Автоматизированная информационная система Кафедра (стр. 19 из 23)

Оно содержит текст, поля для заполнения или выбора, таблицу и др. элементы управления.

Для более компактного размещения информации на экране в системе «Кафедра» применяются окна с закладками. Пример окна показан на рисунке Б.3.

Рисунок Б.3 – Окно с закладками

При внесении изменений в существующие данные или вводе новых и попытке выйти без записи, система в открывшемся окне подтверждения предложит сохранить внесенные изменения. Пример окна показан на рисунке Б.4.

Рисунок Б.4 – Окно подтверждения

Обычное поле ввода может быть текстовым, числовым или типа «дата». Переход по полям осуществляется с помощью клавиши “Tab”. При вводе поля типа дата можно воспользоваться выпадающим окном выбора даты, как показано на рисунке Б.5.

Рисунок Б.5 – Окно выбора даты

Кроме полей ввода в системе «Кафедра» применяются поля со списком. При установке курсора на таком поле значение выбирается из выпадающего списка по аналогии с выбором даты. Пример списка показан на рисунке Б.6.

Рисунок Б.6 – Поле с выпадающим списком

В системе используются два типа кнопок: кнопки панели инструментов (Рисунок Б.7), и прочие кнопки (рисунок Б.8).

Рисунок Б.7 – фрагмент панели инструментов

Рисунок Б.8 - Прочие кнопки

Для включения необходимых параметров в системе используются отметки (рисунок Б.9) и переключатели (рисунок Б.10).

Рисунок Б.9 – Отметки

Рисунок Б.10 – Переключатели

Б.2.3 Справочники системы

Для хранения информации по основным объектам кафедры используется ее организация в виде справочников. Справочник системы представляет собой реестр объектов одного класса, в котором можно производить операции добавления, корректирования и удаления объектов системы, а также просмотр, печать и другие специфические функции, относящиеся к конкретным классам. Пример справочника системы показан на рисунке Б.11.

Рисунок Б.11 – Справочник «Аспиранты, докторанты, соискатели»

Производить основные операции над элементами справочника можно двумя способами: используя кнопки панели инструментов (над таблицей элементов и под заголовком окна) и используя контекстное меню (вызываемое путем нажатия правой кнопки мыши в области таблицы окна).

Обычно добавление и корректировка элемента справочника производится с помощью вызова окна редактирования данного элемента. Однако в некоторых справочниках правка и вставка элементов происходит непосредственно в таблице.

Б.2.4 Поиск, сортировка и фильтры в системе

В некоторых справочниках и документах системы предусмотрен инкрементальный поиск элементов.

Для осуществления поиска необходимо, находясь в окне справочника или документа, по которому производится поиск, начать набирать значение поиска по первому столбцу таблицы, или значение по тому столбцу таблицы, в котором находится курсор (в том случае, если выделена не вся строка, а только один столбец). Из примера, приведенного на рисунке Б.12, видно, что, введя часть фамилии преподавателя на клавиатуре, курсор автоматически спозиционировался на искомом элементе, а введенная часть слова выделилась желтым цветом. Ввиду высокого потребления ресурсов ЭВМ, правильным решением будет использование инкрементального поиска только по отсортированным столбцам таблицы.

Рисунок Б.12 – Поиск преподавателя

В некоторых документах системы предусмотрена сортировка данных по некоторым столбцам. Это позволяет представлять данные в более удобном для работы виде.

Чтобы вызвать сортировку по какому-либо столбцу таблицы, необходимо кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку этого столбца. Как показано на рисунке Б.13, справа на заголовке столбца появиться значок треугольника, направленный вниз. Он означает, что столбец отсортирован по возрастанию.

Чтобы изменить порядок сортировки по данному столбцу, нужно повторить описанную выше процедуру еще раз, при этом данные таблицы пересортируются, а значок треугольника в заголовке столбца будет направлен вверх.

Если кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку другого столбца, по которому также предусмотрена сортировка, то сортировка по этому столбцу автоматически отменится.

