Створення бази даних охоронної агенції Гарант в Microsoft Excel та Access (стр. 2 из 3)
6. Увести ім’я форми та натиснути на кнопку Готово.
Рис. 6
Відкрити форму для перегляду або уведення даних можна вибравши її ім’я у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Открыть.
Створення підпорядкованих форм(Рис. 7):
Наприклад, створити форму, яка основана на таблиці Виробники і містить підпорядковану форму, яка основана на таблиці Товар:
1. Вибрати вкладинку Форми, натиснути на кнопку Создать, вибрати Мастер форм.
2. Вибрати таблицю Виробники та необхідні поля.
3. Вибрати таблицю Товар та необхідні поля, натиснути Далее.
4. Натиснути на селекторну кнопку Подчиненные формы та набрати таблицю, по якій буде створена головна форма- Виробники. Натиснути Далее.
5. Вибрати зовнішній вигляд підпорядкованої форми та натиснути Далее.
6. Вибрати стиль форми та натиснути Далее.
7. Уваести імена головної та підпорядкованої форми і натиснути Готово.
Рис. 7
Використання фільтрів
Один з цікавих засобів роботи з формами в Microsoft Access – можливість подальшого відбору інформації , яка виводиться в формі, без створення нового запиту. Це можна виконати за допомогою фільтра, який задається під час роботи з формою. Якщо застосувати фільтр, то на екран будуть виведені тільки ті дані, які задовольняють задані умови. Фільтр можна застосовувати тільки до записів основної форми, але не підлеглої. Існує декілька типів фільтрації:
Фільтр по виділеному:
1. Відкрити таблицю Товар (запит або форму).
2. Виділити значення, яке повинні містити записи (Напівчеревики чоловічі).
3. Вибрати меню Записи®Фильтр®Фильтр по выделенному, або натиснути кнопку
.Для відміни дії фільтру вибрати меню Записи®Удалить фильтр або натисути
.Фільтр звичайний:
Дозволяє відібрати записи шляхом уведення критеріїв у порожню таблицю. Наприклад, з таблиці Товар відібрати сандалі дитячі ціною більше 170 грн:
1. Відкрити таблицю Товар (або форму).
2. Вибрати меню Записи ®Фильтр ®Изменить фильтр або натиснути на
.3. На екрані з´явиться таблиця для введення критеріїв, у полі Назва товару обрати сандалі дитячі, а у полі Ціна- >170.
4. Вибрати меню Записи ®Применить фильтр або натиснути на відповідну кнопку.
Розширений фільтр:
Дозволяє створювати складні критерії відбирання даних. Наприклад, відібрати напівчеревики жіночі ціною менше 400 грн. і щоб записи були відсортовані по спаданню:
1. Відкрити таблицю Товар (або форму).
2. Вибрати меню Записи ®Фильтр ®Расширенный фильтр. У результаті відкриється вікно, схоже на вікно конструктора запитів.
3. Додати поля Назва товару, Ціна.
4. Задати сортування по спаданню.
5. Задати <400 у рядку Условие отбора.
6. Вибрати меню Записи ®Применить фильтр або натиснути на відповідну кнопку.
Лабораторна робота №3. Пошук даних у БД. Створення запитів
Хід роботи
Запити дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з використанням даних однієї таблиці. Дуже важливо вміти використовувати дані з пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер запитів.
Запит на вибірку (Рис. 8)
Запит на вибірку можна використовувати не тільки для відбору даних, але і для їх поновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, які можна використовувати для зміни роботи запиту.
В режимі таблиці доступні самі різні операції з даними - огляд, сортування, фільтрація, поновлення і друк. Але достатньо часто приходиться проводити обчислення і огляд даних з декількох таблиць. Відобразити потрібні дані можна за допомогою запитів.
Наприклад, створити запит, де відображаються записи товарів за ціною. Создать запрос в режиме конструктора
Обрати необхідні таблиці (Товар).
1. Методом перетягування вибрати поля (Назва товару, Ціна, Виробник).
