Автоматизированная информационная система Кафедра (стр. 10 из 23)

Учет доходов и расходов заключается в регистрации каждого события получения или расходования средств. Эти события называются операциями. При регистрации необходимо зафиксировать содержание операции, статью дохода или расхода и сумму операции. Основная функция учета - накопление информации о полученных доходах и произведенных расходах. Основная цель учета - сопоставление запланированных и фактических доходов и расходов. Если контроль ведется регулярно и правильно, то все отклонения от плана будут выявляться своевременно, а, следовательно, можно будет скорректировать планы или действия для достижения оптимального результата.

Процесс «Анализ и оценка деятельности кафедры». Его декомпозиция приведена на рисунке 2.11

Рисунок 2.11 – Декомпозиция процесса «Анализ и оценка деятельности кафедры»

Этот процесс является основным с точки зрения обеспечения руководителя кафедры (заведующего кафедрой) информацией, необходимой для принятия решений. Информация в данный процесс поступает из двух источников:

Внутренние источники – это различная отчетность по всем видам работы кафедры. Эта информация показана как вход «Отчетность»:

учебная работа – ведомости успеваемости, планы учебной работы, учебно-организационная документация и т.д.;

методическая работа – отчеты о методической работе, учетные данные о выпущенных учебно-методические материалах, стандартах, планах, и т.д.;

воспитательная работа – планы и отчеты о воспитательной работе;

научная работа – учетная информация по научным трудам, публикациям, научно-исследовательским работам и т.д.

К внешним источникам можно отнести те, которые возникли вне стен кафедры, однако относятся к объектам анализа (например, студенты, преподаватели – совместители и т.д.). Эти данные получаются на основе анкетирования, письменного опроса, запросов в другие подразделения вуза и т.д. На диаграмме они отмечены входом «анкеты».

Подпроцесс «Формирование аналитических документов» необходим для аккумуляции всей учетной информации в интегрированные характеристики по объектам анализа. Эти характеристики используются в основном для внутреннего анализа и принятия решений в рамках кафедры. К объектам для такого анализа можно отнести:

студента на всем протяжении его «жизненного цикла» в рамках вуза (от рейтинга абитуриента до рейтинга выпускника);

преподавателя (всевозможные рейтинги преподавателя);

специальность;

кафедру в целом;

Подпроцесс «Подготовка отчетов по аттестации» необходим для представления внешним пользователям полной картины состояния дел на кафедре. Аттестация кафедры и всего вуза происходит раз в 5 лет. Несмотря на это, информация должна собираться заранее, непрерывно на протяжении всего подотчетного периода.

Подпроцесс «Комплексный анализ деятельности кафедры». На основе полученных рейтингов и показателей деятельности кафедры необходимо принять решения по поводу улучшения процесса функционирования кафедры. Исходные данные для этого подпроцесса представляются в максимально удобном для анализа виде (графики, диаграммы, карты и т.д.). В подпроцессе принимаются решения касательно любого объекта анализа «преподавателя», «студента» и т.п. Результатом подпроцесса являются внутренние распоряжения, которые по обратной связи передаются в качестве воздействия на все другие процессы.

В задачи данного проекта не входит реинжениринг бизнес-процессов кафедры. Таким образом, модель «как есть» в целом совпадает с моделью «как должно быть», однако возможно появление дополнительных подпроцессов, связанных с вводом первичной информации и ее автоматизированной обработкой. Данные подпроцессы будут рассмотрены в процессе проектирования системы.

Техническое задание

Общие сведения о проекте

Полное наименование системы – автоматизированная информационно-аналитическая система «Кафедра».

Краткое (рабочее) наименование – АИС «Кафедра».

Руководитель проекта: Пятковский Олег Иванович.

Заказчик системы: Кафедра ИСЭ Алтайского Государственного Технического Университета имени И.И.Ползунова.

АИС Кафедра служит для автоматизации документооборота и хранения различной информации, а также анализа и оценки деятельности кафедры вуза.

Основанием для создания системы является заявка кафедры ИСЭ на проектирование и разработку автоматизированной системы.

