Створення бази даних охоронної агенції Гарант в Microsoft Excel та Access (стр. 3 из 3)
Обчислення в запитах
У запиті можна створювати поля, значення яких розраховуються за допомогою заданого виразу. Можна виконувати обчислення з любими полями таблиці і зробити обчислюваний вираз новим полем в наборі записів. Для цього можна використати любі із вбудованих функцій Access . Окрім цього, поля запиту можуть містити дані, які отримані за допомогою арифметичних операцій над полями таблиці.
Якщо при побудові виразу потрібно додати стандартну вбудовану функцію, потрібно в лівому нижньому списку вибрати папку Функции ®Встроенные функции. В результаті в правому списку з’являться назви функцій.
Створимо запит, в якому буде додаткове поле, в якому буде підраховуватись загальна ціна кожного товару в залежності від його кількості:
1. Создать®Конструктор, обираємо потрібну таблицю (Продукція).
2. У рядок Поле вставляємо необхідні поля (Назва товару, Ціна, Кількість та ін).
3. Для створення розрахункового поля потрібно встановити курсор у рядок Поле порожнього стовпчика та увести назву поля, символ «:» і вираз (Выражение1:Товар!Ціна*Товар!Кількість). Для уведення виразу можна використовувати будівник виразів. Для цього треба натиснути кнопку
на панелі інструментів або натиснути на праву кнопку миші та вибрати Построить.4. У вікні Построитель выражений (Рис.14) обираємо вкладку Таблицы, знаходимо свою таблицю Товар. Із списку полів обираємо ті поля, які беруть участь у формулі: Ціна, натискаємо Вставить, натискаємо на кнопку операції множення (*); Кількість- Вставить. Натискаємо Ok.
5. Вибрати Запрос ®Запуск або кнопка
.6. Для кожного поля у запиті можна встановити формат виведення. Для цього необхідно встановити курсор миші у рядок Поле, натиснути праву кнопку миші, вибрати Свойства і задати потрібний формат поля (Рис.15).
Лабораторна робота №4. Оформлення звітів
Хід роботи
Кінцевим продуктом більшості СКБД є звіт. В Access звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм, що призначені для роздруковування. Для створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між користувачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть у формах. Роздрукована версія форми може слугувати звітом.
Звіти можна створювати на основі таблиць та запитів за допомогою майстрів або конструктора.
Створення звіту за допомогою “Мастера отчетов”
Процес створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” багато в чому схожий із процесом створення форми. Перевага використання “Мастера отчетов” для знайомства з засобами розробки звітів полягає в тому, що етапи цього процесу співпадають з тими етапами, які потрібно виконати, якщо розпочинати з незаповненого, прийнятого за замовчуванням звіту.
Для створення звіту за допомогою Мастера отчетов потрібно
(Додаток Н)
1. Відкрити вкладку Отчеты у вікні бази даних, а потім натиснути кнопку Создать. З’явиться діалогове вікно Новый отчет.
2. Як для форми, так і для звіту потрібне джерело даних у вигляді таблиці або запиту. Виділіть потрібну таблицю Товар у випадаючому списку діалогового вікна Новый отчет. Із списку у верхньому правому кутку діалогового вікна виділіть Мастер отчетов і натиснть кнопку ОК. На екрані з’явиться початкове вікно Мастера отчетов.
3. Тепер необхідно визначити, які поля будуть утворювати рядки звіту. Виберіть за допомогою кнопки “>” потрібні поля зі списку Доступные поля. Коли поле добавляється у список Выбранные поля, Access автоматично забирає його ім’я зі списку Доступные поля. Можна також подвійно натиснути на ліву клавішу миші на імені поля у списку Доступные поля і воно переміститься у поле Выбранные поля. У звіті поля з’являються зліва направо, у відповідності з послідовністю їх появи зверху вниз у списку Выбранные поля.
4. На наступному кроці Мастер отчетов спитає, чи хочете ви добавити рівні групування до звіту. За допомогою кнопки “>” встановіть бажаний рівень групування. За допомогою кнопки Группировка встановіть бажаний інтервал групування. Змінюючи інтервал групування, можна впливати на те, як Access групує дані у звіті. Для числових полів можна задати групування по десятках, півсотнях, сотнях тощо. Для текстових полів можливе групування по першій букві, першим трьом буквам тощо.
5. У межах групи можна сортувати записи по значенню довільного поля, причому сортування проводиться не більше, ніж по чотирьох полях. По замовчуванню прийнятий порядок сортування за зростанням; якщо потрібно вибрати порядок сортування за спаданням, то нажміть кнопку справа від списку, що розкривається. Для повернення до попередньо вибраного порядку сортування натисніть на цю ж кнопку знову.
6. В наступному вікні Мастера отчетов необхідно вибрати для звіту один з шести стилів. У вікні у лівій частині діалогового вікна майстра показаний вигляд вибраного стилю макета.
7. Наступне вікно Мастера отчетов призначене для вибору одного з визначеного стилів. У лівій частині діалогового вікна показаний вигляд звіту вибраного стилю. Можна настроїти стандартний стиль або створити власний.
8. Після переходу в наступне вікно Мастера отчетов натисніть кнопку Готово. Access згенерує звіт.
В одному з кроків майстра можна натиснути кнопку Итоги. У відчиненому діалоговому вікні потрібно визначити, які підсумкові дані потрібно обчислити. Потрібно обрати поле, в якому будуть обчислення і функцію: Sum, Avg, Min, Max.
База даних містить цінну інформацію, тому іноді її необхідно захищати, встановлбвати паролі. Захист можна здійснити викликавши меню Сервис ®Защита, из списку можна обрати такі пункти: Задать пароль базы даних, Администратор рабочих групп, Разрешение, Мастер, Шифровать/Разшифровать та ін.