2. Встановити у рядку Условие отбора
3. Вибрати Запрос ®Запуск або кнопка
.Після виконання запита на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць і інших запитів бази даних, в той час як при виконанні запиту на зміну дані вставляються, поновлюються або видаляються) Microsoft Access створює набір записів, які містять відібрані дані. В більшості випадків з набором записів можна працювати так само, як з таблицею: можна проглянути і відібрати інформацію, роздрукувати і поновити дані. Але на відміну від реальної таблиці, цей набір записів фізично не існує в базі даних. Access створює набір записів з даних таблиць тільки під час виконання запиту. Якщо змінити дані в наборі записів, Access внесе відповідні зміни в таблицю, на базі яких побудований запит.
Підсумковий запит
Іноді цікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних.
Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операциина панелі інструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з’явився рядок Групповая операция.
Коли натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструменті, Access використовує установку Группировка в рядку Групповая операция для любого поля, який занесений в бланк запиту. Тепер записи по кожному полю групуються, але підсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операция на конкретну підсумкову функцію.
Access дає дев’ять функцій, які забезпечують виконання групових операцій. Можна ввести ім’я функції з клавіатури в рядку Групповая операция бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Нижче перераховані підсумкові функції Access:
· Sum- Вираховує суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.
· Avg- Вираховує середнє арифметичне всіх значень даного поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.
· Min- Повертає найменше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найменше значення. Для текстових полів - найменше з символьних значень незалежно від регістру.
· Max- Повертає найбільше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найбільше значення. Для текстових полів - найбільше з символьних значень незалежно від регістру.
· Count- Повертає число записів, в яких значення даного поля відмінні від Null (пусто).
· StDev- Вираховує стандартне відхилення всіх значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.
· Var- Вираховує дисперсію значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.
· First- Повертає перше значення цього поля в групі.
· Last- Повертає останнє значення цього поля в групі.
Запит з параметром
Часто людині не потрібні усі записи, а потрібна лише їх частина. Для зручності можна створити запит з патраметром, при виклику якого користувача запитується, що саме він бажає побачити.
Наприклад, створити запит, в якому потрібно ввести назву виробника:
1. Режим Конструктор, відкрити таблицю Товар.
2. Обрати необхідні поля: Назва товару, Ціна і Виробник.
3. У рядку Условие отбора під полем Виробник, у квадратних дужках написати необхідний вираз, у нашому випадку – [Введіть виробника].
4. Можна також задати сортуванн.
5. Вибрати Запрос ®Запуск або кнопка
.Тепер викликаючи цей запит, перед показом даних буде запитуватись назва виробника.
Створення перехресного запиту за допомогою майстра
Access підтримує особливий тип підсумкових запитів, який називається перехресними запитами. Вони дозволяють побачити обчислювані значення в вигляді перехресної таблиці, яка нагадує електронну.
Створення запиту за допомогою майстра:1. Натискаємо Создать та із списку вибираємо перехресний запит
( Рис.13).
2. Обираємо таблицю Товар.
3. Обираємо поля, значення яких будуть використовуватися як заголовки записів (Назва товару, Виробник).
4. Обираємо поля для використання їх значень як заголовків стовпців (Постачальник).
5. Обираємо, які обчислення провести у кожній комірці, на пересіченні записів і стовпців. У полі Кількість підрахувати суму.
6. Обрати пункт Вычислять итоговое значение.
7. Даємо ім´я запиту, Готово.
Створення перехресного запиту за допомогою конструктора
Натискаємо Создать®Конструктор. Відкривається стандартне вікно конструктора, обираємо таблицю, на основі якої буде створюватись запит.
1. Обираємо пункт меню Запрос®Перекрестный, при цьому додається додатковий рядочок Перекрестная таблица і Групповая операция.
2. Методом перетягування вставляємо у рядок Поле потрібні поля (Назва товару, Виробник, Постачальник, Ціна), у рядку Перекрестная таблица обираємо із списку для поля Назва товару і Виробник заголовки строк, для поля Постачальник- заголовок столбцов, для поля Кількість у рядку Групповая операция обираємо суму, додаєм поле Итоговое значение (сума).
3. Вибрати Запрос ®Запуск або кнопка
.