Назначение, цели создание системы

Система АИС «Кафедра» предназначена для:

уменьшения трудоемкости объемных расчетов;

создания единого информационного пространства на кафедре;

автоматизации наиболее трудоемких и приоритетных процессов сбора, хранения и обработки информации на кафедре вуза;

информационного обеспечения аналитической системы «Бизнес-Аналитик», системы «Маркетинг» и других систем исходными данными.

Целью разработки системы ИАС «Кафедра» является улучшение качества предоставляемых кафедрой услуг за счет улучшения качества выполнения

управленческих,

учебно - организационных,

аналитических и других задач.

Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации для разрабатываемой системы выступают кафедры вузов, в которых возникает потребность в автоматизации функций:

ведения информационной базы о деятельности кафедры;

организации учебного процесса;

планирования и контроля денежных средств;

анализа деятельности кафедры и др.

Обычно на кафедрах имеются следующие виды потенциальных пользователей системы:

заведующий кафедрой и его заместитель;

методисты;

профессорско-преподавательский состав;

другие заинтересованные пользователи (студенты и аспиранты, работодатели);

В процессе работы кафедр часто используются ресурсы локальной вычислительной сети и глобальная сеть Интернет.

Требования к системе

АИС «Кафедра» должна обеспечивать поддержку режима групповой работы пользователей.

Система должна быть построена на клиент – серверной технологии и должна содержать:

автоматизированные рабочие места;

сервер базы данных с СУБД и базой данных;

Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

функций администрирования системы;

функций руководителя кафедры;

функций методистов и другого учебно-вспомогательного персонала.

Далее представлены требования к основным компонентам системы.

СУБД системы. Обеспечивает связь клиентских приложений с единой централизованной базой данных системы. Должна обеспечивать:

поддержку реляционной модели данных;

клиент - серверное взаимодействие с клиентскими приложениями по сетевым протоколам TCP/IP или NET BIOS;

поддержку транзакций;

разграничение прав доступа пользователей на уровне базы данных в соответствии с политикой безопасности системы;

резервирование данных для возможного восстановления в случае их физической порчи;

достаточную производительность для комфортной работы системы в режиме групповой работы.

База данных системы. Должна обеспечивать:

логическую целостность данных системы при любых действиях со стороны пользователей системы;

логическое разделение информации для различных групп и категорий пользователей системы;

Клиентские приложения. Состоят из ядра клиентского приложения и функциональных блоков.

Ядро клиентского приложения. Обеспечивает надежную работу пользователей системы с ее функциями. Оно должно обеспечивать:

подключение пользовательского приложения к СУБД и базе данных системы, организацию обмена данными между клиентским приложением и базой данных. При этом должно поддерживаться как локальное так и удаленное (сетевое) подключение с использованием протоколов TCP/IP или NET BIOS;

разграничение прав доступа пользователей к данным в соответствии с политикой безопасности на клиентском уровне а также обнаружение и пресечение несанкционированного доступа;

вывод всех отчетов в программу Microsoft Excel. Для всех выходных форм должны использоваться шаблоны, вторичная настройка которых будет доступна опытным пользователям;

Функциональные блоки клиентских приложений имеют следующий состав:

Блок ввода справочной информации (информационный блок). Предназначен ввода, просмотра, редактирования, печати и т.п. различной информационно-справочной информации о кафедре. Должен обеспечивать: сортировку справочников, отбор по различным реквизитам информации в справочниках, быстрый поиск позиции и выбор элемента справочника для других функциональных блоков;

Блок «учебный процесс» - предназначен для ввода, просмотра, редактирования и печати учебно-организационной документации. Также должен обеспечивать ведение учебно-организационной документации в разрезе различных учебных периодов, печать всей учебно-организационной отчетности;

Блок «Бюджетирование» - обеспечивает ввод плановой и фактической информации по финансовой деятельности кафедры а также составление и печать отчетов;

Сервисный блок. Обеспечивает управление периодами (возврат на предыдущий период, открытие нового периода) по учебному процессу кафедры и бюджетированию. Также должен организовывать обмен данными с другими внешними системами.

Блок анализа. Обеспечивает настройку структуры аналитических документов системы, а также формирование аналитических документов на основании данных в системе по настроенной структуре.

Блок администрирования. Обеспечивает ведение учетных записей пользователей (добавление, удаление), а также назначение ролей пользователям. Принудительное резервирование и восстановление данных системы. Настройка аналитических документов системы. Ведение журнала аудита работы системы.