на основе опыта предыдущих лет работы, а также по соответствию научной специальности и профиля подготовки.

Учебно-организационной документацией как правило занимаются заместители по учебной работе и методисты. При распределении учебной нагрузки участвует профессорско-преподавательский состав кафедры.

Процесс методической работы кафедры. В соответствии с положением о методической работе в АлтГТУ, методическая работа представляет собой комплекс мероприятий, направленных на методическое обеспечение учебного процесса, повышение педагогического мастерства преподавателей, совершенствование аудиторной и самостоятельной работы студентов, всех форм и методов учебной работы в вузе. Основная цель методической работы – создание условий, способствующих повышению эффективности и качества образовательного процесса. Декомпозиция процесса приведена на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 – Декомпозиция процесса «Методическая работа»

Как видно на рисунке 2.8, методическая работа включает учебно-методическую работу, научно-методическую работу и организационно-методическую работу.

Методическая работа – процесс, обеспечивающий учебную работу кафедры методическим обеспечением, необходимым для качественной организации учебного процесса.

Декомпозиция процесса «Учебно-методическая работа» показан на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 – Декомпозиция процесса «Учебно-методическая работа»

Разработка методических материалов – включает в себя подготовку к аудиторным занятиям, разработку конспектов, материалов по дисциплинам, лабораторным работам и многое другое.

Составление проектов учебных планов – это процесс пересмотра и изменения учебных планов в соответствии с изменяющимися внутренними условиями, а также требованиями, предъявляемыми к образовательной программе стандартами высшего профессионального образования.

Составление образовательных стандартов дисциплин представляет собой подготовку проектов стандартов для новых дисциплин или пересмотр ранее утвержденных стандартов дисциплин в соответствии с новыми правилами.

Процесс «бюджетирование» необходим для планирования, учета и контроля за поступлением и расходованием финансовых ресурсов кафедры. Декомпозиция процесса показана на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 – Процесс бюджетирования кафедры

Бюджет является инструментом финансового планирования (прогнозирования) и контроля деятельности организации и ее структурных подразделений. Бюджет представляет собой годовой план финансовых действий организации, касающийся объемов доходов, расходов и др.

Цель бюджетирования кафедры состоит в улучшении управления процессом распределения денежных средств, поступающих в распоряжение кафедры. Особенностью процесса бюджетирования кафедры, отличающей его от процесса бюджетирования коммерческого предприятия, является то, что кафедра является некоммерческой бюджетной организацией, и поэтому не может иметь остатки средств на конец финансового года. Также кафедра не является самостоятельным, экономическим объектом и не может сама реализовывать свои услуги, однако это не усложняет задачу планирования, так как об объеме и величине денежных поступлений, как правило, известно заранее.

Бюджетирование кафедры представляет собой составление планового бюджета на финансовый год и контроль над его исполнением. Бюджет состоит из двух частей: расходной части и доходной. Доходная часть формируется за счет поступлений по статьям дохода. Расходная часть, соответственно, формируется за счет расходов по статьям расхода. Контроль над исполнением бюджета ведется в течение всего года, путем регистрации всех операций, связанных с получением или расходованием денежных средств. Для разработки процедуры составления планового бюджета необходимо изучить структуру доходов и расходов кафедры.

Рассмотрим возможные источники денежных поступлений на кафедру. Основная статья доходов кафедры — денежные поступления за платные образовательные услуги. Оплату за обучение получает вуз, и выпускающей кафедре предоставляется в распоряжение конкретная доля от суммы оплаты всех студентов обучающихся на кафедре, на коммерческой основе. Оплата за обучение производится за каждый семестр, но некоторые студенты оплачивают обучение сразу за весь учебный год, что создает дополнительные трудности при планировании доходов, так как учебный и годовой отчетный период не совпадают по времени. К концу годового отчетного периода кафедра не должна иметь остатков денежных средств, так как является некоммерческой организацией, и если часть студентов оплатила свое обучение за весь учебный год сразу, то на первые три квартала нового отчетного года кафедра может не иметь всех запланированных доходов. Поэтому очень важным представляются возможности контролировать полученные доходы и вносить изменения в запланированный бюджет. Также немаловажным представляется контролировать поступление средств по каждому студенту отдельно, то есть осуществлять контроль об оплате обучения каждым студентом.

Следующая возможная статья доходов - бюджетные средства, которые выделяются кафедре вузом. Эти средства могут быть предназначены только для целевого использования, например, для покупки литературы. Планирование подобных доходных представляется трудной задачей, так как получение этих доходов не зависит от деятельности кафедры.

Также возможная статья получения доходов - доходы от хозяйственной деятельности и прочие доходы.

Распределение полученных доходов имеет следующую структуру: большая часть доходов направляется на заработную плату профессорско-преподавательскому составу и учебно-вспомогательному персоналу кафедры, включающие в себя доплаты за учебную нагрузку и различные премии, а также налоги с фонда оплаты труда. Следующими по величине являются расходы на приобретение и обслуживание компьютерной техники. Далее идут различные хозяйственные расходы, включающие в себя в основном ремонт помещений, покупку мебели и канцтоваров и пр. Также доходы направляются на покрытие командировочных расходов, прочих расходов, не выделяемых в отдельные статьи, а также на создание резервных фондов.

Бюджет составляется на учебный год, и представляет собой план доходов и расходов кафедры, а также таблицу фактически произведенных расходов в течение предыдущего учебного года, для упрощения планирования расходов.

Рассмотрим подробнее цель бюджетирования кафедры. Кафедра не может иметь остатки средств на конец финансового года. Поэтому без надлежащего контроля за расходованием средств, невозможно получить информацию о наличии остатков средств на конкретный период времени. В результате чего, в конце года, когда поступает подобная информация, сразу возникает проблема израсходовать средства до конца года, и в связи с недостатком времени и информации не всегда принимается оптимальное решение. В результате принятия неэффективного решения, действительные нужды кафедры могут быть не удовлетворены, а значит, может снизиться качество предоставляемых образовательных услуг. Недостаток времени при принятии решения о направлении средств на удовлетворение каких-либо нужд не является основной проблемой. Основная проблема в отсутствии информации о нуждах. Для этого необходимо иметь план расходов. А для того, чтобы составить план расходов, необходимо иметь информацию о планируемых доходах.

Следовательно, мы имеем перед собой две проблемы: планирование доходов и расходов и контроль за поступлением и расходованием средств. Решение этих проблем поможет свести к минимуму влияние фактора недостатка информации при принятии решений, а значит, повысит эффективность управления средствами кафедры, и позволит обеспечить денежными ресурсами все бизнес-процессы на кафедре. Следовательно, ключевая цель бюджетирования кафедры - обеспечение бизнес-процессов кафедры необходимыми ресурсами.

Для более эффективного управления денежными средствами необходима автоматизация процесса бюджетирования кафедры. Автоматизация позволит снизить временные затраты на составление бюджета и получение информации в виде отчетов и пр. и значительно понизить вероятность возникновения различных ошибок.