Рисунок Б.13 – Пример сортировки по столбцу таблицы

Система также поддерживает сортировку сразу по нескольким столбцам таблиц. Для того, чтобы вызвать сортировку по второму столбцу, не отменяя сортировки по первому столбцу, необходимо кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку второго столбца, при этом удерживая нажатой клавишу Ctrl. У второго столбца также появиться значок треугольника, при этом у обоих столбцов появится цифра около треугольника, показывающая порядок, в котором вызывалась сортировка по данным столбцам.

Пример сортировки по нескольким столбцам показан на рисунке Б.14. Чтобы сменить порядок сортировки по какому-либо столбцу, необходимо кликнуть повторно по его заголовку, удерживая нажатым Ctrl. Третий клик по столбцу с удержанным Ctrl-ом отменит сортировку по данному столбцу, не отменяя ее по остальным столбцам.

Чтобы отменить сортировку по нескольким столбцам, необходимо вызвать сортировку по какому-нибудь одному столбцу, т.е., не удерживая клавиши Ctrl.

Рисунок Б.14 – Пример сортировки по нескольким столбцам

Система поддерживает гибкие возможности настройки внешнего вида таблиц справочников и документов.

Для изменения размера какого-либо столбца таблицы, необходимо поднести курсор мыши к границе этого столбца со следующим, пока он не станет в виде курсором изменения размера. После этого, зажав левую кнопку мыши, перемещайте границу столбца влево или вправо, в зависимости от того хотите вы увеличить или уменьшить его размер.

Чтобы переместить столбец в таблицы в другое место, необходимо зажать левой кнопкой мыши его заголовок. После того, как слева от столбца появится черная жирная линия, тащите его мышью в необходимое место. Примечание: данным способом невозможно перемещать те столбцы, по которым предусмотрена сортировка.

Б.2.5 Отчеты

Отчеты в системы формируются с использованием офисного программного обеспечения фирмы Microsoft – Microsoft Excel. Это позволяет настраивать и корректировать вручную сформированные системой отчеты.

Для вызова построения отчета необходимо нажать на соответствующую кнопку документа или справочника. Обычно они показаны в виде иконки программы Microsoft Excel. Полученный документ автоматически открывается в Microsoft Excel и пригоден для печати, корректировки, сохранения на диск, передачи по электронной почте и т.д. (Рисунок Б.15).

Рисунок Б.15 – Пример отчета в Microsoft Excel

Примечание: в процессе формирования отчета в верхнем левом углу главного окна программы отображается прогресс построения отчета. В течении этого времени пользователю не рекомендуется закрывать окно программы, из которого вызывался отчет, так как возможно некорректное завершение процесса создания отчета.

Для построения отчетов используется механизм шаблонов. Шаблоны почти всех печатных форм системы расположены в каталоге «REPORT». Пример шаблона для документа «Форма №9» показан на рисунке Б.16.

Рисунок Б.16 – Пример шаблона для документа «Форма №9».

Настройка шаблона должна осуществляться высококвалифицированным специалистом, однако в некоторых случаях пользователь системы может самостоятельно изменить, например, шрифт или цвет некоторых реквизитов документа, настроить ширину колонок или исправить заголовок. При этом обязательно должны сохраняться резервные копии изменяемых шаблонов.

Б.3 Вход в систему

Система «Кафедра» обеспечивает защиту информации от несанкционированного доступа. При запуске программы появляется окно, в котором пользователю предлагается ввести свое имя и пароль. Имя и пароль устанавливаются и выдаются администратором системы.

Рисунок Б.17 – Окно авторизации

Если имя и пароль присутствуют в системе, то открывается главное окно программы, иначе выходит сообщение об ошибке и система завершает работу.

Б.4 Информационный блок

Б.4.1 Общие сведения о кафедре

Это окно предназначено для ввода общей информации о кафедре, на которой работает данная система (Рисунок Б.18). Здесь вводятся общие реквизиты кафедры. Заведующий кафедрой и его заместитель выбираются с помощью выпадающего списка из справочника сотрудников кафедры (смотри далее «Справочник сотрудников»).

На закладке «Лаборатории кафедры» (Рисунок Б.19) вводится информация о лабораториях кафедры в рамках вуза. Добавление и удаление происходит с помощью кнопок на панели управления или контекстного меню. Корректировка происходит непосредственно в таблице.